Resumo
Gerenciar a produtividade e o cronograma em um projeto é sempre um grande desafio devido à complexidade na tomada rápida de decisões. Neste artigo, tentamos usar o gráfico "burndown" para endereçar este problema. Mostramos como um gráfico Burndown é útil quando uma equipe tem que responder questões relativas à compressão do cronograma, gestão de recursos e aumento da produtividade. Como parte deste esforço, nós também estendemos o uso dos gráficos Burndown do nível de equipe para o nível individual. Começando com uma breve introdução na seção 1, o artigo apresenta uma definição rápida dos gráficos Burndown e, em seguida apresenta a nossa abordagem para a análise e utilização dos mesmos no gerenciamento da produtividade e do cronograma.
O objetivo principal deste trabalho é ajudar as equipes a identificar os desequilíbrios e discrepâncias nas cargas de trabalho e nas variações de produtividade dessa equipe e sugerir um método de uso de técnicas de gerenciamento do cronograma para resolver o problema.
Introdução
Um aspecto importante que é endereçado pelas equipes é a análise de variância da produtividade e do cronograma. É desejável definir uma estratégia eficaz para as atividades de gerenciamento de cronograma e de produtividade, para que as equipes possam realizar as ações corretivas necessárias para atender às diferentes expectativas do projeto. Neste artigo, vamos tentar usar o conceito de gráficos Burndown, do mundo Scrum para endereçar essas questões. A seção 2 contém uma breve apresentação sobre os gráficos Burndown, o capítulo 3 apresenta a nossa abordagem em relação à análise Burndown e o capítulo 4, o seu uso na gestão de produtividade e cronograma, antes dos comentários finais no capítulo 5.
Gráficos Burndown
O gráfico burndown é um presente valioso para as equipes do mundo ágil. Sendo um artefato amplamente utilizado nas iniciativas Scrum atuais, um gráfico burndown representa graficamente a quantidade de esforço que falta para a conclusão das tarefas estipuladas (1,2). Quando atualizado diariamente, o gráfico burndown fornece informações sobre as estimativas e sua precisão, produtividade, controle de processo e muito mais - tudo o que é necessário é que seja feita uma boa análise do mesmo.
Dito isso, o conceito de gráficos burndown não precisa ser concebido como algo somente "do ágil", "pelo ágil" e "para o ágil". Pode ser aplicado em qualquer projeto, e seria muito eficaz, mesmo em ambientes iterativos após uma certa adaptação.
Análise Burndown - Uma nova perspectiva
Considere o seguinte gráfico burndown de um sprint (Fig. 1)
Olhando para ele, você pode ser imediatamente tentado a concluir que ele representa uma iteração/sprint razoavelmente bem gerido e controlado, atendendo às expectativas de produtividade. Mas essa impressão pode não estar correta em algumas situações. A razão é simples - o gráfico burndown acima apresenta somente a "perspectiva da equipe" - o que significa essencialmente que um membro da equipe que está à frente no cronograma é colocado no mesmo nível que um membro mais lento da equipe. Enquanto é possível que esta não seja uma ameaça imediata para a equipe, ela definitivamente é um perigo potencial no longo prazo. Afinal, toda equipe visa trabalhar em níveis otimizados de eficiência e espera que todos os seus membros produzam o seu melhor.
Explicando melhor, rompemos com a tradição e utilizamos o gráfico burndown no nível individual, representando as informações do gráfico para cada membro da equipe. (As informações são apresentadas na fig. 2) -Pode-se ver claramente as variações no gráfico de cada indivíduo é bem diferente da média, o que não é um bom sinal sobre a maturidade do processo. O Scrum Master obviamente ficaria preocupado com este cenário e seria imediatamente chamado para uma reunião centrada em analisar as causas disso.
Análise de Variância da Produtividade
Em nenhum lugar do mundo, as equipes obtêm recursos de forma que todos tenham capacidades idênticas. É verdade que os recursos humanos variam em seus níveis de produtividade e as equipes definem seus cronogramas cientes de que o nível de produtividade de cada membro da equipe é variável.
As equipes Scrum usam as reuniões diárias para discutir os impedimentos e os riscos potenciais, mas as reuniões param nesse ponto. Elas só trazem os problemas à tona, e cabe às equipes a tomada de decisões. E para identificar os problemas relativos a cargas de trabalho, a equipe terá para analisar uma série de dados do projeto manualmente ou usando uma ferramenta (por exemplo, a ferramenta Rally®, uma marca registrada do Rally Software Development Corp, fornece um mecanismo para examinar as cargas de trabalho de cada membro). Para melhor visibilidade, nós usamos a informação do gráfico burndown relativas a cada membro da equipe para identificar a variação da carga e da produtividade. O resto dessa seção é dedicada a essa discussão.
O gráfico da figura 2 nos fornece várias informações úteis. É bastante óbvio que Adam, provavelmente recém-formado, tem problemas com a sua produtividade e está lutando para realizar suas tarefas. De fato, ele não pôde concluir o trabalho atribuído a ele em nenhum dos sprints. Por outro lado, Vivian, uma veterana, vem trabalhando com níveis de produtividade incríveis e tem sempre concluído suas tarefas antes do fim do sprint. Infelizmente, neste caso, o tempo ocioso de Vivian não pode ser utilizado, provavelmente por causa das dependências em relação às tarefas do Jimmy e do Sandeep. Esta informação permitirá à equipe Scrum planejar melhor as atividades na próxima iteração / sprint para otimizar a produtividade global da equipe. Enquanto a reunião diária no dia 5 revelaria a situação para a equipe, o gráfico burndown irá ajudar a equipe a obter a uma visão geral do problema.
Considere o seguinte gráfico (Fig. 3)
Esta figura inclui o burndown ideal, além dos gráficos que já estavam lá anteriormente. Em qualquer dia, a variação entre a média e o Burndown ideal representa o quanto a equipe está se afastando o caminho ideal. Com base nisso, a diferença entre a produtividade ideal e real pode ser facilmente calculada. Estendendo o mesmo conceito para as informações individuais de Burndown, poder-se-ia calcular a variação entre o nível de produtividade esperado, médio e real para cada indíviduo. Isso permitirá que a equipe tome decisões corretivas imediatas e eficazes.
Os gráficos Burndown podem auxiliar a equipe Scrum no gerenciamento do cronograma?
Sim, e aqui veremos como - embora alguns dos adeptos do Scrum não gostem da idéia de fazer alterações no meio de um sprint, uma abordagem adequada o suficiente para aumentar a agilidade do projeto. Considere o gráfico a seguir relacionado à mesma equipe, mas em um projeto diferente (Fig. 4)
A equipe está na metade de uma importante iteração / sprint de 4 semanas, que precede um lançamento crucial. Neste ponto, Vivian e Jimmy estão bem no sprint, mas Adam e Sandeep estão com problemas em seu burndown. Nesse ritmo, é improvável que eles serão capazes de terminar suas tarefas antes do lançamento e, portanto, é essencial realizar algumas atividades de gerenciamento de cronograma e esse cenário é semelhante a um caso de compressão de cronograma.
Nós vemos que Adam tem 100 horas pendentes para 10 dias restantes, enquanto Sandeep possui 180 horas. Além disso, a taxa Burndown de Adam está uniforme, enquanto no caso de Sandeep, há um aumento acentuado no dia 6. No primeiro caso, Adam pode ser convidado a trabalhar horas extras para terminar suas tarefas (Crashing) 3 e, em último caso, como não podemos esperar que Sandeep trabalhe 18 horas por dia, a equipe deverá buscar recursos adicionais e paralelizar as tarefas (fast-tracking) 3 para concluir o trabalho a tempo (assumimos neste exemplo, que as tarefas podem ser paralelizadas).
Para simplificar, definimos dois alertas para a equipe que serviriam como os limiares para tomadas de decisão. Com uma suposição de que um membro da equipe pode trabalhar no máximo de 12 horas por dia durante situações de emergência para a produtividade ideal, nós definimos AlertaC como um alerta que é acionado quando a razão [horas restantes / dias restantes] excede 8 para um indivíduo, o que sinaliza a necessidade de comprimir o cronograma. Também definimos AlertaF como um alerta que é disparado quando a razão [horas restantes / dias restantes] for superior a 12 para um indivíduo, o que sinaliza a necessidade de fast-tracking, no caso de as tarefas poderem ser paralelizadas. No exemplo acima, o alertaC é acionado para Adam e alertaF é acionado para Sandeep.
Conclusões
Neste trabalho, apresentamos uma forma de analisar os gráficos Burndown para calcular a variância da produtividade (levando a ações corretivas necessárias) e uma abordagem para a tomada de decisões relativas ao cronograma por meio da análise Burndown. Nós concluímos que os dois alertas que definimos (AlertaC e AlertaF) podem ser usados efetivamente para este propósito. Esta abordagem pode ser aplicada tanto ao Scrum quanto a ambientes iterativos. Um trabalho futuro nesta área pode incluir a extensão deste conceito a KPAs de risco, tempo e custo.
Quais as vantagens dessa abordagem?
· Ajuda a identificar a variação de produtividade ou de carga muito rapidamente, utilizando os gráficos Burndown.
· Complementa as reuniões diárias e ajuda a equipe a tomar decisões relacionadas ao cronograma. Ela ainda fornece inputs para as reuniões diárias com uma grande visibilidade.
· Gera alertas quando as coisas saem do controle, ajudando as equipes a tomar decisões na hora certa.
· Constrói uma ponte entre os frameworks PMI e Scrum.