Desde que começamos a usar Pomodoro na SEA, nossas estimativas deram um salto de precisão incrível (sem falar em nossa produtividade). Ao experimentar os seus 4 ou 8 primeiros tomates, já se consolida uma metáfora para a unidade de esforço que é muito clara e precisa. Essa unidade ajuda a imaginar o esforço necessário para realizar uma tarefa, além de estabelecer uma "moeda" única e fácil de padronizar, que ajuda a comparar o tamanho das tarefas. Este artigo aborda a técnica brevemente, introduz a questão das estimativas e explica como estamos usando a técnica Pomodoro para melhorar nossas estimativas na SEA.
Pomodoro é o nome da técnica de produtividade pessoal que está na boca do povo nos últimos meses. Muita gente já ouviu (ou vai ouvir) falar da técnica, e provavelmente achou interessante. Talvez até tenha experimentado um tomate ou dois. Todo mundo está comentando como a técnica é efetiva e fácil de adotar.
Nem todos, entretanto, enxergaram ainda a incrível relacão que a técnica guarda com as metodologias ágeis, e o potencial que tem de auxiliar o processo de desenvolvimento de software, aumentar a produtividade e tornar mais precisas as estimativas e planejamentos em todos os níveis.
Em um parágrafo: a técnica consiste em trabalhar em ciclos de 30 minutos, onde se trabalha 25min totalmente concentrado em uma única atividade, escolhida previamente, sem permitir interrupcões ou lapsos de concentracão, e descansar 5min - momento em que se reflete, estima, planeja.
O principal objetivo da técnica é o de diminuir as ansiedades ligadas a prazos e atrasos, ajudando a relaxar as preocupacões e aumentar a concentracão, potencializando o tempo de trabalho criativo. Além de contribuir com o descanso e propiciar momentos de reflexão a respeito do que se está fazendo, a técnica também contribui com as estimativas de esforço da equipe.
Um dos princípios da prática está na organizacão do trabalho no nível de poucas horas como um micro-ciclo PDCA. Nos 5 minutos de descanso entre dois períodos de concentracão, realiza-se mentalmente, enquanto se descansa, uma breve reflexão sobre o que se está fazendo, e um micro-replanejamento e adaptacão dos planos para as próximas horas de trabalho.
Isso é tudo o que abordarei aqui sobre a prática em si, já que o livro explica tudo direitinho, com as devidas referências, embasamento teórico, explicacões, etc. Há também uma reflexão sobre a técnica, que publiquei no nosso blog. Por agora falemos especificamente sobre como utilizamos a técnica para melhorar nossas estimativas e o resultado de nossos projetos, na SEA.
Estimativas
Estimativas são assunto frequente nas listas e dúvidas em geral, pra quem está começando com Ágil. Há uma recomendacão recorrente que se estime em pontos, ou dias ideais, ao invés de estimar em dias e semanas. A ideia geral está em se diferenciar esforço necessário para cumprir uma tarefa do prazo para fazê-lo.
Não é fácil desenvolver ou aplicar uma nova técnica de estimativas em uma equipe. Eu costumava gostar da abordagem de começar estimando em tempo mesmo, pra tornar as coisas mais fáceis pra equipe iniciante, e com o tempo ir transformando isso numa medida abstrata de esforço. É um processo que costuma acontecer naturalmente.
Antes de mais nada, é preciso dizer que técnica de estimativa, pra funcionar, precisa possuir pelo menos duas características fundamentais:
- Tem que ser simples, por exemplo o que sugere o XP: um, dois ou três pontos; se for maior, quebra a tarefa.
- Tem que se basear em metáforas familiares, tangíveis, palpáveis, fáceis de relacionar com a realidade de quem está estimando.
Outra característica desejável é que absorva as imprecisões e erros inerentes ao processo de estimar.
"Dias ideais" é uma forma interessante de lidar com a tangibilizacão da métrica usada. Isso porque se refere a um conceito palpável do ponto de vista de quem está estimando. A pessoa simplesmente se imagina realizando a tarefa e tenta enxergar mais ou menos quantos dias levaria. Pra isso, ela assume que os dias de trabalho não contarão com imprevistos, interrupcões, novas dificuldades, etc. Os números estimados são então ajustados com um fator que de certa forma absorve essas fontes de erro.
Mas depois que conheci a técnica Pomodoro, a lacuna foi preenchida de uma vez por todas.
Tomates ao mar!
A estimativa de tarefas pequenas em tomates não tem nenhum segredo. A partir do momento em que sua equipe começa a usar a técnica para o trabalho no dia a dia, a estimativa em tomates se torna natural muito rápido.
Para estimar tarefas maiores, histórias, ou mesmo épicos, cuja ordem de grandeza é maior que a de meias-horas, é muito fácil adaptar a unidade. Da forma como estamos fazendo, nossa hierarquia de unidades é igualmente clara e lúdica em todos os níveis:
- tarefas pequenas: tomates
- médias: caixas de 4 tomates (duas caixas equivalem a um período, de uma manhã ou tarde).
- grandes: dúzias de tomates (equivalem a um dia de trabalho).
- enormes: sacos de tomates (equivalem a uma semana de trabalho, ou 5 dúzias).
Obviamente, a hierarquia pode ser expandida para compreender estimativas de coisas maiores, embora ainda não tenhamos sentido essa necessidade em nossos projetos.
As metáforas lúdicas parecem um detalhe irrelevante, mas ajudam a reforçar a proporcão numérica entre as medidas, tornando fácil para a equipe ter uma nocão clara e familiar sobre o tamanho das tarefas.
Além disso, esses "agrupamentos" de tomate ajudam a visualizar a quantidade de trabalho que realmente se realizou ao longo do dia. Um dia pode ser organizado de diversas formas, em termos de tomates, conforme a situacão do projeto, o ânimo da equipe, a cultura da empresa, dentre outros fatores.
Pode-se estabelecer um dia típico, por exemplo, com um dos seguintes padrões:
2+4 + 4+2 1+4+1 + 1+4+1 1+4+1 + 4+2+1 (13 tomates, ao invés de 12)
É possível também realizar um dia "cheio", num padrão de 4+4 tomates de manhã e 4+4 tomates pela tarde.
No entanto, esse não parece ser um padrão muito saudável para o dia a dia, especialmente em ramos onde a criatividade é um fator fundamental - como desenvolvimento de software. O mais importante, de qualquer forma, é entender que a escolha do seu padrão de concentracão (e do da sua equipe) devem ser uma escolha consciente (e coletiva).
Os tomates de organizacão - aqueles isolados no começo ou no fim do dia, fora das caixas - além de serem momentos de planejamento, discussão e comunicacão dos projetos, são também, aqui na SEA, momentos típicos em que as pessoas se envolvem com outras questões relacionadas ao empreendimento-SEA como um todo. Isso porque temos a visão de que nosso pessoal pode (e deve) contribuir mais com a empresa do que o simples trabalho técnico que realizam nos projetos. Gostamos que as pessoas tenham ideias novas e que as realizem com nosso "fomento" oficial.
Estamos adotando a técnica em uma equipe, com afinco, e em fase de institucionalizacão e adocão por outras equipes - o que provavelmente se espalhará às outras áreas da empresa, como aconteceu com o Scrum. Em paralelo, como forma de complemento do aprendizado coletivo, aqui estamos iniciando a fase de evangelizacão da técnica, como parte integrante e fundamental de nossas metodologias de trabalho.