O novo plug-in Google para Microsoft Outlook permite substituir o servidor Exchange pelo Google Apps, dando ao usuário a mesma experiência de uso do Outllok, mas com uma significativa redução de custos pelo uso da infra-estrutura do Google.
O plug-in permite sincronização instantânea de e-mail, calendário e contatos entre o Outlook e a interface web do Gmail/Calendar. Contatos adicionados através do Gmail aparecem no Outlook e eventos configurados no calendário do Outlook aparecem online no Google Calendar.
O protocolo IMAP anteriormente usado pelo Outlook para acessar contas Gmail, e considerado lento para grandes bases de usuários, foi substituído pelo Google Offline considerado muito mais rápido. A instalação e configuração do plug-in é um processo de "2 cliques". Os usuários nem notam que não estão mais usando o Exchange.
Robert Rudy, CIO da Avago – uma empresa com faturamento de US$ 7 bilhões e 4,100 usuários - estima que o Google Apps custe 1/6 de uma instalação similar do Exchange economizando então US$ 1,6 milhões ao ano e ficando entre os premiados pelo “2009 CIO 100 Winners“. O plug-in teve outro efeito : o número de empregados da Avago usando Outlook caiu de 39% para 12% em 4 semanas trocando pelo Gmail. A Genentech, maior cliente Google Apps, tem 20.000 empregados usando o plug-in para o Outlook.
O Google está oferecendo as edições Premier e Education. A edição Premier custa US$50/usuário por ano, incluindo 25 GB de armazenamento, pesquisa instantânea, 99.9% de disponibilidade, acesso móvel, Google Vídeo, Google Sites, além do Gmail, Docs e Calendar. Empresas com menos de 50 usuários podem pleitear a versão gratuita com propagandas. Atualmente, o Google possui 1 milhão de empresas usando Google Apps e a grande maioria delas está usando a versão gratuita.