Reuniões são caras. Um dia inteiro de reuniões dos times pode custar milhares de doláres, se calcularmos o custo de todas as pessoas envolvidas além dos overheads que acontecem. Dado isso, é pragmático se preparar para elas a fim de garantir que suas reuniões Ágeis sejam o mais efetivas possíveis.
Alex citou o livro Collaboration Explained, escrito por Jean Tabaka onde ele menciona que devemos planejar dois dias de planejamento para cada dia de reunião efetiva. De acordo com Alex algumas dicas que devemos ter em mente são:
- Se manter focado
- Conhecer o objetivo
- Do some advance preparation
- Fazer algumas preparações avançadas
- Não se atentar a muitos detalhes
De forma parecida. Dmitri Zimine sugeriu uma receita simples para reuniões efetivas. Suas recomendações incluem,
- Seja responsável pela reunião - vá preparado e se sinta responsável pelo sucesso da reunião
- Defina uma Agenda, Defina o objetivo e o resultado esperado
- Considere utilizar time-boxing - inclua time box de 30 minutos na reunião, reuniões curtas são mais efetivas.
- Participação física - Faça com que todos estejam presentes fisicamente - escreva em um quadro branco, faça anotações, ande, movimente-se!
- Termine a reunião de forma explicíta - relembre o objetivo, seja claro nos resultados, próximas ações e compromissos definidos.
Mark Needham enfatiza a importância de controlar o tempo. De acordo com Mark, verificar o tempo faz com que a reunião fique mais focada e também leva a criatividade. Mark também sugeriu o uso de um "estacionamento" para o bom funcionamento da reunião.
O estacionamento seria tipicamente uma parte do separada no quadro branco para "estacionar" discussões sobre tópicos que podem ser discutidos depois, porém não fazem parte do propósito da reunião.
Eu nunca vi isso ser utilizado com muito frequência, porém parece ser uma técnica útil pois reconhece que alguém levantou um ponto interessante, mas esse ponto não será discutido no momento.
Toni mencionou que as reuniões que funcionaram para ele foram aquelas onde havia apenas uma discussão com as pessoas corretas. De acordo com Toni, a maioria das reuniões terminam como uma grande perda de tempo.
De fato a maioria das reuniões duram entre 30 minutos até 1 hora, as decisões ( se você for sortudo, e se isso acontecer) são tomadas em 5 minutos ou perto disso.
Em resposta a Mark, Venkatesh Sampath sugeriu
Eu realmente odeio reuniões, mas apenas aquelas que não são focadas e são improdutivas. Algumas vezes, mais discussões entre Devs deve ser o suficiente, pelo menos funcionou muito bem para diminuir o tempo das reuniões.
Venkatesh também lembrou do Dan North e sua ferramenta chamada Os Seis Chapéus do Pensamento que pode ser utilizada a fim de conduzir reuniões efetivas.
A empresa Outformations compartilhou diversos detalhes sobre o processo das reuniões Ágeis e as melhores práticas. Eles sugerem que reuniões assim como sprints requerem habilidades e prática. Espera-se que o time melhore com a experiência.
Embora as reuniões sejam caras, elas também são necessárias. A chave está em conduzir elas efetivamente, utilizando de forma eficiente os recursos disponíveis e promovendo uma comunicação saudável. Assim como Dmitri sugeriu, talvez provendo uma visão extrema,
O último ponto:
* Promova comunicação em reuniões formais. Lembre-se que "Reuniões são punições geradas devido a falta de comunicação eficaz".