Na apresentação "experiências com agile em equipes distribuídas", Joost Mulders e Andriy Korpan mostraram no XP Days Benelux 2013 como unirão uma equipe de desenvolvimento na costa da Ucrânia com um cliente na Holanda, usando práticas ágeis e ainda falaram sobre os prós e contras do Agile distribuído.
Mproof é um fornecedor de soluções ágeis de software de gestão de serviços em TI para empresas de médio porte e para provedores de serviço. Eles precisam expandir para se manterem competitivos, e decidiram iniciar trabalhando com a companhia ucraniana Symphony Solutions. Uma vez que a abordagem tradicional com cascata não havia funcionado, decidiram adotar o Agile. Joost e Andriy falaram sobre as cinco pontos essenciais no Agile Distribuído: cultura, comunicação, compromisso, integração e capacitação em gestão.
Joost afirmou que "não é possível construir uma cultura, mas somente desenvolvê-la". Por exemplo, na Ucrânia há diferenças no ambiente de trabalho entre homens e mulheres. Isso foi abordado pelas equipes do lado holandês que possuem mulheres em sua composição, e que estão apoiando o fato de uma mulher assumir o papel de Scrum Master no lado ucraniano. Outro exemplo que possibilita uma mudança de cultura é trazer pra perto profissionais juniores e seniores mostrando a todos somos iguais e que a opinião de todos importa.
Eles descobriram que fazer teleconferências sem vídeo não cria um engajamento entre os participantes; dessa forma, decidiram adotar as teleconferências com vídeo em todas as reuniões regulares, de revisão de código e de programação em par. Eles também se organizaram para que as pessoas tivessem a oportunidade de se encontrarem face-a-face. Inicialmente, os membros da equipe viajavam no lugar do gerente de projetos para que isso fosse possível. Com o passar do tempo, equipes inteiras viajavam com tempo suficiente para conhecerem uns aos outros. No entanto, as viagens foram adaptadas com a agenda de cada um dos membros da equipe, pois alguns preferem não viajar para cuidarem dos filhos, por exemplo. Andriy explicou que "a comunicação entre as pessoas que trabalham remotamente muda significativamente quando têm a oportunidade de conhecer uns aos outros".
Em equipes distribuídas, pode ser mais difícil encontrar todos os membros da equipe envolvidos e comprometidos uns com os outros e com a equipe. Mesmo assim, o compromisso entre eles foi melhorado, considerando que não havia sentimento de distinção entre os membros da equipe da Ucrânia e Holanda. As equipes se encontravam pessoalmente com regularidade, e os membros da equipe de ambos os locais participavam, na medida do possível, dos eventos gerais da empresa.
É necessário encontrar alternativas aos cafézinhos e almoços, no qual as equipes conseguem conversar sobre diversos assuntos. Para isso, as empresas estimularam o uso de redes sociais tanto para uso profissional quanto particular. Eventos de socialização também foram criados, como um torneio de futebol online. "Permitimos que a equipe se divirta durante a comunicação e estimulamos isso para que eles possam se sentir como se estivessem juntos", disse Andriy.
Inicialmente, a equipe remota foi tratada como uma fila de recursos, sendo solicitada conforme necessário, e o feedback não foi dado diretamente, mas através do CEO Ucraniano. Quando isso parou de funcionar como desejado, decidiram mudar a abordagem de gestão. Os membros da equipe do lado holandês se envolveram no recrutamento de membros do lado ucraniano, avaliando diretamente e comentando sobre os candidatos, estimulando assim o feedback entre as pessoas do lado holandês e ucraniano da equipe.
Construir uma equipe de desenvolvimento distribuída leva tempo e exige comprometimento por parte da organização, que precisa investir dinheiro e esforço. A implementação de uma equipe distribuída pode receber uma abordagem ágil, melhorando a medida que avança.