Como liderar times remotos efetivamente

Se você vai construir um software ou implementar uma plataforma digital, então há muitos fatores a considerar - como o design do produto, as tecnologias a serem usadas, arquitetura e assim por diante. Mas muitas vezes esquecemos que, no final, a parte mais crucial é o time que irá entregar o produto.

Muitas pessoas pensam que ao selecionar profissionais reconhecidos e dar a eles uma pilha de dinheiro é o suficiente para alcançar o sucesso. Entretanto, a história já provou que esse não é o caso - há muitas companhias multi milionárias que tem muito dinheiro em caixa e podem pagar por todos talentos e, ainda assim, perdem a corrida para pequenos competidores. Por exemplo, a Overture - uma companhia com valor de mercado de 1 bilhão de dólares que foi superada pelo Google Ads, que era uma startup na época. Ou o exemplo de um grupo sueco de radiodifusão que não economizou dinheiro para contratar os mais brilhantes nomes da mídia mas falhou ao criar um serviço de streaming que pudesse competir com o Netflix.

Em seu livro, The Culture Code, Daniel Coyle se aprofunda nos fatores que fazem alguns times extremamente eficientes e porque outros falham completamente. E muito das suas pesquisas mostra que a parte mais crucial na entrega de um produto é o time, a dinâmica do time e a cultura do time.

Nos últimos 13 anos gerenciando minha companhia de desenvolvimento de software, eu estive envolvido na formação de muitos times de desenvolvimento de produtos, a maioria deles times distribuídos, e neste artigo eu demonstro quais os riscos e como resolvê-los quando se está trabalhando em times distribuídos.

Mas primeiro, o que é um time distribuído?

Surpreendentemente, seus colegas que estão no mesmo prédio, a apenas 1 andar acima, poderiam ser considerados como pessoas alocadas remotamente. Agora, e se você está se comunicando com membros do time alocados em outra cidade ou um provedor de serviços de outro país?

De acordo com o professor do MIT, Thomas Allen, mesmo distâncias curtas (como 10 metros) é o suficiente para impactar a dinâmica do time. Se você olhar na Curva de Allen, é demonstrado que a distância na separação influencia o número de interações e frequência de comunicação. Se algumas dessas pessoas que estão trabalhando com você estão a mais de 8 metros de distância, isto significa que as suas interações sociais caem 90%. O que significa que você talvez se comunicaria mais com alguém alocado em outro continente do que com os seus colegas do outro lado do escritório.

Thomas J. Allen. Managing the Flow of Technology. Boston: Massachusetts Institute of Technology

Do meu ponto de vista, quando estamos entregando projetos para parceiros do Reino Unido, Suíça, Alemanha e dos Estados Unidos, estamos sempre trabalhando como parte de um time distribuído. Por isso desenvolvemos processos que solucionam os desafios de não estar muito próximos. Permita-me compartilhar nossa experiência e o que tem funcionado conosco e nossos parceiros.

Tudo começa com a criação de vínculos reais

Estou escrevendo este artigo no meu vôo para Miami, viajando para conhecer o novo CIO da Vistajet. A Vistajet acaba de adquirir a JetSmarter e definiu o CEO da JetSmarter como o head de TI da Vistajet. Embora estejamos trabalhando com a Vistajet por mais de 7 anos e eu conheça todo mundo por lá, eu ainda estou ansioso para encontrar Sergey pessoalmente.

Você sempre precisa construir confiança primeiro e, para criar vínculos com alguém, você realmente precisa encontrá-la pessoalmente - é nosso cérebro primitivo que sempre acredita que uma pessoa nova que você encontra seja provavelmente mais uma ameaça ao seu bem estar. Isso ocorre até que você encontre, tenha uma conversa casual, conte uma história um ao outro e beba algumas cervejas. Então temos a oportunidade de encontrar experiências parecidas e preferências em comum e também discutir sobre as nossas fraquezas que, na realidade, fortalecem ainda mais os vínculos.

Essa também a razão pelo qual começamos cada uma de nossas parcerias com uma visita ao escritório de nossos parceiros ou os recebemos em nosso escritório. Tudo isso porque a construção desse vínculo inicial é o que nos direciona através dos desafios dos projetos que estão por vir.

Selecionando novos membros para o time

Seu time inicial está formado e você encontrou pessoalmente pelo menos os membros mais importantes do time distribuído e o resto do time através de uma conferência online(com vídeo!). Seu produto/plataforma está indo muito bem, ele atrai mais e mais usuários e você precisa suportar o crescimento do produto adicionando mais pessoas ao time. Agora aqui está a parte complicada - você precisa garantir que vai atrair as pessoas certas; não apenas em termos de expertise mas também em termos de como essa pessoa se encaixa no time existente e como mantém as mesmas práticas e padrões.

Há um experimento interessante onde uma pessoa finge ser preguiçosa e arruina a experiência do time. Acontece que se há um líder de time, formal ou informal, ele ou ela pode anular a má influência dessa pessoa. Mas o que acontece quando há mais dessas pessoas?

Um dos meus principais trabalhos como CEO de uma companhia de desenvolvimento de software é garantir que não hajam pessoas que não se encaixam no time. Por isso temos entrevistas em duas etapas (para seniores até 3 etapas) para testar soft skills e skills técnicos. Somos muito cuidadosos na nossa seleção e demitimos muito rapidamente durante o período de testes (6 meses para membros de times seniores). Mas se está trabalhando com freelancers remotos, garanta que haja uma entrevista abrangente antes de trazer alguém. É possível utilizar o HackerRank para avaliar as habilidades técnicas - primeiro comece com os fundamentos de programação, programação orientada a objetos e funcional, design patterns, algoritmos. Então se aprofunde nos detalhes dos frameworks que serão utilizados - por exemplo, Spring e Hibernate para java ou algum framework específico de .Net

Além disso, conduza uma segunda entrevista que teste o trabalho em equipe, skills interpessoais e também como essa pessoa se encaixa na cultura que você quer estabelecer em seu time!

A integração pode ter um papel mais importante

Um experimento de uma das maiores empresas de TI do mundo mostrou que, com uma boa integração, é possível obter o dobro de engajamento do funcionário com apenas uma hora! Isto soa como uma das melhores 1-hora de investimento que você pode fazer para o seu projeto!

Eu cometi o erro de integrar pessoas dizendo a elas como a empresa é boa e como é interessante o projeto/time que ele está entrando. Acontece que é muito melhor perguntar ao novo integrante sobre ele e deixá-lo falar. Você pode perguntar questões como:

• As experiências passadas e como elas se encaixam no projeto;
• O que os motivam e o skills únicos que possuem;
• Quais os desafios, hobbies e objetivos fora do trabalho.

E para aumentar o engajamento - se a pessoa está em outra localidade (por exemplo, um parceiro como nós), envie algo pequeno, como uma camiseta da empresa, um chaveiro ou algo que a pessoa possa receber como um símbolo por fazer parte do time.

Promova segurança

A última coisa que você quer é que as pessoas não se sintam à vontade de fazer perguntas, propor novas idéias ou experimentar novas soluções. O Google sempre foi reconhecido por encorajar as pessoas a se sentirem seguras e livres para contribuir com qualquer coisa que queiram. Certamente esse tipo de ambiente criou a imagem de pessoas como Jeff Dean - o Chuck Norris da internet. Hoje o Google Adwords é o principal gerador de proventos para o Google, mas nos anos iniciais da plataforma as coisas não funcionavam nada bem! Havia um grande problema nos algoritmos que ninguém conseguiu resolver por meses. Então, durante um fim de semana, Jeff Dean corrigiu o problema. Embora ele não fizesse parte do departamento do Google Adwords. Isso demonstra que quando as pessoas se sentem seguras, têm liberdade e autonomia, elas podem contribuir na resolução de grandes problemas. E esses problemas podem não fazer parte de suas tarefas.

Para promover segurança, você pode tomar passos específicos, como:

• Organizar um tempo especial (por exemplo, cerimônias de retrospectivas) quando as pessoas podem perguntar questões livremente;
• Permitir quaisquer questões e que sejam respondidas seriamente, mesmo das pessoas mais juniores;
• Demonstrar às pessoas suas fraquezas e falhas - mesmo se você for o líder, outras pessoas devem saber que você ainda é um ser humano. Isto permite às pessoas demonstrar seus problemas mais rapidamente também;
• Não matar o mensageiro - agradeça às pessoas que trazem à tona problemas importantes o mais cedo possível. Não os faça sentir mal por descobrir problemas cedo, caso contrário, na próxima vez, eles não irão trazer os problemas até que seja tarde demais.

Número de interações sociais por semana

A melhor medida para verificar a colaboração entre o time é verificar quantas vezes que os membros do time interagem. Se você não está no mesmo escritório, garanta que haja encontros especiais para interações. Encoraje as pessoas a fazê-lo mesmo online. Por exemplo, diga ao George para ligar ao Stefan porque ele tem algo interessante para compartilhar!

OOu peça para que o seu time remoto almoce junto e dê a eles um tópico para conversar. É muito inspirador se o tópico não for sobre trabalho, de preferência algo com um tema de grande valor, como maneiras de diminuir a pobreza ou o porquê a situação na Síria chegou aonde chegou.

O melhor e o mais negligenciado - experiências compartilhadas

A última recomendação é a interação em pessoa e experiências divertidas compartilhadas. Se você duvida do investimento em ter as pessoas no mesmo lugar, eu estou pessoalmente investindo em convidar nossos parceiros durante os eventos de construção de times. A cada ano celebramos o aniversário da empresa no litoral - este ano será nosso décimo terceiro aniversário e vamos celebrar em um dos melhores resorts do Mar Negro - Se você é um dos nossos parceiros basta ir a Burgas em 13 de julho - o resto é por nossa conta!

Essas experiências compartilhadas são as melhores maneiras de fortalecer o espírito de equipe, motivar pessoas e mostrar que você se importa com o que cada um entrega no trabalho mas também os valoriza como pessoas.

É tudo sobre o senso compartilhado de caminhar em direção a um objetivo único que motiva as pessoas e faz com que os membros do time estejam engajados. E as estatísticas mostram que pessoas motivadas podem ser até 500% mais produtivas que pessoas desmotivadas.

Eu espero que você tenha encontrado algum conselho palpável em como obter o máximo de valor de seu time distribuído. Divirta-se enquantos os aplica! E, por favor, compartilhe os seus na seção de comentários abaixo.

Sobre o Autor

Todor Gigilev é CEO da Dreamix, uma companhia de soluções de software customizados. Ele tem extensivo conhecimento em empreendedorismo, consultoria e entrega de soluções Webcenter, ADF, SOA Suite, BPM e JavaEE. Ele tem o desejo em ajudar empresas inovadoras e startups em desenvolver estratégias de vendas, modelos de negócios, suas propostas de valor e também o design e o desenvolvimento de seus produtos. Links para os seus perfis: twitter e linkedin