Dominando reuniões remotas: Como obter engajamento e manter os participantes envolvidos

Qual a pior parte das reuniões remotas? Seria:

• Participantes fazendo outras coisas enquanto a reunião está acontecendo;
• Ferramentas com erros constantes, levando a perda de tempo e de foco;
• Falta de interações sociais e a presença de conversas paralelas no ambiente da reunião;
• Não ser capaz de saber qual o momento certo de falar;
• Algumas pessoas em conversas paralelas, outras ficando em completo silêncio.

Todos estes são problemas muito comuns. Eu também os odeio!

Como estes problemas podem impactar nosso trabalho? O desenvolvimento de software é cada vez mais visto como um empreendimento criativo e colaborativo. Se reuniões remotas ruins estão impedindo a colaboração, que dano isso pode estar causando?

E se as conversas online não precisassem ser assim?

Quando as reuniões remotas são bem planejadas e executadas, podem ser atraentes. Elas podem conectar pessoas profundamente, permitindo que colaboradores que realmente nunca "se encontram" trabalhem juntos e façam coisas emocionantes acontecerem. Reuniões remotas podem até ser divertidas!

Além disso, todos esses "terríveis problemas" podem ser superados, ou ao menos, atenuados.

Nos últimos anos, conduzi reuniões remotas que mantiveram as pessoas totalmente envolvidas em conversas reais, sobre coisas importantes, por várias horas.

Recentemente organizei um evento Open Space online para fechar uma conferência remota da Forever Summit. A reunião, programada para a tarde europeia e manhã americana, durou cerca de cinco horas. O que não estávamos esperando era que um nômade digital, Andre Wyrwa, telefonasse de uma barraca na Austrália. Ele pretendia apenas dizer "Olá", mas ficou tão interessado que permaneceu conosco até as baterias ficarem sem energia, quatro horas depois! Ele comentou: "Fiquei impressionado com a atmosfera e o senso de comunidade. Havia uma conexão real na reunião."

Martin Gilbraith, presidente da Sessão da Associação Internacional de Facilitadores da Inglaterra e País de Gales, também criou grandes eventos online. Um exemplo foi para a United Nations Food and Agriculture Organisation. Gilbraith disse: "Quando começamos a planejar, estávamos olhando para algo bastante simples, mas a ambição aumentou à medida que as pessoas percebiam o que era possível. Por fim, tínhamos 900 pessoas de 50 países diferentes, em seis reuniões diferentes. As pessoas enviaram artigos e vídeos curtos com antecedência, os participantes votaram sobre quais estavam interessados e, após essa apresentação, houve um bate papo com todos os apresentadores dos tópicos. Foi um grande sucesso."

Grandes reuniões remotas também estão acontecendo em um nível mais cotidiano. David Legge, do Redgate Product Development em Cambridge, Reino Unido, publicou recentemente em um blog sobre como sua equipe de desenvolvedores adotou o mob programming online como sendo o padrão de trabalho.

Legge disse: "Sempre imaginei o emparelhamento sendo feito fisicamente no mesmo computador, mas quando várias pessoas precisam visualizar algo na mesma máquina, pode ser difícil para todos observarem corretamente... [Em vez disso], muitas vezes a equipe inicia uma chamada em nosso aplicativo de mensagens e todos os membros participam. Alguém compartilha a tela na ligação e nós nos reunimos. "

Boas reuniões remotas são possíveis, mesmo sem uma tecnologia cara.

Vou explicar aqui algumas coisas que podemos fazer para tornar as reuniões remotas tão úteis quanto as presenciais, e de certa forma, ainda melhores do que essas últimas!

A propósito, estou definindo reuniões "remotas" como conversas mediadas pela tecnologia, ou seja, conferências online ou videoconferências. Também abordarei as reuniões "híbridas", onde alguns participantes estão presentes em uma sala e outros estão remotos.

Uma boa reunião remota começa com uma boa reunião

Talvez seja óbvio que uma boa reunião remota começa com uma boa reunião. Mas minha experiência em muitas empresas sugere que isso não seja uma verdade.

Sarah Goff-Dupont, da Atlassian, reuniu uma lista curta, mas excelente, dos pontos que fazem uma boa reunião.

• Tem um objetivo claro;
• Mantém os participantes envolvidos;
• Cria um espaço seguro para pensamentos divergentes;
• Produz resultados reais e compartilháveis.

Tudo isso é faca quente na manteiga para facilitadores eficazes. Antes de uma reunião presencial realmente importante, como um dia de reunião departamental, os organizadores pensam cuidadosamente sobre o objetivo da reunião e quais são as informações necessárias. Para manter os participantes envolvidos e abrir espaço para pensamentos divergentes, planejam uma agenda que inclui introduções, apresentações e outras atividades, e convidam apenas as pessoas que precisam participar. Haverá discussões sobre quais salas usarão, quais equipamentos serão necessários e o que farão para revigorar os participantes.

Uma reunião online realmente importante merece o mesmo grau de consideração. Antes de executar uma reunião fora do escritório para desenvolver inovação em nível de gestão na Convert.com há alguns meses, criei cuidadosamente um cronograma no estilo de uma oficina, repleta de atividades para pequenos grupos. E escolhi um conjunto de ferramentas, focadas no Zoom, que eram simples e eficazes, de modo que a atenção dos participantes estava entre si, não na tecnologia.

Como podemos incorporar esse tipo de pensamento de "facilitação" em nossas reuniões remotas?

Criando um ambiente de engajamento

"Não podemos ter um encontro de mentes se a maioria delas não estiver presente." - Elise Keith

O desafio central de projetar e executar reuniões remotas é obter e manter as pessoas ativamente envolvidas. Depois que o engajamento ocorre, muitas coisas boas podem ser construídas.

Mais importante, torna-se possível construir relacionamentos reais entre os participantes, para que se valorizem como pessoas reais. Eles começam a falar de humano para humano. A partir dessas conversas, o respeito mútuo pode se desenvolver, o que por sua vez, pode levar a um maior respeito pelo tempo das pessoas e outros limites.

Todavia, sejamos honestos. Não é o que acontece na maioria das reuniões remotas. As pessoas não estão engajadas. Pelo contrário, de acordo com uma pesquisa da InterCall citada na Harvard Business Review, os participantes estão escrevendo e-mails (63%) ou envolvidos com outro trabalho (65%), estão checando as mídias sociais (43%), jogando (25%), fazendo compras online (21%) ou mesmo, indo ao banheiro (46%).

Na minha experiência, a melhor maneira de resolver todos esses pontos, é criando espaços online que sejam atraentes e que convidem ao engajamento.

As pessoas sempre se referem às experiências na Internet em termos de espaço. A metáfora da "experiência na Internet é como um espaço físico" é tão incorporada que não percebemos mais que é uma metáfora. Tente escrever uma ou duas frases sobre a experiência online compartilhada sem usar uma metáfora espacial. Nós nos "reunimos" em um "espaço online", como uma "sala", uma vídeo chamada nos une, "enviamos" e-mails. "Online". "Remotos". "Reuniões". É muito, muito difícil!

Dado que as pessoas pensam na Internet em termos espaciais, há uma implicação importante para os organizadores das reuniões e seus empregadores.

Nos escritórios criativos e colaborativos, geralmente há muitos espaços convidativos para reuniões. Normalmente, possuem geladeiras de cerveja e puffs para as pessoas se acomodarem, mas com toda a certeza, terão quadros brancos, flip charts e espaço para post-its.

Mas e os espaços online? Em muitas empresas, é como se as "salas" de reuniões remotas fossem projetadas para serem o mais desconfortáveis ​​possível. O ambiente rígido e de tamanho único parece um vagão de trem, onde apenas quatro ou cinco pessoas podem ser vistas e ouvidas. O resto está na reunião, mas se quiserem contribuir, terão que gritar para interromper!

Jamais escolheríamos uma sala de reunião física como esta. Por que consideramos isto aceitável nas salas online? Se desejamos que as pessoas se envolvam, o padrão deve ser que, todos em uma reunião sejam vistos e ouvidos. Se a tecnologia no qual trabalhamos não permite isso, leia o artigo posterior desta série, artigo de Elise Keith e Lisette Sutherland. Elas vão explicar como podemos pedir por mudanças.

O desengajamento fica ainda pior em reuniões híbridas, onde uma pessoa, ou grupo de pessoas, ligam para uma sala de reunião onde há um telefone sobre a mesa. Normalmente, parece que estão sentados "do lado de fora", incapazes de ver ou serem vistos.

Recentemente numa aula, zombei sobre esse tema "na vida real", a fim de fazer um experimento. À medida que a discussão em grupo prosseguia, alguns participantes foram solicitados a ficarem atrás de uma tela, um de cada vez, por um momento enquanto permaneciam na conversa, para observar o que acontecia. Era profundamente desconfortável! Aqueles que deixaram o círculo principal acharam quase impossível contribuir significativamente. E aqueles que ficaram, sentiram uma sensação poderosa de desconexão.

As reuniões totalmente remotas são muito mais fáceis de serem conduzidas do que as híbridas. Em um contexto híbrido, é difícil criar um engajamento completo e a segurança psicológica necessária para uma discussão divergente. Não é confortável ficar do lado de fora de um grupo. É realmente complicado participar efetivamente. Uma reunião completamente remota, pelo menos, coloca todos em condições de igualdade, por isso aconselho que escolha este método sempre que possível.

A C4 Media, empresa por trás do InfoQ e do QCon, possui uma equipe totalmente remota, mas se encontram pessoalmente vez ou outra. A equipe de liderança experimentou usar o Zoom para compartilhamento de tela e os Google docs para anotações compartilhadas, mesmo quando todos estão fisicamente no mesmo espaço. O editor-chefe do InfoQ, Charles Humble, disse: "Estamos acostumados a esse modo de trabalhar e descobrimos que realmente houve uma melhoria em relação ao trabalho com um projetor típico de sala de reunião. Isso também implica que, se alguém não podia estar fisicamente presente, parecia totalmente natural que participassem da reunião a partir de um local remoto".

Mais dicas para elevar o engajamento

Tenha um objetivo claro. Questionado sobre as principais dicas para melhorar as reuniões remotas, Martin Gilbraith foi explícito: "Seja muito claro sobre o objetivo que deseja alcançar e esteja motivado por eles. Você realmente precisa de uma reunião ou precisa de um e-mail?

Convide apenas as pessoas realmente necessárias. Talvez devido a tecnologia permitir grandes reuniões remotas, pode ser tentador convidar todos os interessados. Isso pode ser catastrófico para o engajamento.

Portanto, seja claro sobre o propósito da reunião e como é esperado que cada convidado contribua. Faça a reunião com o menor número possível de participantes, idealmente menos de cinco pessoas para as reuniões de tomada de decisão.

Reuniões maiores devem ser cuidadosamente planejadas para maximizar a participação e o engajamento. Por exemplo, podemos usar as Estruturas Libertadoras, pois boa parte delas funciona bem online.

Mesmo quando a construção do network faz parte do objetivo da reunião, os números ainda são importantes. Emily Webber, autora do Building Successful Communities of Practice, lidera o Agile In The Ether, um grupo e conferência ágil online que é limitado a 25 participantes por evento, e sempre há uma lista de espera. Webber comenta: "Com 25 pessoas no Zoom, todos podem ser vistos e podemos realmente nos conhecer." Da mesma forma, quando trabalhei com a grande associação voluntária do Reino Unido, The RSA, para organizar eventos de networking online para os bolsistas, estabelecemos um limite para o número de pessoas.

Estabeleça expectativas. As reuniões remotas sofrem sofrem de um mal. A maioria das pessoas já participou de péssimas reuniões e esperam que a nossa também seja dessa forma. Isso significa que irão aparecer despreparados e provavelmente esperam poder fazer outras coisas durante a reunião.

Ao marcar a reunião, peça que os membros se comportem de forma pré determinada, para que todos estejam preparados.

Quando estou enviando um convite, sempre peço às pessoas para:

• Ligar de um lugar silencioso e usar um fone de ouvido;
• Desligar as notificações;
• Conectar-se à chamada alguns minutos antes do horário agendado;
• Preparar-se para serem vistas e ouvidas pelas outras pessoas;
• Considerar o que gostariam de conseguir da reunião.

Greg Clark, CEO da organização global de voluntariado Lattitude, instituiu essa mudança dentro da organização, recentemente. "Foi transformacional", disse ele. "Quando as pessoas dedicam alguns minutos para se prepararem, é sinal de que levam a reunião toda a sério".

A ativação do vídeo faz uma enorme diferença. As equipes que fazem isso percebem um aumento instantâneo no engajamento. Isso não é apenas porque os participantes distraídos serão vistos! Também é porque os humanos evoluíram para considerar interessantes os rostos um do outro e sempre teremos preferência de olhá-los ao invés de ficar olhando para textos e figuras. Se a equipe se opuser a ligar a câmera, deixo aqui minha dica: Ligue a sua e, em seguida, vire as costas para a câmera enquanto continua a reunião. Observe o que acontece!

Use salas menores, muitas salas menores. Muito do valor das reuniões presenciais vem de conversas entre duas pessoas e em pequenos grupos que acontecem após a reunião. As pessoas normalmente se sentem psicologicamente mais seguras quando falam em um grupo menor, resultando em conversas mais ricas e em relacionamentos mais profundos. No projeto RSA, várias conexões que começaram em sessões de dois minutos depois se transformaram em amizades e projetos sociais conjuntos.

Pode demandar um pouco de esforço técnico para executar sessões de grupo, se a tecnologia não as suportar por padrão, mas geralmente é possível improvisar usando várias "salas". Isso trará ótimos retornos!

Crie espaço para pensamentos divergentes. Decisões em grupos frequentemente sofrem de "pensamento de grupo", ou seja, geralmente tomam decisões piores do que os membros individuais tomariam sozinhos. Um dos padrões mais comuns, especialmente em reuniões remotas, é seguir o líder, aceitando a primeira proposta viável que for feita.

Isso ocorre porque o pensamento divergente pode ser desafiador para qualquer grupo. O período de maior divergência foi apelidado de "zona do gemido" porque é normalmente muito desconfortável. Pode parecer assustador, como se os relacionamentos estivessem em sério risco. Quando estamos remotos e outros participantes presentes, isso pode parecer ainda pior.

Para que os participantes estejam dispostos a divergir, é vital criar segurança psicológica, a sensação de que falar livremente é bom e que erros serão tolerados ou até mesmo, bem-vindos.

• Certifique-se de que todos falem no início da reunião, talvez com uma atividade de aquecimento;
• Certifique-se de que os líderes falem por último!
• Reconheça o que as pessoas dizem. Não precisamos ser os facilitadores da reunião para fazer isso: É bom dizer: "Gostei da ideia da Jane";
• Faça perguntas sem julgamento sobre o que os participantes disseram, para provocar opiniões únicas e pensamentos divergentes;
• Separe as fases divergentes e convergentes da discussão. Por exemplo, o cronograma pode começar concordando com o assunto da discussão (convergir), passar para o brainstorming de possíveis soluções (divergir), antes de concordar com as próximas etapas (convergir).

O fator mais importante

Na verdade, dominar reuniões remotas não é tão difícil, mas precisa de atenção. Use as ideias deste artigo e do restante desta série, e a qualidade das reuniões remotas irá melhorar. Assim faremos mais, com mais facilidade. Teremos conversas mais interessantes. As pessoas vão notar. E quando isso acontecer, perceberemos como essa prática se espalha rapidamente.

E há um fator mais importante. Se quisermos resolver os grandes desafios do mundo, precisamos trabalhar juntos. Precisamos colaborar efetivamente, sem viagens extras, o que pioraria o problema das mudanças climáticas. Ou seja, precisamos dominar as reuniões remotas.

Sobre a autora.

Judy Rees é facilitadora, consultora e treinadora, trabalhando principalmente online. Como ex-jornalista e editora, trabalha e lidera equipes distribuídas desde antes da existência da Internet! Por mais de dez anos, vem conduzindo reuniões e treinamentos por meio do telefone, antes das videoconferências aparecerem. Seus atuais cursos online e ao vivo incluem o Remote Agile Facilitator for Adventures With Agile e Facilitating Exceptional Remote Learning for ICAgile. É coautora de um mini-curso online, que envolve participantes distantes. Sua newsletter semanal conecta mais de 3.500 leitores a recursos sobre trabalho remoto, facilitação, linguagem limpa e muito mais. Saiba mais em judyrees.co.uk