Como realizar reuniões diárias em time ágeis distribuídos geograficamente? Esta é uma das questões que Scott Ambler trata em seu artigo “Como fazer uma reunião de coordenação distribuída”, sobre os desafios envolvidos na coordenação de equipes em vários países e fusos horários.
Vale lembrar que uma reunião diária (stand-up meeting, daily meeting ou daily Scrum meeting) tem por objetivo principal ajudar o time a se auto-organizar. É uma reunião de sincronização das tarefas entre os membros, e é sempre feita no mesmo horário e no mesmo local, em frente ao quadro em que estão afixadas as histórias e tarefas. Durante a reunião, cada integrante da equipe fala sobre:
- O que realizou desde a última reunião;
- O que irá fazer até a próxima reunião;
- Quais são os impedimentos que estão bloqueando o seu progresso.
Ambler inicia sua discussão tratando de um detalhe importante: o termo correto a ser usado. Para ele, a reunião distribuída deveria ser chamada “reunião de coordenação”, pois seu objetivo maior é a coordenação dos esforços da equipe. Ele argumenta que as designações clássicas não são ideais: "stand-up meeting", por exemplo, implica a presença em um mesmo local e "daily Scrum meeting" se refere a um método ágil específico.
Algumas ferramentas são necessárias para que a reunião diária distribuída aconteça de forma a cumprir os seus objetivos: equipamentos como, por exemplo, uma TV de tela grande ou um projetor, além de softwares de vídeoconferência e para acompanhamento de iterações/sprints (uma planilha pode atender neste último caso).
O desafio aumenta quando as equipes estão distribuídas ao longo de vários fusos horários, dificultando a compatibilização com a jornada de trabalho habitual. Elizabeth Woodward, Matthew Ganis e Steffan Surdek abordam essa e outras questões no capítulo do livro “A Practical Guide to Distributed Scrum”.
Os autores recomendam que seja usado algum horário em comum entre todos as jornadas de trabalho dos membros da equipe e que, mesmo que isso não seja possível, as reuniões diárias sejam mantidas de alguma maneira. Citam e avaliam diversas opções para a comunicação, destacando as videoconferências (menos perda de comunicação não-verbal; custos altos), teleconferências (maior facilidade de realização; dificuldade em manter o grupo interessado), e até mesmo softwares de mensagens instantâneas (conveniência; dificuldades de controle e em manter a atenção do equipe).
Especificamente, quando se tem apenas um membro remoto do time, Mike Cohn sugere manter o uso do quadro de tarefas:
Minha recomendação é continuar a usar o taskboard físico – os benefícios são muito grandes para times em um mesmo local, para se perderem com a troca por ferramentas de gerência de backlog.
Mike recomenda, ainda, que seja atribuída ao ScrumMaster a responsabilidade de atualizar uma planilha eletrônica após as reuniões diárias.
Um dos princípios básicos do Agile é a comunicação efetiva. A distância, as variações em fusos horários e os diferentes idiomas nativos podem comprometer essa comunicação a ponto de questionarmos se realmente vale a pena tamanha dificuldade. Mas quando a distribuição física da equipe é uma realidade, a saída é encontrar caminhos alternativos para que se mantenha o ritmo diário e o máximo de transparência.