Em recente artigo no blog HBR, Tony Schwartz exalta a "magia" de fazer uma coisa de cada vez. Para ele, o aumento do número de pessoas se sentindo sobrecarregadas é resultado não da quantidade de horas trabalhadas, mas sim do desgaste em realizar muitas tarefas ao mesmo tempo.
Os avanços da tecnologia e das comunicações destruíram os antigos limites de trabalho. Schwartz menciona uma certa ansiedade criada pela mobilidade e portabilidade dos dispositivos:
Diga a verdade: Você responde emails durante teleconferências (e telefonemas)? Você leva seu notebook às reuniões e finge fazer anotações enquanto, na verdade, está navegando na internet? Você almoça na sua mesa de trabalho? Você faz ligações ou envia SMS enquanto dirige?
Muitos de nós, lendo as perguntas acima, reconhecemos estar o tempo inteiro conectados, desejando ser produtivos e realizar sempre mais coisas. Schwartz compara esse sentimento a uma coceira: mesmo sabendo que não deveríamos fazer, não conseguimos resistir.
Schartz menciona que o custo maior, considerando que não tenhamos um colapso, é a diminuição da produtividade como consequencia de dividir a atenção. Ele diz que mudar a atenção de uma tarefa para outra causa um aumento de 25% em média na duração da primeira tarefa.
A redução da produtividade é reforçada pelo aumento no gasto de energia pessoal devido ao fato de sempre estarmos fazendo alguma coisa na abordagem multitarefa. Schwartz menciona seu exemplo pessoal afirmando:
Sou três vezes mais produtivo em escrever quando foco numa tarefa, sem interrupções, e faço verdadeiras pausas de descanso longe da minha mesa de trabalho. A melhor maneira de uma organização aumentar a produtividade e o pensamento inovador é encorajar períodos de foco e atenção nas tarefas separados por intervalos de descanso.
Susan Cain, em seu livro "O Poder dos Introvertidos", defende que as pessoas introvertidas são mais produtivas exatamente por serem mais focadas. Assim como Schwartz, Susan reconhece que a quantidade de estímulos e as facilidades da tecnologia e das comunicações são barreiras a serem vencidas através da disciplina.
Schwartz propõe a adoção de três comportamentos para aumentar a produtividade:
- Faça a coisa mais importante primeiro, logo pela manhã;
- Estabeleça intervalos regulares para pensar de forma criativa e estratégica com foco no longo prazo;
- Tire férias verdadeiras e regulares.
A conclusão de Schartz é que a produtividade depende da nossa energia e do engajamento no trabalho com foco, prioridade e disciplina. A realização de tarefas em períodos sem interrupção são essenciais para um comportamento produtivo e renovar as energias em intervalos regulares provê sustentabilidade deste comportamento a longo prazo.