Entrevista sobre o livro Internal Tech Conferences

O livro Internal Tech Conferences de Victoria Morgan-Smith e Matthew Skelton é um guia prático de como preparar, organizar e acompanhar conferências internas de tecnologia. O livro nos mostra como executar eventos internos que permitem o compartilhamento e o aprendizado entre equipes e departamentos, além de explorar os benefícios que esses eventos podem trazer.

Os leitores do InfoQ podem baixar uma amostra do livro no Leanpub.

O InfoQ entrevistou Morgan-Smith e Skelton sobre os benefícios que as conferências internas de tecnologia podem oferecer, como se comparam às conferências externas ou públicas, como apoiam e incentivam as pessoas a criar uma palestra, como garantir que as coisas corram bem no dia da conferência e o que fazer e o que não fazer nas conferências técnicas internas, por fim, como criar o acompanhamento após a conferência.

InfoQ: Por que escreveram este livro?

Victoria Morgan-Smith: Tudo começou com uma conversa espontânea em uma conferência ágil há alguns anos. Ficamos impressionados com as perguntas feitas sobre como iniciar conversas relacionadas ao empoderamento e agilidade. Os bloqueios que as pessoas estavam enfrentando nas organizações eram mais culturais do que estruturais. Sentimos então, o desejo de falar sobre as conferências internas do Financial Times. Esses eventos agiram como um convite explícito a todos do departamento para que se desafiem compartilhando as idéias, ou fazendo perguntas difíceis, e foram um grande passo em direção a uma maior democracia, o que é essencial se estivermos tentando introduzir valores ágeis.

Matthew e eu conversamos sobre todos os outros benefícios associados às conferências internas, em termos de estabelecer uma cultura de aprendizado e encontrar ou elevar o conhecimento já existente (geralmente oculto nas equipes) e decidimos escrever um artigo para o InfoQ a alguns anos atrás, sobre como e por quê de conferências de tecnologia. Desde então, encontramos muitos exemplos e histórias que indicam que há uma demanda crescente por esse tipo de atividade e nos encontramos oferecendo conselhos às pessoas com tanta frequência que parecia haver espaço para um livro que poderia servir como um guia prático para quem deseja iniciar este processo.

Matthew Skelton: Depois de ouvir uma palestra inspiradora da Victoria, percebi que tínhamos experiências semelhantes ao realizar conferências técnicas internas. Fiz parte de uma equipe que a cada seis meses realizava eventos, com meio dia de duração, para uma empresa em Londres. Victoria e eu decidimos juntar nossas experiências. Desde a publicação do artigo, vimos um número crescente de organizações "ativadas" executando conferências com as equipes. Nós pensamos que era hora de escrever o primeiro livro sobre o assunto!

InfoQ: Para quem foi destinado o livro?

Skelton: Depois de organizarmos conferências internas de tecnologia, sabíamos que haviam pessoas que precisavam ser persuadidas, geralmente por algum tipo de líder em tecnologia. Isso inclui os cargos oficiais de liderança (CIO, CTO, chefe de engenharia, gerente de operações de TI, etc.), pessoas em cargos mais informais de liderança em tecnologia (líderes de equipe, engenheiros seniors), bem como pessoas que apenas gostam de liderar.

Morgan-Smith: Esperávamos que fosse uma leitura útil para qualquer um envolvido na organização de uma conferência técnica interna. Uma vez que aqueles em posições de liderança tenham se convencido do valor e decidido mantê-lo para a própria organização, incentivamos a criação de um evento próprio a ser realizado por profissionais de dentro do departamento. Os membros das equipes organizadoras descobrirão que o livro está cheio de experiências, conselhos e ferramentas para ajudá-los a projetar e executar um evento de sucesso.

InfoQ: O que são conferências técnicas internas?

Morgan-Smith: Estamos falando aqui de uma conferência de tecnologia realizada por, e para, pessoas de uma única organização. Geralmente, é um evento que ocupa todo o dia ou ao menos meio período, para que os funcionários aprendam coisas novas, comuniquem-se com colegas e tirem um tempo do dia a dia para refletir sobre um contexto mais amplo. Pode ter uma mistura de conteúdos, vindos de uma ampla e diversificada gama de pessoas de todo o departamento (ou organização), usando palestras, debates, painéis, espaços abertos, oficinas e muito mais.

A principal diferença entre esta e as conferências públicas, é que em vez de várias pessoas saírem e ouvirem palestrantes externos, essa é uma oportunidade para todos ouvirem especialistas de dentro da organização. "Pelas pessoas, para as pessoas" é um formato muito poderoso, reconhecendo que os departamentos de tecnologia estão cheios de pessoas incrivelmente inteligentes e, portanto, o foco está em aprender e melhorar juntos em um ambiente em que detalhes às vezes sensíveis podem ser compartilhados abertamente com os colegas.

Skelton: Por baixo da "superfície" de atividades visíveis em torno de uma conferência interna de tecnologia, há a dinâmica organizacional de uma organização de aprendizado em desenvolvimento. Em um determinado momento, podemos ver uma conferência técnica interna como uma manifestação de um impulso para a melhoria de toda a empresa. O "fruto" da honestidade, transparência e vontade de aprender. Em alguns aspectos, uma série de conferências técnicas internas pode ser vista como uma espécie de barômetro para a maturidade e eficácia organizacional.

InfoQ: Quais são os principais benefícios que oferecem?

Skelton: As conferências técnicas internas podem trazer muitos benefícios diferentes para uma organização, como incentivos a todos os colaboradores a serem honestos e realistas sobre as realizações e abordagens, em comparação com o que está acontecendo no restante da indústria. Além disso, oferecem uma oportunidade para comemorar conquistas de diferentes equipes, uma espécie de espaço para refletir e revisar as ações passadas. Se decidirmos incluir pessoas de fora da área de tecnologia e TI, (como marketing, vendas, jurídico, etc.) uma conferência técnica interna também pode ajudar a explicar a tecnologia. Sei, por experiência própria, que isso pode ter um efeito profundamente positivo no relacionamento entre a TI e o resto da organização.

No nível individual, os colaboradores recebem tempo e espaço para desenvolver confiança e habilidades ao falar e apresentar. Esses mesmos, podem representar a organização em conferências e eventos públicos, ajudando na reputação e no recrutamento. Certamente usarão as novas habilidades para produzir melhores apresentações e documentações internas para situações como showcases, revisões de sprint e especificações técnicas, as quais ajudarão a equipe e demais equipes a serem mais eficazes.

Morgan-Smith: O aprendizado é um dos principais contribuintes para a motivação da equipe e, portanto, um evento como esse, que demonstra visivelmente o valor que a organização está oferecendo às pessoas envolvidas, além de possibilitar um aprendizado genuíno em escala, pode fazer uma diferença significativa na moral, na confiança e na coragem da equipe.

Além disso, as conexões que as pessoas constroem nesses eventos podem ser duradouras. Espero que vejamos os funcionários inspirados pelo que ouvem, iniciando conversas com pessoas que não vêem todos os dias, e constataremos também melhores práticas, novas idéias e campeões de mudanças surgindo em todo o departamento.

InfoQ: Como as conferências internas se comparam às conferências externas ou públicas?

Morgan-Smith: A principal diferença é o foco, não se trata apenas de descobrir tendências emergentes existentes no setor, mas de permitir a disseminação de novas idéias por toda a organização. As mudanças acontecem tão rapidamente que, se uma equipe tentou uma tecnologia ou abordagem emergente para trabalhar, tem a oportunidade de mostrá-la ou debater os prós e contras, pode ser uma ótima maneira de apresentar a inovação para o resto do departamento .

Outro fator é o custo. Muitas conferências externas custam entre 500 a 1.000 reais por pessoa, muitas organizações acham que uma conferência de tecnologia interna é uma maneira altamente econômica de treinar e desenvolver funcionários, enquanto melhora simultaneamente a coesão e a camaradagem.

Skelton: Mais uma vantagem da conferência interna de tecnologia em relação a uma conferência pública é que os apresentadores podem ser mais abertos sobre os detalhes das palestras. Uma alteração no firewall resultou em uma perda de um milhão de dólares? É uma história mais fácil, ainda que dolorosa, para contar internamente do que sob o olhar público. Da mesma forma, histórias de sucesso que não estão prontas para ir a público podem ser compartilhadas internamente mais facilmente do que se fosse aberta à todos.

Além disso, palestrantes novos ou menos experientes podem achar mais fácil falar na frente de colegas e amigos de trabalho do que em uma sala cheia de estranhos em um evento público. Com uma conferência interna, nós somos responsáveis por todos os detalhes relacionados aos palestrantes, para personalizar a experiência deles e oferecer mais suporte e orientação do que normalmente é possível em uma conferência aberta. As conferências externas são uma maneira incrível de mostrar a organização como um todo, portanto o melhor é combinar conferências técnicas internas e externas usando as conferências internas para treinar palestrantes para eventos externos!

InfoQ: Foi mencionado no livro que a preparação para uma palestra em uma conferência interna pode levar o orador a aprender sozinho. Poderiam elaborar mais essa frase?

Skelton: Preparar uma palestra, ou escrever um artigo, é uma excelente maneira de forçar alguém a se aprofundar em um assunto. O palestrante encontrará lacunas nos conhecimentos e descobrirá como a experiência própria se alinha à experiência de outras pessoas no setor, fornecendo uma linha de base. Essa abordagem reflexiva de falar e escrever é extremamente benéfica para muitas pessoas e as leva a investigar as coisas além do que haviam feito antes, aprofundando e ampliando a consciência e, finalmente, tornando o material muito mais atraente.

Morgan-Smith: se alguém vai se levantar e conversar com um público, precisa ter certeza de que sabe do que está falando. Então, precisam realmente testar os próprios conhecimentos de antemão. Essa pode ser uma ótima oportunidade para focar a mente em algo que lhes interessa, mas que talvez não tenham explorado tão bem quanto gostariam. Portanto, não apenas compartilham o conhecimento existente com os colegas, mas também o desenvolvem e, portanto, esse aprendizado autodidata pode oferecer muito mais do que qualquer treinamento.

Ou, claro, a outra coisa que aprendem é como se expressar num palco. Aprender a articular ideias potencialmente complexas de uma maneira envolvente, como apresentá-las de maneira coerente e visual, como falar de maneira fluída, todas essas são habilidades extremamente valiosas que também aprenderão na preparação de uma palestra.

InfoQ: Como podemos apoiar e incentivar as pessoas a criarem uma palestra?

Morgan-Smith: Vale a pena dedicar algum tempo. Ao contrário de uma conferência pública em que há um suprimento constante de envios de oradores confiantes e regulares, estamos olhando para um grupo muito menor de pessoas que não têm experiências de falar em público, para muitos talvez, será a primeira vez. Portanto, tomar medidas para que saibam que serão apoiados e orientados os ajudará a avançar.

Ter um comitê organizador da conferência que realmente represente o departamento, também ajuda. Se os oradores em potencial puderem ver que o evento é inclusivo, porque o comitê organizador abrange "pessoas como eles", isso os incentivará a sentir que este é um evento que dará boas-vindas a qualquer voz. Isso significa diversidade de função ou tempo de casa, bem como de gênero e raça, etc.

E precisamos estar prontos para cutucá-los, pedir aos gerentes diretos que incentivem os subordinados, que se aproximem diretamente das pessoas que acham que possuem uma história interessante e aponte-os para o formulário de envio da palestra. Algumas pessoas precisam apenas de um convite direto para perceber que isso é para elas também!

Pode ser útil destacar quais os benefícios disso. Não é apenas uma oportunidade de compartilhar conhecimento com as pessoas, mas também uma excelente oportunidade de desenvolvimento. Esse é um espaço relativamente seguro para que testem o carisma e pode ser o primeiro passo para falarem em público, se isso é algo que gostariam de fazer.

Skelton: Uma maneira conveniente de incentivar as pessoas a enviar uma palestra é usar sessões regulares de conversa na hora do almoço, como uma oportunidade para experimentarem uma nova palestra antes da conferência. As conversas na hora do almoço, com talvez apenas 30 a 50 participantes, são menos formais e intimidadoras do que a conferência completa e, portanto, as pessoas ficam mais felizes ao tentar conversar nessas horas. Por exemplo, durante 2018, fui líder de engenharia de um grande departamento governamental do Reino Unido com mais de 70 equipes. O que funcionou bem foi ouvir atentamente os comentários em reuniões, bate-papos no Slack, e nas apresentações de resultados das equipes. Identificar experiências e exemplos que trouxeram algo novo ou importante ao departamento. Em seguida, sugerir que façam uma palestra, ali mesmo, na hora do almoço ou os abordá-los separadamente. De qualquer forma, trabalharíamos juntos no planejamento e nos slides da palestra para transmitir uma mensagem clara, e então agendar uma sessão de conversa na hora do almoço. Essa orientação dos palestrantes é crucial para o sucesso das palestras sobre tecnologia, porque dá aos oradores a confiança de que a palestra funcionará bem para o público.

InfoQ: O que pode ser feito para garantir que as coisas corram bem no dia da conferência?

Skelton: No livro, reunimos um "kit de ferramentas" que cobre todos os aspectos do planejamento e da execução de uma conferência técnica interna, incluindo coisas como garantir que a tecnologia audiovisual esteja funcionando, as pessoas saibam para onde ir e que tenha boa comida. Uma das coisas mais importantes para garantir uma conferência tranquila é ter limites estritos na duração das palestras, não permitir que os palestrantes falem e conversem, e insistir em encerrar as palestras a tempo. Além disso, precisamos nos certificar de que cada sessão comece dentro do prazo, para que o cronograma não seja desviado.

Morgan-Smith: Uma das maiores questões, na verdade, é a comunicação. Precisamos facilitar o acesso a informações sobre o tema, local e data das palestras, permitir ao o público fazer perguntas ou fornecer feedback sobre quaisquer problemas. Precisamos ainda ter um anfitrião dando suporte para o evento, reconhecendo que talvez algo saia do esperado como um orador atrasado, que precise de uma mudança de horário, uma sala com um problema, conectividade remota caindo, ou qualquer outra situação que pode decepcionar os envolvidos.

InfoQ: Quais são os prós e os contras das conferências internas?

Morgan-Smith: Precisamos planejar antecipadamente, pois há muito o que fazer e os palestrantes precisam de tempo para se envolver e se preparar.

Precisamos conseguir o apoio da gerência senior, para que as pessoas sejam encorajadas, se envolvam e participem. Portanto, precisamos nos certificar de que ninguém seja pressionado a participar das reuniões naquele dia.

Lembrem-se de manter o ambiente divertido, Altos níveis de energia, pode vir por meio de uma boa comida e uma programação cuidadosa para elevar as pessoas depois do almoço e posteriormente enviá-las embora com uma nota importante no final do dia.

Skelton: Não podemos esperar por resultados imediatos no primeiro dia de conferência. Podemos esperar algumas mudanças positivas em uma conferência, mas muitos dos benefícios começam a aparecer apenas quando as pessoas sabem que outros eventos estão sendo produzidos e que podem fazer parte deles.

Executivos, ou gerentes, não devem dirigir a conferência e não devem fazer mais do que uma pequena fração das negociações. As conferências técnicas internas são uma maneira de a organização desenvolver e aprender, não uma maneira da gerência enviar uma mensagem específica. Não esperemos que as pessoas se preparem para a conferência no nosso tempo. Se bem feita, uma conferência técnica interna trará enormes benefícios para uma organização, portanto, os gerentes devem esperar que a equipe trabalhe na conferência como parte do trabalho remunerado.

InfoQ: Que sugestões podem dar para o acompanhamento após a conferência?

Skelton: Após a conferência, precisamos começar a nos preparar para a próxima. É sério! Parte dessa preparação é identificar os aprendizados da conferência e depois transmiti-los à empresa. Isso ajuda a enfatizar o valor da conferência e a atrair mais pessoas para participar.

Fazer uma publicação em um blog resumindo o evento é uma boa maneira de tornar o evento "real" para as pessoas da organização. Podemos escrever sobre alguns dos tópicos discutidos e comentados, e compartilhar algumas fotos. Usemos a postagem de resumo no blog como uma maneira de atrair novas pessoas para a organização através da cultura de aprendizado e compartilhamento que estamos demonstrando.

Morgan-Smith: Podemos começar refletindo sobre o que queríamos alcançar com isso. Conseguimos o objetivo? Como sabe disso? O que faremos de diferente na próxima vez? Para aproveitar o argumento de Matthew sobre o planejamento da próxima conferência, essa reflexão capturará o que correu bem e o que poderíamos ter feito melhor enquanto estiver fresco na nossa cabeça, para que possamos tornar o próximo ano ainda melhor.

Em termos de acompanhamento do evento em si, procuremos sinais de que as pessoas estão considerando atividades de acompanhamento relacionadas a mais fóruns de discussão ou pequenos grupos de ação que desejam instigar uma mudança inspirada no evento. Estejamos preparados para eles, sem assumi-los, necessitamos incentivá-los, elevá-los, desafiá-los e então começaremos a ter um impacto duradouro no evento.

Sobre os autores do livro

Victoria Morgan-Smith é diretora de entrega de produtos internos do Financial Times, onde ajuda as equipes a ter sucesso desde 2009. Antes disso, foi desenvolvedora por 9 anos, uma experiência que alimenta o interesse em encontrar maneiras divertidas de treinar, energizar e motivar equipes em unidades auto-organizadas. É apaixonada por colaboração além da equipe, adotando princípios ágeis para entender o que oferecerá valor comercial mensurável para a organização. Twitter: @VictoriaJMS LinkedIn: victoriamorgansmith 

Matthew Skelton é chefe de consultoria da Conflux, onde se especializa em entrega contínua, operacionalidade e dinâmica organizacional de software, comércio eletrônico e serviços online, incluindo nuvem, IoT e software incorporado. Reconhecido pela TechBeacon em 2018 como uma das 100 principais pessoas a seguir no DevOps, Skelton seleciona os conhecidos padrões de topologias da equipe DevOps em devopstopologies.com e é coautor dos livros Entrega Contínua com Windows e .NET (O'Reilly , 2016), Team Guide to Software Operability (Skelton Thatcher Publications, 2016) e Team Topologies (IT Revolution Press, 2019). Twitter: @matthewpskelton LinkedIn: matthewskelton Slideshare: matthewskelton