Fortalecendo equipes distribuídas com conversas sociais

Reuniões online devem dar resultados, seguir agendas, cumprir planos e serem executadas com eficiência. Porém, há um aspecto das reuniões remotas que geralmente fica esquecido, que é a oportunidade de fortalecer o relacionamento com os membros do time.

Fortalecendo os relacionamentos

No local de trabalho, a socialização ocorre de maneira espontânea, nos corredores, durante os intervalos para o café, na hora do almoço, passando pela mesa de alguém, a caminho do banheiro ou mesmo a caminho do ponto de ônibus ou metrô. Isso significa que, quando abandonamos as tarefas diarias para participar de uma reunião, já vamos prontos para falar de negócios.

Entretanto, no mundo online, as coisas são muito diferentes. Embora existam maneiras de nutrir interações sociais entre os membros da equipe, as reuniões podem aumentar o sentimento de conexão e diminuir o isolamento, principalmente se os membros da equipe trabalharem de casa.

É por isso que, embora as reuniões tenham ganhado uma reputação terrível no local de trabalho, são essenciais para o espaço online. Em vez de pensar nelas como momentos para atualizar um ao outro sobre questões do trabalho (as equipes remotas estão fazendo isso melhor através do "trabalho em equipe visível", usando o ecossistema online), as reuniões são oportunidades para se reconectar como profissionais e pessoas.

Reunir-se online com os membros da nossa equipe rotineiramente, pode nos ajudar a ficarmos confortáveis para conversarmos usando a tecnologia. Quando as coisas dão errado, ou quando há sinais de falta de comunicação, ou quando começamos a atrasar o trabalho, podemos facilmente participar de uma vídeo chamada para garantir que ninguém interpretem mal as mensagens que enviamos no meio da noite, e que a falta de comunicação em torno das tarefas não resulte em quebra de relacionamento. A conexão através da tecnologia não deve ser uma barreira para conversas em tempo real quando mais precisamos delas.

Além disso, hoje em dia, podemos terminar a primeira reunião com um novo cliente, um cliente em potencial, ou um cliente atual por vídeo. Qual a melhor maneira de estarmos sempre preparados para essas reuniões importantes, senão ficando à vontade quando conversando remotamente?

Construindo confiança

No livro "The Culture Map", Erin Meyer sugere que confiemos nas pessoas de maneiras diferentes:

"A confiança cognitiva é baseada na confiança que sentimos nas realizações, habilidades, e confiabilidade das outras pessoas, enquanto a confiança afetiva surge de sentimentos de proximidade emocional, empatia, ou amizade".

Na equipe, a confiança pode ser desenvolvida e sustentada entre os indivíduos de maneiras diferentes. Alguns de nós estarão observando o quanto os outros cumprem a oferta de ajuda, se entregam o trabalho a tempo, e se o trabalho é de alta qualidade. Enquanto isso, outros estarão procurando uma conexão mais pessoal ou social, procurando coisas que tenham em comum com os outros, o que é mais fácil de descobrir durante conversas em tempo real.

Conhecer bem uns aos outros exige ter uma imagem mental da pessoa, ouvir sua voz, ver suas expressões faciais, e reuniões remotas podem nos ajudar a conseguir isso. Este artigo sugere duas maneiras de utilizarmos as reuniões para fortalecer o relacionamento com a equipe, incorporar conversas sociais nas reuniões agendadas, e realizar reuniões remotas com o objetivo específico de se reconectar como os colegas de trabalho.

Bate-papo social em reuniões

Iniciar uma reunião com uma rápida rodada de bate-papo social pode ajudar a todos a se tornarem "presentes" e sentirem que estão no mesmo espaço. Além disso, fazer esse esforço inicial para contribuir com a conversa pode ajudar a gerar mais diálogo posteriormente.

Há outro lado prático para iniciar uma reunião online com conversas informais. A oportunidade de testar o som e a conectividade de todos. É melhor perceber, durante um pouco de conversa informal, que as configurações do computador precisam ser ajustadas porque compramos um fone de ouvido novo, do que no meio de uma discussão importante quando todos começam a gritar que não podem nos ouvir.

Também podemos verificar se o ruído de fundo é alto demais para manter o microfone aberto durante a reunião. Além disso, se a nossa conexão com a internet estiver ruim, podemos descobrir durante as conversas sociais e ajustar o ritmo da fala de acordo com a banda larga.

Iniciando a conversa social

Iniciar uma conversa com o objetivo de se conhecer melhor não é fácil para ninguém, portanto, aqui estão algumas perguntas sugeridas para iniciar as reuniões. Foram listados em ordem de "grau de informalidade", começando pelas melhores opções para equipes cujos membros não se conhecem bem, aqueles que possuem uma forte identidade de profissionais sérios, e alguns para pessoas que não gostam que as reuniões fiquem muito pessoais. É provável que o último conjunto de sugestões seja adotado por equipes que se consideram "alternativas" ou, por que não, "disruptivas".

• Você experimentou alguma ferramenta nova recentemente? (Ótimo para quem adora experimentar coisas novas)
• Chegou a ler alguma coisa interessante? (Podemos conhecer melhor alguém sabendo sobre o que gosta de ler)
• Ouviu alguma estratégia de produtividade recentemente? (Podemos matar dois coelhos com uma cajadada só com essa pergunta)
• Alguém tem um podcast particularmente interessante? Um episódio recomendado que pode nos ajudar com o trabalho? (Essa também é uma boa oportunidade para lembrar às pessoas que existem maneiras de fazer pausas ou procurar informações fora da tela do computador)
• Fala pra gente o que está atrás da sua câmera, as coisas que não podemos ver
• Conta pra gente o que têm feito ultimamente por onde mora/ no seu país
• Mostra uma foto da sua comida favorita ou tire uma foto durante a semana do seu almoço. Com que frequência come esse prato?
• Que horas são agora, e o que não poderia estar fazendo aí a essa hora?
• Faça um tour! Mostra pra gente a sua casa ou seu espaço de trabalho se estiver com o notebook, se estiver em um desktop, dá uma rodada com a webcam. (Se iremos sugerir isso, avise as pessoas que trabalham em casa com antecedência, caso elas queiram arrumar arrumar a casa)
• Qual a música que está fazendo sucesso ai agora, ou uma que nao sai da sua cabeça?

Os membros da equipe terão uma conversa informal de diferentes maneiras e em diferentes níveis, portanto, precisamos variar o modo como incentivamos o bate-papo nas reuniões.

Antes de começar

Antes de começar a experimentar qualquer uma das sugestões acima (e outras que virão na nossa cabeça), vamos pensar em como a equipe é sociável, como um todo.

• Gostamos da companhia das pessoas da equipe?

Em caso afirmativo, que tal reservar um tempo no final de cada reunião para uma rodada de conversas pessoais ou outras perguntas aleatórias para comemorar o desempenho? Por outro lado, se a equipe não gosta de socializar, basta fazermos um check-in rápido no início da reunião.

• Mantemos contato através da comunicação assíncrona todos os dias?

Se fazemos isso, talvez já tenhamos feito um bate-papo e não precisemos abrir o espaço para isso em todas as reuniões. Um "café virtual" pode ser mais adequado para a equipe (veja mais abaixo).

• Trabalhamos juntos em tarefas e regularmente respondemos quando precisam de ajuda?

Se os membros da equipe geralmente entram em contato um com o outro devido à natureza do trabalho, as reuniões provavelmente não precisam de muita conversa, já que já sabemos o que está acontecendo na vida das pessoas. Se, por outro lado, nos reunimos uma vez a cada duas semanas ou uma vez por mês e não temos muito contato, então alguns minutos para nos conectarmos como indivíduos em todas as reuniões podem ajudar a lembrar que somos uma equipe e não apenas as pessoas que trabalham paralelamente rumo a um objetivo comum.

• Alguns membros da equipe preferem separar a vida pessoal da profissional?

Algumas pessoas preferem manter a vida profissional separada da vida pessoal. Podem gostar da empresa e dos colegas, mas não querem compartilhar muito sobre a vida fora do trabalho. Nesse caso, podemos usar perguntas como as quatro primeiras que sugeri acima, que permitem que as pessoas revelem a personalidade, enquanto ainda falam sobre trabalho ou sobre o contexto do serviço.

Arranjar tempo para a conexão social não é banir toda conversa sobre o trabalho, mas ter conversas que costumamos não dar atenção quando falamos remotamente. Às vezes, essas conversas são sobre a vida e preferências pessoais, outras podem ser sobre aspectos do trabalho que valorizamos, mas nunca conseguimos discutir com a equipe. Trata-se de encontrar espaço para os membros da equipe se conectarem de maneiras que os ajudem a se sentirem mais envolvidos.

Tornar aceitável o engajamento social

Destacar o valor das conversas não relacionadas ao trabalho nas reuniões também pode dar origem a comportamentos espontâneos que podem ajudar no espírito de equipe. Nas últimas semanas, estive em uma reunião muito difícil, porque houve muitas divergências e expressões de frustração com o andamento do projeto e da forma como estávamos trabalhando juntos. Estávamos prestes a sair, quando um membro da equipe disse, "Calma, tenho uma coisa pra mostrar pra vocês".

Então girou a webcam em 90 graus e apontou para fora da janela, para nos mostrar uma bela paisagem branca. O resto de nós, que estávamos em um local mais quente, soltamos todos os tipos de "Oooohhhs", "Ahhhhs" e outros sinais de admiração. Terminamos a reunião com um sorriso no rosto.

Café virtual: o encontro social

À medida que o número de empresas remotas cresce, o mesmo ocorre com a adoção de reuniões sociais online. A transmissão estável de vídeos e o reconhecimento de que as interações sociais podem promover um melhor trabalho em equipe incentivaram os membros a se encontrarem remotamente com o único objetivo de "tomar café" juntos.

Essas sessões regulares, que geralmente têm nomes como "café virtual", "happy hour" ou "conversa sobre gatinhos" (o nome dado às sessões semanais no Management 3.0) têm espaço permanente no calendário de uma equipe, embora a participação seja sempre opcional. O objetivo dessas reuniões é conversar com colegas, sem objetivo de trabalho, sem tópicos definidos, apenas para jogar conversa fora e beber algo que gostamos.

Uma alternativa de espaço definido quando nos reunimos socialmente é uma sala de reuniões online onde as pessoas podem aparecer quando querem fazer uma pausa e querem apenas bater papo. Essa abordagem funcionará melhor em equipes ou empresas maiores, onde as chances de encontrar alguém remotamente são maiores. É uma ótima maneira de projetar um ecossistema remoto que permita interações aleatórias.

A GitLab Inc., empresa de plataforma de desenvolvimento de software, emprega 200 pessoas espalhadas por 39 países, e os funcionários são incentivados a fazer coffee-breaks virtuais algumas horas por semana. Além de reuniões agendadas, a empresa também oferece espaço para conversas espontâneas e horários ad-hoc de café. Uma sala virtual fica permanentemente aberta para as pessoas entrarem e saírem e é acessível por meio de um URL postada permanentemente no canal aleatório da plataforma de colaboração.

A Kartenmacherei, uma empresa alemã de fabricação de cartões, deu um passo adiante para fornecer um espaço de café para funcionários remotos e alocados. Pendurada ao lado da cafeteira do escritório, há uma tela com uma webcam, através da qual funcionários remotos podem "esbarrar" nos membros da equipe que estão na cozinha para tomar uma xícara de café juntos.

Arranje tempo para a "hora do café"

Pense quantas vezes em que tivemos uma piada para compartilhar em uma reunião, mas nos contivemos porque não estava relacionado ao trabalho e não queríamos atrapalhar a conversa. Nossas histórias, nossa ampla gama de interesses comunicam quem somos, isso nos faz ser pessoas tridimensionais, em vez de colegas bidimensionais. É aí que entram os "cafés virtuais".

Lisa Rabasca Roepe publicou recentemente uma coleção de estratégias que os trabalhadores remotos usam para se relacionar com os colegas de trabalho. Um dos colaboradores, um freelancer, explicou o valor de conhecer outras pessoas fora do escopo das reuniões de trabalho.

"Tenho alguns colegas, outros praticantes do individualismo, com quem me encontro regularmente por meio de bate-papo por vídeo, às vezes almoçamos, às vezes tomamos café. Normalmente nos encontramos uma vez por mês durante uma hora. Desde que trabalho para mim e geralmente trabalho sozinho, acho muito bom ter pessoas com quem conversar sobre assuntos comerciais e pessoais. E, embora moremos a uma distância não tão longe um dos outros, a configuração virtual reduz o tempo e as despesas gerais necessárias para nos reunir pessoalmente".

Se a equipe é relativamente pequena, menos de cinco ou seis pessoas, talvez não precisemos agendar regularmente essas sessões. Podemos encontrar tempo para conversar com assuntos pessoais ou compartilhar histórias à medida que aparecem nas reuniões regulares. Talvez consigamos organizar as reuniões sociais espontaneamente quando o clima estiver favorável. No entanto, para equipes maiores ou organizações virtuais, se essas reuniões não forem agendadas com antecedência, poderão nunca acontecer.

Conversas e outros tipos de comunicação que ocorrem por acaso no espaço de trabalho, precisam ser planejados no espaço online. Quando trabalhamos ao lado de nossos colegas, é fácil pedir para alguém tomar um café conosco. Mas remotamente, ao planejarmos para tomarmos um café pode parecer artificial, se não o agendarmos, isso poderá nunca acontecer.

O valor da discussão não estruturada

Além de proporcionar coesão à equipe e uma oportunidade de se conectar com os demais membros em diferentes níveis, os cafés virtuais também podem ajudar os funcionários remotos a desenvolver habilidades de comunicação.

Há muito valor em planejar reuniões, ter uma agenda e manter os assuntos em ordem. Mas também vale a pena nos acostumarmos com os silêncios que ocorrem quando um grupo de nós, que não nos conhecemos tão bem, aparece em um café virtual e, em algum momento, existe o silêncio. Mesmo que seja desconfortável passar dez segundos olhando para a tela, eventualmente alguém quebra o silêncio e continuamos conversando normalmente.

Essa é uma habilidade útil a ser desenvolvida, a capacidade de trabalhar em silêncio nas reuniões remotas. Esses silêncios dão tempo às pessoas que aidam não articulam seus pensamentos e permitem que alguns de nós consolidem o pensamento. Podemos nos permitir formar uma opinião depois de sintetizar o que os outros disseram.

Além dos silêncios, durante essas conversas informais, a equipe podem aprender novas maneiras de revezar entre eles. Enquanto nas reuniões formais podemos ter um conjunto de regras a seguir, ou a equipe pode contar regularmente com uma pessoa na reunião para facilitar a conversa, durante cafés virtuais podemos descobrir maneiras não estruturadas de conversar.

Em reuniões não relacionadas ao trabalho, à medida que ouvimos coisas que muitas vezes não surgem durante as reuniões regulares, ficamos mais curiosos, ouvimos mais de perto e o tom informal e descontraído ajuda a conversa a fluir sem que necessite alguém facilitando-a. O que aprendemos subconscientemente sobre os estilos de comunicação um do outro à medida que navegamos na conversa pode entrar nas reuniões focadas no trabalho e remover a necessidade de alguém para orquestrar a conversa.

Finalmente, as pessoas tendem a suprimir menos as emoções durante conversas informais do que nos ambientes de trabalho. Veja, quando os membros da equipe se reúnem para compartilhar algum tempo juntos, para se reconectar socialmente, tendem a rir mais alto, revivem as histórias como realmente contam, mostram o quanto um evento os incomodou. Conversar um com o outro sem se preocupar com os resultados da conversa ou passar por um escopo pré-definido ajuda a se expressar com mais liberdade e permitir que a personalidade apareça com mais facilidade. A abertura informal dos colegas também pode nos ajudar a sentirmos mais seguros psicologicamente quando estamos discutindo o trabalho.

Pontos de atenção

Sempre há uma ressalva.

A principal desvantagem desses coffee breaks? Podem nos dar uma pausa no trabalho, mas não nos dão uma pausa das telas. Se o nosso trabalho envolve passar o dia todo na frente de um computador, a última coisa que queremos fazer é descansar na frente dele.

Mas se essas interações forem importantes, encontraremos uma maneira de fazê-las funcionar.

Se ficamos sentados a mesa o dia todo, podemos levantar e mudar para um fone de ouvido sem fio ou usar os alto-falantes e o microfone integrados do notebook. Podemos fazer alongamentos, andar por aí ou, se ficarmos na mesa, podemos mudar a posição da tela e ajustar a postura. Esticar as pernas e os braços durante a hora do café virtual. Se precisarmos fazer uma pausa do computador, podemos reduzir o café, e posteriormente, podemos descansar uns minutos sem computador e celular, antes de voltar ao trabalho.

Sobre a autora

Pilar Orti Pilar Orti é a diretora da Virtual not Distant, uma empresa de consultoria e treinamento com sede em Londres, ajudando as organizações a fazer a transição para uma abordagem "opcional do escritório", adotando práticas remotas de equipe. Ela é anfitriã do podcast "21st Century Work Life" (e outros mais!), além de coautora de "Thinking Remote: inspiration for leaders of distributed teams".