Perguntas e respostas sobre o livro Thinking Remote

O livro Thinking Remote - inspiration for leaders and distributed teams de Pilar Orti e Maya Middlemiss fornece várias ideias para gerentes e líderes que estão trabalhando com equipes remotas ou distribuídas, podendo ser utilizado como um manual para líderes de equipes virtuais, ajudando-os a lidar com os desafios da liderança e a fazer a transição para o trabalho remoto.

Os leitores do InfoQ podem baixar uma amostra do livro Thinking Remote.

O InfoQ entrevistou Pilar Orti e Maya Middlemiss sobre o incentivo à interação e colaboração, como projetar um espaço de trabalho digital, sobre compartilhar conhecimento em equipes distribuídas, como alimentar a segurança psicológica em reuniões online, e sobre a conformidade com o GDPR.

InfoQ: O que as motivou a escreverem o livro?

Pilar Orti: O número de equipes virtuais, gerentes e líderes de equipes remotas aumentou nos últimos anos, e os gerentes das empresas podem esperar liderar uma equipe incluindo trabalhadores remotos em algum momento da carreira. Para oferecer suporte a esses profissionais, escrevemos muitas postagens no Virtual Not Distant, cobrindo uma série de desafios enfrentados por gerentes e líderes de equipes distribuídas. Pensamos em juntá-las a um conjunto de perguntas reflexivas para incentivar os gerentes a apresentar as próprias soluções, em vez de procurar as melhores práticas em outros lugares.

Maya Middlemiss: As postagens do blog tendem a ser consumidas de maneira efêmera, mas, olhando para trás, para a quantidade de pesquisa e esforço investidos nas postagens, muitas delas realmente resistem ao teste do tempo, e sentimos pelo feedback que haveria valor em organizá-los em uma publicação independente, um manual para os líderes de equipes virtuais manterem na estante do escritório e volta e meia utilizarem à medida que desenvolvem a própria prática.

InfoQ: A quem o livro se destina?

Orti: A gerentes de equipes ou empresas que estão migrando para o modelo remoto de trabalho. Também visa novos gerentes que possam trabalhar em uma equipe virtual pela primeira vez.

Middlemiss: Também pode ser útil para gerentes experientes que nunca trabalharam remotamente ou conduziram equipes à distância, qualquer pessoa que possa estar começando a explorar o potencial ou estar interessado em testar algumas mudanças na organização. Também pode ser útil àqueles que consideram uma mudança na carreira, para um cargo em uma empresa onde o escritório é algo opcional.

InfoQ: O que as organizações podem fazer para incentivar a interação e a colaboração, tanto no escritório quanto na área de trabalho digital?

Middlemiss: Se estivéssemos fazendo essa pergunta em uma empresa com colaboradores alocados, começaríamos com os tipos de interação que queríamos facilitar, e então projetar no mundo real. No ambiente online não é diferente. Queremos que todos colaborem para criarem em equipe, conectar, competir. Que comportamentos específicos queremos nutrir?

Orti: Antes de tomar uma ação, é importante entender por que exatamente queremos mais interação e colaboração. É para espalhar conhecimento por toda a empresa? É para criar uma empresa onde o aprendizado acontece de diferentes maneiras, inclusive por meio de interações com pessoas de fora das equipes? Ou, se somos uma empresa remota, é principalmente para que as pessoas possam interagir, conhecer-se e encontrar fortes redes informais às quais podem recorrer quando precisam de apoio pessoal?

As reuniões Latte e Learn podem ser boas para difundir o aprendizado. É importante que a presença seja opcional, assim é mais provável que se apropriem da reunião e do próprio aprendizado. Blogs internos ou grupos de interesse especial em plataformas de redes sociais empresariais seriam excelentes para difundir informalmente o conhecimento, enquanto ter sistemas para criar conexões, como o Rogers, do Trello, entre pessoas que não trabalham juntas é uma boa maneira de ajudar as pessoas a encontrar as informações informais nas redes.

InfoQ: Qual é o conselho ao criar um espaço de trabalho digital?

Orti: Primeiro, entenda as limitações do sistema no qual está trabalhando. Se a empresa tiver um conjunto de ferramentas aprovadas, pode ser um caso de concordar em como elas serão usadas, em vez de escolher as ferramentas que queremos utilizar.

De qualquer forma, precisamos entender o fluxo de trabalho, os padrões de comunicação de equipe, a disponibilidade acordada entre os membros, etc.

Middlemiss: Comece com a necessidade. Se possível, faça um brainstorming e analise detalhadamente o que quer fazer antes de procurar soluções (e também, já tem que haver ferramentas para uso na empresa, é claro). Mas se temos uma tela em branco, muitas vezes é tentador ajustar o trabalho à ferramenta, e não o contrário. O mercado de aplicações de espaço de trabalho digital está crescendo o tempo todo e se tornando mais especializado e fragmentado. É vital começar exatamente com o que se quer fazer e como, em seguida, procurar o melhor ajuste, que partes da tecnologia se encaixam para lhe oferecer isso da melhor forma.

InfoQ: Como podemos descrever a experiência e o conhecimento sobre o trabalho em equipes distribuídas e que benefícios isso pode trazer?

Orti: É preciso encontrar uma maneira de compartilhar o conhecimento que se adeque ao fluxo de trabalho. Por exemplo, se as tarefas não forem complexas, mostrar o progresso e as tarefa concluídas pode ser suficiente. Portanto, o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos com listas de verificação fáceis de interpretar, como Trello ou Basecamp, podem ser adequadas.

Para alguns profissionais com mais conhecimento, uma comunicação menos frequente pode ser adequada, como postagens longas, nas quais outras pessoas podem comentar e fazer perguntas facilmente, ou até arquivos de áudio, quando podemos explicar um conceito que levaria muito tempo para ser escrito.

O mais importante é que concordemos em como compartilharemos o progresso, dúvidas, pensamento, tomada de decisões, com que frequência e o que esperamos um do outro.

Middlemiss: E não esqueça que diferentes membros da equipe precisam de diferentes tipos de informações por diferentes motivos. O espaço de trabalho digital perfeito deve facilitar a colaboração de todos os membros da equipe, mas também o pessoal de operações precisa enxergar os gargalos, o financiamento para monitorar orçamentos e os gastos, o gerente de projeto precisará ver o status de todos os trabalhos, etc. Tudo isso, sem interromper as pessoas que estão trabalhando.

InfoQ: O que podemos fazer para nutrir a segurança psicológica nas reuniões online?

Orti: Fico feliz que tenha feito essa pergunta, porque há algumas coisas que percebo que devo adicionar no capítulo do livro! Por exemplo, um bom ponto de partida é garantir que todos estejam familiarizados com a plataforma de reuniões e que possam tirar o máximo proveito dela, para tornar as contribuições o mais fácil possível.

O quanto nos comunicamos antes e depois da reunião também é importante, para que todos se sintam preparados para a reunião. A cocriação da agenda em um documento online ajuda as pessoas a sentirem que suas contribuições são importantes.

Ter algum tipo de ritual inicial durante a reunião também pode ajudar a criar um senso de familiaridade e conexão. Este ritual deve ter todo mundo falando pelo menos uma vez. Isso aumenta a sensação de que não há problema em falar e também tem o objetivo prático de testar as conexões de internet e os microfones de todos.

Outros comportamentos de liderança que abordamos no capítulo sobre segurança psicológica, que foi escrito em resposta à pesquisa realizada no Google, incluem não ter medo do silêncio (que às vezes é o que alguns membros da equipe precisam para reunir os pensamentos), identificar conflitos e fortes desacordos e concordar em como serão resolvidos. Por exemplo, se a discussão for beneficiar apenas alguns membros da equipe, poderá ser movida para outra reunião ou outro canal de comunicação.

InfoQ: Quais são as sugestões para trabalhar remotamente de maneira compatível com o GDPR?

Middlemiss: É importante que se considere privacidade como parte da cultura e da conversa, para que todos compreendam seu papel em evitar violações, porque os riscos aumentam inevitavelmente quando as pessoas estão processando dados pessoais fora de um ambiente específico. Não é apenas um problema de TI ou da segurança da informação. Pode haver um 'elo mais fraco' onde todos os sistemas estão configurados perfeitamente, mas aí alguém perde um dispositivo móvel não protegido ou está trabalhando em um local público onde informações pessoais são visíveis pela tela do laptop. O treinamento não pode cobrir todas as eventualidades possíveis, mas pode aumentar a conscientização e o foco, algo que é responsabilidade de todos.

InfoQ: Trabalhar remotamente pode afetar nosso equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Como podemos evitar que fiquemos sobrecarregados?

Orti: Um acordo de comunicação em equipe é incrivelmente importante para que possamos definir as expectativas de tempo de resposta às mensagens. É importante discutir em equipe o equilíbrio entre comunicação assíncrona e reuniões online, através das quais podemos ter flexibilidade, tanto no momento da comunicação quanto à clareza.

Em um nível pessoal, decidir no início do dia quando o dia terminará e desligar os dispositivos ou pelo menos as aplicações de trabalho, é o passo para nos mantermos sãos. E quanto mais cedo chegarmos a um acordo com o fato de que algo sempre terá que esperar até amanhã, melhor.

Middlemiss: Os limites são críticos! Falar sobre eles e estar ciente deles, isso coloca mais ônus no funcionário remoto, gerenciar as coisas por conta própria, falar se estão sobrecarregados e se não estão conseguindo lidar com tudo isso. Os gerentes precisam estar atentos aos sinais de que alguém pode estar sobrecarregado, indisposto ou preocupado com a conclusão do trabalho. É preciso mais consciência e sensibilidade para superar a falta de linguagem corporal que encontramos em um lugar físico.

InfoQ: Que conselho daria para os gerentes que lideram com equipes distribuídas?

Orti: Hoje em dia essa é uma pergunta realmente difícil, porque existem todos os tipos de equipes distribuídas. Suponho que poderíamos voltar ao início e pensar em como o comportamento e o ecossistema que temos com as equipes afeta a motivação intrínseca. Faço o meu melhor para ajudar os membros da equipe a sentirem que têm autonomia e uma opinião sobre como o trabalho é realizado? Eles possuem um senso de competência, recebem feedback suficiente para saber como estão indo, existem oportunidades suficientes para aprender? E, finalmente, os membros da equipe sentem um senso de relação um com o outro ou com o objetivo do trabalho? E, é claro, estou cuidando de mim o suficiente, tenho uma rede de suporte, procuro oportunidades de aprendizado, para poder apoiar e liderar a equipe?

Middlemiss: Todas as habilidades de gerenciamento previamente adquiridas quando liderando equipes vão ajudar nesse momento, mas é preciso se adaptar, aprender coisas novas. Se sentir que está perdendo alguns aspectos do controle, encontre novas maneiras de capacitar e apoiar as pessoas. Mas, eles podem te surpreender. Equipes remotas podem ser as pessoas mais produtivas e motivadas que você já liderou.

Sobre as autoras

Pilar Orti é o diretora da Virtual not Distant, onde ajuda as empresas a adotar práticas de colaboração remota à medida que passam para uma abordagem "de escritório opcional". É treinadora, consultora e facilitadora de oficinas, especializada em liderança de equipes remotas. Orti também é a apresentadora do podcast "21st Century Work Life" e uma dubladora experiente que trabalha em Londres. Ela é a voz de Xuli na GoJetters e podemos descobrir mais sobre esse lado de sua vida profissional no livro "Olá, estou aqui para uma gravação. A vida comum de um artista de dublagem".

Maya Middlemiss é escritora e consultora, obcecada com o futuro, seja da tecnologia e do dinheiro passando pelo trabalho e chegando na cultura. Lidera equipes remotas há quase duas décadas, desde muito antes de terem um nome ou qualquer produto e ferramenta dedicada à elas. Como associada da Virtual Not Distant, gosta de criar conteúdo para ampliar a mensagem de que o futuro é flexível e individual, e que todos podem encontrar uma mistura de vida profissional que os inspire e os motive. Middlemiss administra sua própria empresa, a Blocksparks, fornecendo serviços especializados de comunicação de marketing para startups emergentes.