Empoderamento das pessoas: libertar equipes através das Estruturas Libertadoras

Introdução

Todos já participamos de reuniões improdutivas, daquelas que não possuem agenda ou objetivo definido no convite. Onde as pessoas do alto escalão falam ou discutem, enquanto todo mundo tenta ficar acordado ou verificando as mídias sociais sem serem notados ou, ainda, tentam trabalhar abertamente em seus laptops, ignorando o que está acontecendo ao redor deles.

Não precisa ser assim.

Com base em pesquisas complexas e no que sabemos sobre aprendizado e motivação de pessoas adultas, as EL são projetadas especificamente para incluir a todos, soltar a sua voz e desbloquear soluções criativas e inovadoras para os desafios da vida, além de mostrar as oportunidades.

Usamos as EL na Capital One há anos, nas funções como scrum master, gerente de scrum masters e coach ágil em nível local, regional e divisional. Descobrimos que o impacto desta técnica atinge muito além da sala de reuniões. São ferramentas poderosas de mudança, aumentando o engajamento e a coesão, gerando bons resultados inesperadamente.

Construa equipes que prosperam

Uma das coisas mais interessantes das EL é a chance de experimentar a agitação energética de uma sala cheia de pessoas engajadas. É o que normalmente ocorre nas reuniões de EL que faço parte. Ouvimos risadas, vemos pessoas sentadas nas cadeiras e acabamos tendo resultados muito bons. As pessoas deixam as reuniões energizadas, os participantes sentem-se mais ligados ao trabalho e uns aos outros. Isso, por sua vez, os torna mais dispostos e capazes de trabalharem juntos. As barreiras estão quebradas e conexões estão feitas. Lembro-me de um gerente de engenharia dizendo: "Agora que participamos desse momento juntos, não serei capaz de ignorar os emails do Geraldo!"

Estes são os tipos de resultados que frequentemente vêm do uso de EL, porque subvertem as dinâmicas usuais em torno do poder, de quem é ouvido, de quais ideias acabam sendo postas à mesa, quem recebe uma votação, enfim, não apenas produzem ótimos resultados, mas também aumentam a resiliência e o senso de camaradagem da equipe.

Às vezes, é fácil dispensar pessoas que não gostamos e discordamos. Talvez dizemos a nós mesmos que não estão trabalhando o bastante, que não são inteligentes o suficiente ou que não entendem o negócio como um todo. Inclusive, é possível que as vejamos como algum tipo de ameaça. As EL colocam as pessoas em um diálogo construtivo com as demais, com quem podem não conversar o tempo todo, pessoas que podem não saber ou gostar, e nessa interação, empatia, respeito e abertura a novas perspectivas, todos podem se desenvolver. Nenhum conjunto de ferramentas pode forçar a agilidade, a criatividade ou o respeito, mas as EL fazem um trabalho melhor do que qualquer outra abordagem (conhecida pelo autor), que é o de abrir a porta para essas possibilidades.

Compromisso

As EL fornecem uma maneira de ter um diálogo rico e respeitoso em toda uma gama de tópicos, fazendo isso sem recorrer a conversas unidirecionais, membros do grupo excluindo outros, ou todo mundo apenas tentando parecer inteligente, mantendo as aparências e disfarçando as evidências. Por exemplo, os introvertidos geralmente se sentem excluídos das discussões e decisões por causa da maneira como processam as informações. As pessoas que pertencem a grupos subordinados (por exemplo, mulheres, funcionários de nível júnior, trabalhadores remotos) geralmente descobrem que não são ouvidos ou que estão sendo ignorados.

As EL são projetadas explicitamente com engajamento e empoderamento em mente. Desde o convite de abertura até a maneira como o espaço, o tempo, a participação e o controle são utilizados, as EL criam uma experiência que promove a segurança, a inclusão e a diversidade. Como resultado, as pessoas muitas vezes estão dispostas a compartilhar mais habilidades e conhecimentos inerentes à conversa.

Estava facilitando uma liderança tecnológica de cerca de 30 pessoas. Acabamos de terminar o Triz, onde exploramos de forma divertida como tornar um dos nossos problemas mais urgentes ainda pior, como uma forma de descobrir maus hábitos. Um dos gerentes de tecnologia conversou comigo depois da sessão e disse: "Sinto que estamos finalmente falando sobre problemas reais. Tivemos que fingir que estava tudo bem, mas agora estou esperançoso de que vamos falar sobre as coisas que realmente importam." Dizer a verdade exige coragem, e as EL podem ajudar a criar um espaço onde a verdade pode aparecer.

Uma ótima combinação com ágil

Uma suposição fundamental do método ágil é que somos parte de um sistema complexo, onde o futuro é imprevisível. Neste contexto, parece que a melhor maneira de proceder é conduzindo pequenos experimentos, mapeando o impacto de nossas ações, aprendendo sobre o ambiente ao longo do tempo, através de tentativa e erro. Isso exige compromisso e engajamento pessoal ou, se não houvesse nenhum engajamento, pra quê iríamos correr riscos? Também é necessária uma certa tolerância ao erro, pois se não pudermos falhar, então as pessoas vão se ater ao que foi testado como sendo verdadeiro e a inovação não irá acontecer.

Quando usamos as EL em um ambiente ágil, incentivamos conversas respeitosas que aumentam o número de perspectivas na sala. Uma maneira de definir a criatividade é a capacidade de combinar ideias diferentes. Não é de se admirar, então, que a diversidade de pensamento vá resultar em mais ideias e de melhor qualidade, e com mais criatividade. E como já mencionado, ser ouvido, visto e respeitado promove a confiança, que leva a um maior senso de segurança psicológica, que é o que as equipes precisam para se sobressair.

Estive liderando uma equipe em uma retrospectiva usando uma estrutura libertadora chamada W3. Na fase "O quê?" do exercício, a equipe listou uma série de coisas que tornaram a vida difícil, problemas com prioridades, critérios de aceitação e histórias mudando; se sentiram como se estivessem do lado errado do chicote. Durante a fase "Tá, e agora?", na qual a equipe foi convidada para dar sentido aos dados coletados na sprint anterior, uma das engenheiras disse: "Sabe de uma coisa? Sempre estaremos lidando com mudanças, com incertezas, precisamos ter processos ágeis que possam lidar com isso". O comentário dela agiu como um ponto crucial, com a equipe mudando a postura de se sentir vítima para outra, de se apropriar do processo. O legal disso é que não foi necessário falar sobre princípios de auto-organização, nem apontar a tensão entre produto e equipe, nem mesmo fazer perguntas poderosas. A equipe aprendeu sozinha usando as EL.

O desenvolvimento de software é um trabalho árduo, e fazê-lo com um cronograma e um orçamento que as empresas podem pagar é ainda mais difícil. Por isso, não me surpreende quando vejo executivos e gerentes fazendo uma espécie de "falso ágil". Com isso, quero dizer sobre o pensamento do projeto, com requisitos iniciais e uma data de vencimento, mesmo que as equipes estejam fazendo as coisas relacionadas a iteração. Existem razões comerciais válidas para manter a ilusão de controle, fingir que sabemos quando algo será feito ou com meses de antecedência o que o cliente quer e o mercado exige. Mas tudo isso é uma ilusão, e fingir cria uma situação em que perdemos diversas coisas como a transparência, o diálogo honesto e a agilidade que, por definição, significa a capacidade de aprender à partir de experiências pequenas e valiosas para então responder às mudanças do mercado.

As EL subvertem essa ideia de "estou pensando em um número, por favor me diga o que quero ouvir" da comunicação. Isso ocorre porque as EL incluem conscientemente todas as vozes, convidam as pessoas a imaginar o sucesso de novas maneiras, analisam as questões a partir de novas perspectivas e ouvem as preocupações e percepções das pessoas que normalmente ignoramos.

Gere mais soluções criativas e diversas

Um dos resultados do uso de EL na equipe é o trabalho mais produtivo e engajado. Por exemplo, com apenas um encontro fora da empresa, ouviu-se a principal queixa: as pessoas estavam desgastadas. Estavam tão envolvidos, tão engajados que, em vez de ficarem entediados ou desejarem poder ir fazer outro projeto ou mudar de equipe, precisavam de tempo para se recuperar.

A forma como isso funciona é que permitimos que as pessoas na reunião possuam o conteúdo. Entenda isso como compreender como a intenção flui através do sistema. Podemos pensar que isso praticamente envolve alguém explicando cada etapa, usando muitos slides com diagramas de rede. Já vi isso acontecer, com horas ouvindo alguém falar, com pouca retenção. Uma pesquisa diz que nos lembramos de algo como menos de 10% de uma apresentação do PowerPoint depois de três dias. Decidimos tentar outra abordagem, uma EL chamada Trocar e Compartilhar (Shift and Share). Para cada "pedaço" do processo, um especialista daquele conhecimento reúne em uma palestra de até oito minutos da sua área com destaques, partes principais e maiores desafios.

Os participantes da reunião dividiram-se em pequenos grupos e mudaram de pedaço em pedaço para oito minutos de conversa, oito minutos de perguntas e depois, próximo grupo. Cobrimos todo o processo em cerca de 90 minutos e os líderes envolvidos passaram o tempo com alguns dos principais participantes de cada etapa. Tiveram a chance de realmente ouvir as perspectivas e preocupações linearmente. A equipe de liderança saiu com uma compreensão contextualizada mais profunda do que estava acontecendo, além de conhecer os nomes e os rostos das pessoas que estavam fazendo o trabalho fora de sua área. Isso se mostrou importante, porque criou maior compreensão, empatia e confiança em toda a organização. Isso, por sua vez, levou a uma menor quantidade de procura de culpados e a busca de solução de problemas mais cooperativa.

Existem mais de 30 ELs, e todas podem ser usadas isoladamente ou em sequência (o resultado de uma serve como configuração da próxima EL), levando a melhores reuniões. Temos que desistir da ilusão que o controle realmente trará melhores resultados, assim como o ágil.

Começando com as Estruturas Libertadoras

O site Liberating Structures tem toda a informação necessária para começar, incluindo instruções passo-a-passo. Há também um aplicativo, Liberating Structures, que contém muitas informações, com filtros e pesquisa fácil.

Recomendo começar com duas estruturas que podem ser inseridas em quase todas as reuniões: Impromptu Networking e 1-2-4-All. Podemos usar o Impromptu Networking como uma maneira de preparar a próxima discussão que desejamos ter. Por exemplo, se estamos falando sobre priorizar a lista de trabalho da equipe, podemos perguntar: "Qual é a coisa crucial que não estamos falando?" A pergunta deve ser ousada, às vezes de maneira ambígua, para aumentar a diversidade de pensamento, e não faz mal a ninguém sermos um pouco brincalhões. Dê a todos um minuto para pensar em uma resposta, forneça papel e canetas para ajudar a sair uma resposta. Em seguida, convide todos a se associarem a alguém com quem normalmente não interagem e dê um minuto para cada um responder um ao outro. Após os dois minutos, peça a todos que encontrem outro parceiro e repitam, depois de dois minutos, faça esse exercício com mais outra pessoa. Incentive as pessoas a melhorarem a resposta à medida que vão fazendo as iterações. Poderíamos responder perguntando: "O que você ouviu que mais te surpreendeu?" ou "O que você ouviu que deve ser compartilhado?".

Para acompanhar esta discussão, ou gerar uma discussão sobre qualquer tópico, podemos usar o 1-2-4-All. Mais uma vez, comece com uma introdução desafiadora. Podemos aperfeiçoar tentando algo como: "O que DEVE estar no topo do backlog para atingir o objetivo?" Comece com um minuto de escrita silenciosa. Dar esse minuto é importante para os introvertidos, de modo que possam reunir os pensamentos, assim como para os extrovertidos, para que possam pensar antes de falar. Depois de um minuto, divida em grupos de dois e compartilhe as ideias por dois minutos conforme a dinâmica citada anteriormente. Pode-se esclarecer e melhorar a ideia, concentrar-se em uma das duas ou criar algo novo. Se a equipe for pequena, podemos compartilhar ideias em grupo. Em uma reunião maior, pense em grupos de quatro e dê quatro minutos para discutir cada ideia. Questione dizendo: "Quem tem uma ideia que toda a sala precisa ouvir?". Vá de grupo em grupo e escreva o que ouvir, não precisa de um relatório completo de cada grupo, apenas capture o que é importante ou diferente que deveria ser compartilhado. Pode finalizar perguntando: "Quem mais tem uma ideia que devemos ouvir?" Para capturar vozes que eventualmente não foram ouvidas.

Conclusão

As Estruturas Libertadoras (EL) são uma ótima maneira das equipes encontrarem sua voz. As EL fazem isso acontecer, nos pedindo para pensarmos criativamente sobre os tipos de convites que estamos fazendo e subvertendo a dinâmica normal de poder em uma reunião. Perguntas melhores geram melhores respostas, perguntas inesperadas podem gerar resultados inesperados. Compartilhar o poder não apenas revela mais do que a equipe sabe, mas também sinaliza para que sejam ouvidos, vistos e respeitados. As EL são um ótimo conjunto de ferramentas para desenvolver o engajamento e a adesão na equipe, além de gerar resultados melhores. Encorajamos a todos que tentem utilizá-las ao menos uma vez!

Sobre o autor

Greg Myers possui background em desenvolvimento de software, gerenciamento de produtos e engenharia, design e facilitação de workshops/treinamentos, liderança e coaching. Adora conectar o que sabemos sobre como entregar os softwares com o que estamos aprendendo sobre como as equipes funcionam. Já falou sobre as Estruturas Libertadoras em workshops e conferências nacionais, regionais, locais e internas. Atualmente se degladiando com o Blender e impressão 3D, também é um ávido oleiro, entusiasta de taiji e estudante de teatro de improviso e mindfulness. Encontre-o em sua página do Speaker e no Linkedin.