Aprendizagem baseada em jogos - As cinco disfunções de uma reunião stand-up diária

Diariamente, que reunião aparece com mais frequência nos nossos calendários? Nós nem chamamos isso de Reunião Stand-up Diária, simplesmente dizemos "reunião diária" e todos sabem do que estamos falando. 5 vezes por semana, 240 vezes por ano, 3 perguntas, um punhado de obstáculos e vitórias no caminho.

Uma reunião diária bem executada ajuda a sincronizar o trabalho dos membros da equipe, porém, uma feita com excelência energiza a equipe e nos leva a alcançar nosso objetivo de sprint. Na ausência de uma boa ou excelente reunião diária, somos confrontados com um trabalho disperso, sem conexão com a equipe e com o objetivo ficando muito distante.

Cada equipe tem uma "história" diferente para contar na reunião diária. Apesar da singularidade dessas histórias, ainda é possível identificar padrões comuns que podem contaminar a reunião diária e torná-la um desperdício. Aqui estão os padrões mais comuns que identificamos:

Registro vazio

Definição

A capacidade de poluir as reuniões com informações genéricas, atualizações desnecessárias para as outras pessoas ou que não indicam progresso para alcançar a meta. Como reconhecê-las?:

"Ontem trabalhei em um bug e hoje vou trabalhar no próximo item da lista".

"Eu terei uma longa reunião hoje".

"Eu estava em um workshop ontem e hoje vou me concentrar em ..."

Qual o problema?

É importante manter a reunião diária curta, sem muitos detalhes, mesmo que seja importante. Infelizmente, as atualizações como estas podem resultar em grandes lacunas na comunicação, ainda que os membros da equipe se reúnam diariamente. Além disso, esse tipo de atualização indica mais trabalho individual do que em equipe.

A cura

O Scrum Master (SM) ou o Agile Coach (AC) devem pedir esclarecimentos e dar um nome às tarefas ou reuniões que estão sem nome, adicionando mais informações que podem ser úteis. O SM também deve solicitar resultados, ao invés de atualizações e conduzir as respostas para identificar os resultados.

Para impedir que isso aconteça, o SM precisa ser um modelo, orientando a equipe com suas respostas, além de enfatizar desde o início a importância de compartilhar informações relevantes para os membros da equipe.

Se isso é uma consequência do trabalho individual, o SM precisa trabalhar com a equipe para que sejam mais colaborativos fazendo com que o problema desapareça com o tempo, à medida que a equipe entra em sinergia.

Storytelling

Definição

A capacidade de expandir informações secundárias transformando-as em uma história interminável e empolgante.

Como reconhecê-lo?

Os membros da equipe conversam sobre as atualizações e atrapalham a reunião, movendo a discussão em outra direção. Outros membros da equipe começam a olhar pela janela, mexer nos celulares, demonstrando tédio e chateação.

Qual o problema?

Se quisermos manter as reuniões diárias eficazes e terminá-las em 15 minutos, precisamos manter o foco apenas nas informações relevantes. Fazer storytellings move a discussão na direção do desperdício e da inércia.

A cura

O SM ou AC deve explicar a importância do FOCO durante a reunião, para mantê-la eficaz e curta.

"Tópico interessante este que você mencionou, podemos discutir melhor depois que terminarmos a reunião".

"Vamos deixar isso para o final da reunião".

O SM ou AC deve, no entanto, ter paciência e dar às pessoas a oportunidade de discutir alguns tópicos não tão próximos do objetivo, pois às vezes as informações discutidas podem se tornar úteis para os membros da equipe. É claro que isso precisa ter um tempo definido, portanto, uma discussão que levar mais de 60 segundos para ser concluída é, geralmente, uma boa candidata a ser alocada para o final da reunião.

Um bom Scrum Master deve interromper os storytellings, enquanto um ótimo Scrum Master pode detectar a linha tênue entre discussões inúteis e discussões relevantes que agregam valor à equipe.

Ausencia de Obstáculos

Definição

A capacidade de acreditar que é um Super Herói!

Como reconhecê-la?

As pessoas geralmente esquecem de responder à terceira pergunta: Você tem algum impedimento?

Qual o problema?

A razão pela qual temos essa terceira pergunta é para identificarmos os problemas com antecedência onde sentimos que algo poderá dar errado no futuro. Agir agora pode economizar longos períodos de inatividade.

Notamos frequentemente que as pessoas não atingem seus objetivos de sprint, embora as reuniões diárias sejam "livres de obstáculos". Curioso, não?

A cura

O SM deve incentivar as pessoas a responderem todas as três perguntas, mesmo que não tenham impedimentos. Só o fato de reconhecer que não há respostas cria uma responsabilidade pessoal. Dessa forma, elas prestam mais atenção aos riscos e possíveis obstáculos.

Resolução de problemas

Definição

A capacidade de usar os 15 minutos da reunião diária para resolver um problema!

Como reconhecê-lo?

"Estive trabalhando neste recurso ontem e estava pensando em mostrar uma ideia que me veio à mente ..."

Qual o problema?

As pessoas precisam entender que tentar resolver um problema em alguns minutos não trará nenhuma solução viável e, provavelmente, precisará de mais do que 15 minutos para formular uma boa resposta.

A cura

O SM ou AC deve interromper a solução do problema e lembrar gentilmente aos colegas de se sentarem após a reunião diária para discutir uma possível solução com mais profundidade.

Sinais positivos de que este padrão foi acertado seriam:

"Ontem me deparei com um problema e gostaria de discutir possíveis soluções com você depois da reunião. Vamos ..."

"Hoje quero trabalhar na <feature> na primeira parte do dia, mas ainda preciso da opinião de vocês sobre isso antes de começar a trabalhar. Entrarei em contato com você depois da reunião".

Isso geralmente é um sinal para os membros da equipe que precisam passar mais tempo juntos e evitar trazer todas as discussões ou desafios para a reunião.

Olha para mim!

Definição

A capacidade de encarar, ou reportar, a uma pessoa durante a reunião!

Como reconhecê-lo?

Em algumas equipes, durante a reunião diária, existe o hábito de ficar encarando uma pessoa. Geralmente, essa pessoa é o SM, o PO (Product Owner), gerente ou desenvolvedor (se houver um desenvolvedor sênior na equipe). Os membros da equipe, ao invés de compartilharem as atualizações uns com os outros, estão reportando para quem consideram ser uma autoridade.

Pode ficar ainda pior se o SM, o PO ou o DEV reconhecer o status respondendo "Bom!", "Muito bem!" e isso se transforma em uma sessão de relatórios para agradar um líder.

Qual o problema?

Esse padrão revela velhos hábitos da abordagem clássica quando os desenvolvedores tinham que entregar relatórios aos gerentes durante as reuniões. No Scrum e no Agile em geral, não temos um gerente em uma equipe, mas capacitamos as pessoas a serem os líderes.

A cura

O Scrum Master deve esclarecer mais uma vez com a equipe ou individualmente, que a reunião diária é dos membros da equipe, para os membros da equipe, com o objetivo de ajudar a sincronizar as pessoas para alcançarem seus objetivos. O SM pode até tentar "esconder" os olhos dos colegas, quebrando intencionalmente o contato visual durante as atualizações para sinalizar que a atualização deve ser dada à equipe.

É importante mencionar também o padrão de um "Observador de Pássaros". Esses são os membros da equipe que são introvertidos e não se sentem à vontade olhando para seus colegas. Enquanto estão atualizando o resto da equipe, eles tendem a olhar em volta, para a janela e assim por diante. Podemos mencionar que nós notamos esse comportamento, mas precisamos tomar cuidado, pois para algumas pessoas pode ser angustiante ter que fazer contato visual com outras pessoas.

Jogue o jogo

Em nossos anos de experiência, percebemos que algumas pessoas não gostam de ser "corrigidas" pelo Scrum Master a todo momento, então criamos um jogo que destaca as disfunções diárias de uma maneira divertida e que capacita a equipe, ajudando-a ainda mais a se auto-organizar.

O Jogo de stand-up diário contém 5 cartas, cada uma identificando uma disfunção e o Scrum Master é quem as introduz na reunião diária, mostrando uma carta quando a disfunção correspondente é identificada. Depois que a equipe entende as cartas, o Scrum Master as distribui aos membros da equipe, para que possam "pegar" um ao outro quando ocorrer uma das disfunções.

Por exemplo, durante a reunião, um desenvolvedor esquece de responder à terceira pergunta. O Scrum Master mostra a carta Superman e todos começam a rir. A reação geralmente é: "Desculpa pessoal, hoje me sinto invencível, mas está certo, não tenho impedimentos". Durante as próximas atualizações, o restante dos membros lembram de responder também à 3ª pergunta, mesmo que não haja impedimentos à vista.

Ao experimentar o jogo com equipes diferentes, aprendemos sobre os seguintes benefícios:

• Tornou a reunião diária mais atraente

A reunião diária é realizada pela equipe cerca de 220 vezes por ano, ou o dobro, se tivermos duas equipes. Responder às três perguntas repetidamente pode ser um desafio para cada um dos grupos. É por isso que a introdução do jogo quebra a monotonia e traz uma nova energia.

• Os membros da equipe ficaram felizes por estarem corrigindo um ao outro e por não serem corrigidos pelo coach ágil

Depois que a equipe memorizar as 5 cartas, os membros provavelmente começarão a se corrigir. Isso cria auto-organização, pois todos se responsabilizam por criar uma boa reunião diária.

• Treinamento disfarçado

Passar pelas cartas da reunião é semelhante a mergulhar em uma curta sessão de treinamento sobre como melhorar as reuniões. É por isso que ao apresentar o jogo o Scrum Master acerta dois coelhos com uma cajadada.

• Todos diziam que prestavam mais atenção ao que os colegas estavam dizendo apenas para "pegá-los"

Um dos benefícios mais importantes do jogo é que a equipe pratica a escuta ativa durante a reunião diária para identificar os padrões e "enquadrar" seus colegas. Isso faz com que os membros prestem mais atenção às atualizações, fazendo com que a reunião cumpra sua meta.

Gamificação

O jogo da reunião de stand-up diária é muito simples e podemos adaptar da maneira que quisermos:

• O SM introduz os cartões e, após 3 dias, os membros da equipe mostram os cartões uns aos outros;
• O SM apresenta os cartões e, após 3 dias, os membros da equipe os dividem dentro da equipe. Uma parte da equipe possui alguns cartões e a outra parte mantém o restante dos cartões. Somente um grupo pode apontar para uma certa disfunção, o que aumenta a atenção e a responsabilidade da equipe;
• Durante o jogo, quem recebe uma carta recebe um coração partido ou um ponto. Da mesma forma, podemos contar os pontos ou corações para a pessoa que mostrou o cartão. Contando os pontos ou os corações, podemos ter um vencedor no final da semana;
• O SM pode observar e seguir a pontuação para identificar pessoas que apresentam com mais frequência os comportamentos disfuncionais. Depois, pode fazer um acompanhamento em uma sessão de feedback.

Quando há um jogo, as pessoas querem vencer, o que torna a reunião mais atraente do que a padrão. Além disso, os cartões oferecem uma maneira divertida de sinalizar problemas e criar um espaço seguro para discutir comportamentos não tão seguros assim. No entanto, é responsabilidade do Scrum Master criar ambiente lúdico, além de torná-lo engraçado e entregá-lo à sua equipe.

Os jogos são uma ótima maneira de ajudar as pessoas a aprender a melhorar o comportamento ou os processos, ao mesmo tempo em que introduzem atividades construtivas em um local seguro para experimentar mudanças. Antes de introduzir o aprendizado baseado em jogos, verifique se as pessoas envolvidas estão abertas a eles e quem não quer participar pode optar por ficar de lado.

O jogo da reunião stand-up diária é um recurso gratuito para todos, licenciado sob um Contrato de Código Aberto. Podemos baixar o jogo gratuitamente aqui e usá-lo com nossas equipes.

Sobre os autores

Raluca Mitan é coach, inovadora e aprendiz ágil. Ela apoia as empresas em suas jornadas ágeis e adora fazer experiências com equipes e gerentes para melhorar continuamente o trabalho e fazer os clientes felizes. Atualmente, descobriu o aprendizado baseado em jogos e como mudar o comportamento ou a ensinar novas maneiras de trabalhar por meio dos jogos.

Rade Zivanovic é um agilista que treina empresas, equipes, colegas e amigos, às vezes até familiares e animais de estimação (quando eles o toleram). Ele trabalha com Agile desde 2010 e adora sua profissão. Trabalhou em equipes de desenvolvimento no início da carreira, então sabe como é estar do outro lado. Gosta de ajudar as pessoas e vê-las ter sucesso.