A auto-organização é definida como um fenômeno no qual a organização interna de um sistema aumenta em complexidade sem que ele seja guiado ou gerenciado por uma fonte externa. Ela é tida como um atributo fundamental das equipes ágeis. Entretanto, para ter sucesso nessa empreitada, é preciso muito suporte dos membros da equipe e também da gerência e do ambiente organizacional.
Esther Derby sugeriu que a maioria das equipes que caminham em direção à auto-organização enfrentam dois extremos no envolvimento da gerência:
- Gerentes Helicópteros - aqueles que tentam fazer o resgate muito cedo, privando a equipe de pensar e resolver seus próprios problemas sozinha.
- Gerentes Ausentes - aqueles que não entram em ação nunca, independente de se a equipe tem ou não toda a capacidade necessária para resolver os problemas.
Esther sugeriu o seguinte guia para ter sucesso com as equipes auto-gerenciáveis:
- Se a equipe tem capacidade suficiente para resolver o problema, então dê espaço a ela. Caso contrário, faça perguntas para guiá-la no processo de encontrar uma solução. Isso pode ajudá-la a formar a capacidade que ainda não tem.
- Quando o tempo não for tão imperativo, permita que a equipe trabalhe a questão. Isso pode ajudar a melhorar o espírito de união e de colaboração
- Se a solução é limitada pelo escopo e pelo impacto, ou a decisão é irreversível, dê espaço para a equipe resolver a questão, mesmo que haja uma boa chance de eles falharem na primeira vez.
Esther ainda adicionou,
Sempre há um equilíbrio entre a eficiência e a oportunidade de aprendizado. As equipes auto-gerenciadas podem superar as convencionais... mas só se os gerentes estiverem dispostos a investir nesse processo.
Semelhantemente, Dave Nicolette sugeriu os seguintes fatores para o crescimento das equipes auto-gerenciáveis que realmente funcionam:
- Defina os limites claramente - Sem isso, a equipe fica perdida sobre o quanto ela pode gerenciar e quando deveria pedir ajuda ao gerente. Sem a definição desses limites, as equipes caem no erro de excesso de precaução e não tomam nenhuma decisão sem buscar auxílio.
- Tolere erros e dê tempo para o aprendizado - o gerente não deveria agir logo no primeiro problema. Ele deveria permitir que a equipe aprenda com seus próprios erros e que tome as ações corretivas nessas situações
- Mantenha o desafio na equipe, sem frustrá-la - o gerente deveria estar a par da capacidade da equipe e de suas limitações. Ele deveria estar apto a dar a ela desafios suficientes para mantê-la num estado constante de aprendizado e de crescimento.
Um estudo realizado há alguns anos sobre modelos de sucesso de equipes auto-gerenciáveis enfatizou bastante o equilíbrio no envolvimento do gerente com a equipe. Esse equilíbrio correto permitiu às equipes melhorarem muito suas capacidades de tomada de decisão e de resolução de problemas.
Desta forma, é importante construir a infra-estrutura em torno das equipes ágeis durante a caminhada rumo à auto-organização. É importante que os gerentes conheçam o nível de habilidade da equipe, agindo ou aguardando o melhor momento, e atuando como um catalisador para a equipe atingir tal estado de organização.