ミーティングは高価だ。ミーティングに関わるすべての人のコストをオーバーヘッドも含めて算出すれば、1日のチームミーティングのコストは数千ドルにもなる。したがって、実際にアジャイルのミーティングを可能な限り効率的にするためには、かなりの準備をする必要がある。
Alex氏はJean Tabaka氏の著書Collaboration Explainedを引用して、毎日の効率的なミーティングのために2日間の準備を計画する必要があると述べた。氏によれば、心に留めておく必要がある点は、
- 集中し続ける
- ゴールを知る
- 一歩踏み込んだ準備をする
- 話題が細かくなりすぎないように注意する
同じように、Dmitri Zimine氏も効率的なミーティングのためのシンプルなレシピを提案した。氏が推奨するのは、
- ミーティングを所有する。十分に準備して、ミーティングが成功することに責任を持つ。
- アジェンタを公開する。ゴールと期待される結果を決める。
- タイムボクシングを考慮する。ミーティングのタイムボックスを30分に設定する。30分より短いミーティングほど効率的。
- 物理的に参加する。すべての参加者が物理的に参加する。ホワイトボードを書き、ノートを取り、歩き、動く。
- ミーティングをはっきりと終わらす。ゴール、結果の概略、次の行動、作業の割当を明示的に確認する。
Mark Needham氏は時間の確認の重要さを強調する。氏によれば、時間の確認はミーティングに対する参加者の集中力を維持するのに役立ち、創造性を導くこと支援する。氏はミーティングを滞りなく行うために駐車場を利用することも提案している。
ホワイトボードの一部分を議論の'駐車場'として使い、ミーティングの目的の一部ではない、後で扱えばいいようなトピックに関する議論をそこに停めておきます。
この方法がよく使われいるミーティングには参加したことがありませんが、その時点では議論する必要のない、真っ当な意見を記録しておくことができるので便利だと思われます。
Toni氏は氏が関わったミーティングについて述べている。氏はミーティングを行うのをやめてスタンドアップミーテイングの後、必要な人と議論をするだけにしようと努力してきた。氏によればほとんどのミーティングは大量の時間の無駄遣いに終わっている。
実際、ほとんどのミーティングは30分から1時間続きますが、意思決定は(幸運であれば)5分しかかかりません。
Mark氏によればVenkatesh Sampath氏は下記のように考えている。
私は本当にミーティングが嫌いですが、それは焦点の定まっていない非生産的なミーティングだけです。簡単な開発打ち合わせで十分な場合もあります。このような打ち合わせは少なくともミーティングにかかる時間を短くできるのでとても有用です。
Venkatesh氏もDan North氏と氏の６色ハット発想法と呼ばれるツールを引用している。このツールは効率的なミーティングを行うために利用できる。
Outformationsはアジャイルなミーティングのプロセスとそのための最良の実践についての詳細を共有している。スプリントのようなミーティングは技術と実践が必要だというのが彼らの意見だ。One should expect the team to get better with experience.
ミーティングは高価だが、必要不可欠なものだ。鍵はミーティングを効率的に行うことで利用可能なリソースを最大限に使い、健全なコミュニケーションを育てることだ。Dmitri氏が極端な視点から言うように、
最後の弾丸
* 公式なミーティングの後ろでコミュニケーションを育てること。"ミーティングは効率的なコミュニケーションが欠落していることに対する罰則規定であること"を忘れないこと。