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'Guia do Facilitador para Tomada de Decisão Participativa' foi escrito por Sam Kaner e seus colegas da Community at Work .
Como grande parte do meu trabalho é assegurar que os times trabalhem efetivamente juntos, eu estava procurando na literatura sobre como gerenciar os times na tomada de decisão de grupos. O comprometimento do time é um fator importante no desenvolvimento de software ágil, e que pode ser fortalecido delegando aos times o poder de decisão em grupo. Quando necessário, um facilitador de time poderá liderar e treinar o time..
Uma das responsabilidades de times auto-organizáveis é tomar decisões que respeitem as opiniões de todos. Esse livro fornece vários exemplos em treinamento de times, para lidar com discussões conflitantes, mantendo a velocidade sem comprometer o sucesso tendo que suspender ou ignorar os problemas críticos..
O livro foi criado em torno do modelo conhecido como 'O Diamante da Tomada de Decisão Participativa''.
O diamante é uma representação esquemática de diferentes estágios no tempo, no qual o time precisa se mover para encontrar soluções satisfatórias para todos..
Os cincos diferentes estágios são:
Visão comum do negócio
Um time surge com soluções óbvias para um problema. Eles evitam levantar os riscos ou serem ambíguos.
Um facilitador deve se atentar para a qualidade e a quantidade de participação de cada pessoa. Se ninguém aceitar o proposto, o facilitador pode ajudar o time a se mover da área de entendimento comum para a área de entendimento divergente sobre o negócio.
Zona de divergência
Ao contrário da zona de visão comum sobre o negócio, as percepções são diferentes na zona de divergência. As pessoas podem ficar brincalhonas, curiosas, nervosas...
O facilitador precisa ajudar o time a expressar os diferentes pontos de vista, utilizando brainstorming ou go-arounds. Ele tem que ajudar cada pessoa a expressar suas ideias claramente usando espelhamento e parafraseamento. Todos devem se sentir confortáveis expressando o seu ponto de vista.
Zona de suspiros
Uma vez que o time expressou todos os seus pontos de vista, conflitos podem surgir com o desentendimento entre os diferentes pontos de vista. Isso trará desconforto e stress. As pessoas não conseguirão mais ver a luz no fim do túnel. A tarefa do facilitador não é prevenir os times a entrarem na zona de suspiro, mas ajudar as pessoas a compreenderem o ponto de vista dos outros. Ele precisa assegurar ao time que, passando por esse difícil estágio, eles estarão eventualmente preparados para solucionar o problema em grupo. O time deve iniciar trabalhando para um entendimento comum, o que poderá levá-los à zona de convergência.
Zona de convergência
Agora que todos possuem um entendimento em comum, as discussões ocorrem de forma mais tranquila. Todos terão o sentimento de que estão progredindo. As pessoas estarão entusiasmadas e comprometidas. O facilitador deverá guiar o time para usar sua energia renovada ao máximo e então deixá-los. De toda forma, ele deverá assegurar que as propostas alcancem um senso comum.
Zona de conclusão
Finalmente, uma decisão precisa ser tomada. O facilitador precisa guiar o time na tomada de decisão. Precisa estar claro para todos o que a decisão engloba e como ela é vista por todos. Uma escala de aceitação ajudará a mostrar como a decisão é vista por todos.
Esse livro entra nos detalhes de cada estágio mostrando técnicas úteis para gestão de times.
Muitas dessas técnicas são extensamente utilizadas e não são novas, mas em conjunto com o modelo de diamante, acredito que eles poderão utilizá-las de forma mais efetiva.
Exemplos de brainstorming, go-arounds, técnicas de criação de gráficos, listagem de ideias, divisão em pequenos grupos, aquários1, escrita individual e muito mais. Pessoalmente pesquisei isso durante as retrospectivas de sprint2. Meu objetivo era ter uma ideia de como o time se sentia em relação ao projeto. Nós utilizamos um método de votação secreta. Primeiro, criamos uma escala de 1 a 5 onde um significa "odeio esse projeto" e cinco significa "esse é o melhor projeto de todos". Assim, cada membro do time escrevia em um papel um número na escala, dobrava o papel e colocava em um chapéu. Registrando a quantidade de votos para cada número na escala, nós tivemos uma boa ideia do sentimento geral sobre o projeto. O interessante desse método é a confidencialidade. Ninguém é influenciado pela escolha dos outros ou pela sua posição ocupada na hierarquia.
Sumário
Um excelente livro que recomendo para qualquer um que interesse por facilitação de grupos. O modelo de diamante me fornece um modelo fácil de referência para ser utilizado na direção de times em assuntos complicados. A lista de técnicas é algo bem prático como material de referência, que você pode utilizar quando estiver se preparando para uma reunião de mudança de times. Em um projeto ágil, muitas dessas técnicas podem ser utilizadas durante as retrospectivas onde as áreas de problemas são superficiais. Em uma organização lean, por exemplo, um facilitador pode utilizar essas técnicas quando estiver criando um plano de melhoria contínua A3. Para mim, um ponto negativo é o tamanho das páginas do livro, que é quase do tamanho A4. De modo algum é um livro de bolso. :)