Esther Derby, renomada consultora e escritora em técnicas ágeis, escreveu recentemente em seu blog criticando o mito da auto-organização em equipes. Ela diz que a moda da "auto-organização" é fruto da falta de compreensão por parte dos gerentes sobre estruturas organizacionais e a formação de equipes. Derby cita comentários de gerentes e questiona:
Do ponto de vista de um gerente, será que isso significa que podemos unir pessoas em equipes de projetos e elas irão se auto-organizar e produzir resultados de alta performance?
Derby chama a atenção para o fato de que equipes auto-organizáveis dependem de tempo, formação e estruturas de apoio. Elas não nascem do dia para a noite, conforme a vontade dos gerentes. Ela aponta três concepções erradas:
Equipes auto-organizáveis são completamente autônomas, auto-gerenciadas e não precisam de gerentes.
Para formar uma equipe auto-organizável, basta indicar um objetivo e exercer pressão sobre a equipe para atingi-lo.
Considerando que a equipe é auto-organizável, ou auto-organizada, a equipe pode acomodar a perda e a inclusão de membros facilmente.
Errado: Equipes auto-organizadas não precisam de gerentes
Sobre o primeiro erro, Derby afirma que existe um motivo para utilizar o termo "auto-organizáveis" em vez de "auto-organizadas". O motivo é que se trata de um processo; não é algo estável. Isto é, a auto-organização ocorre continuamente.
A auto-organização, do ponto de vista de sistemas sociais, apenas significa a possibilidade da equipe ou grupo de criar novas abordagens e se adaptar para enfrentar novos desafios e mudanças no seu ambiente.
Derby destaca que equipes auto-organizáveis possuem autoridade limitada para se comprometer, organizar e definir seu próprio trabalho. Ou seja, a equipe desenvolve estratégias para trabalhar e se organizar dentro de limites determinados pela estrutura organizacional e o ambiente externo.
As equipes de projeto não existem independentemente, por si só, e sim para produzir um produto ou serviço capaz de agregar valor para a empresa. As equipes e seus membros são responsáveis por atingir os resultados esperados para a organização.
Os gerentes devem criar condições para que equipes auto-organizáveis se formem e se desenvolvam, reforça Derby.
Jurgen Appelo defende a mesma ideia, dizendo que o papel mais importante dos gerentes é criar condições para que as equipes se formem e alcancem alta performance sustentável.
Errado: O time-boxing força qualquer grupo a se transformar em uma equipe. Basta colocar um grupo de pessoas juntas e lhes dar um desafio, que se unirão em uma equipe.
Para Derby, é óbvio que qualquer equipe necessita de objetivos claros e motivadores; sem isso não existe razão para a existência de uma equipe. Ela lembra que os membros da equipe também devem possuir as capacidades técnicas necessárias para o trabalho, bem como as habilidades de comunicação e relacionamento interpessoal essenciais para o trabalho em equipe. Além disso, a equipe precisa das ferramentas e recursos necessários para atuar, bem como a integração com o restante da empresa.
O método de utilizar pressão para forçar pessoas a trabalharem em equipe normalmente tem efeitos desastrosos.
O time-boxing concentra os esforços e estimula o foco em objetivos para a equipe, criando um ritmo de trabalho e fornecendo feedback sobre a execução. Porém, metas inatingíveis e alta pressão não favorecem a formação de equipes auto-organizáveis; ao contrário, prejudica seu desenvolvimento.
Errado: Equipes ágeis auto-organizáveis devem ser capazes de acomodar a mudanças frequentes na composição de seus membros.
Derby defende que as equipes precisam de tempo para serem formadas e se desenvolverem, o que também é reforçado pelos estágios de desenvolvimento de Tuckman. Os membros de uma equipe aprendem juntos, criam normas de funcionamento e preparam o caminho para a obtenção do alto desempenho da equipe.
Algumas equipes atingem o estágio de alta performance e são abertas ao ingresso de novos membros, mas não devem sofrer grandes alterações. A estabilidade é um fator muito importante. Derby diz que
Alterar mais de 30% da equipe de uma só vez pode levar a equipe novamente para o estágio inicial de formação (reboot). Alterações frequentes dos membros (turnover) impedem o desenvolvimento da equipe. [...] O papel dos gerentes é proporcionar condições para que os membros das equipes permaneçam o maior tempo possível juntos. Os gerentes devem proteger as equipes e evitar trocas constantes de seus membros.
Conclusões
Derby argumenta que as equipes auto-organizáveis necessitam sim de gerentes. São os gerentes que determinam os objetivos e metas das equipes, e cuidam das habilidades e capacidades das pessoas, seja na contratação ou no desenvolvimento dos componentes da requipe.
Os gerentes são responsáveis por proteger a equipe e também por estabelecer limites mínimos dentro dos quais seja capaz de se organizar. Além disso, são os gerentes que fazem a integração das equipes entre elas e delas com a empresa como um todo.