Obeya é uma abordagem gerencial que utiliza salas de guerra e visualização para gerenciar projetos. Malika Mir, Diretora de TI e Escritório Digital na IPSEN Pharma, uma das maiores industrias farmacêuticas da atualidade, apresentou o estudo de caso em uso na Ipsen Pharma com o título Obeya como um sistema de gerenciamento para CIOs durante o Lean IT Summit 2015 ocorrido entre os dias 8 e 9 de outubro em Paris.
A InfoQ americana realizou uma entrevista com Malika Mir para entender os motivos pelos quais ela implementou o Obeya, como eles estão utilizando o Obeya para gerenciar portfólios de projetos, suas experiências com o Obeya e os benefícios que foram alcançados com o uso desta abordagem.
InfoQ: Poderia explicar como o Obeya funciona?
Malika Mir: A base do Obeya é o gerenciamento visual assim, temos um pedaço de papel muito grande na parede da sala com as semanas e os meses impressos e cada Gerente de Domínio atua como um facilitador durante a reunião semanal com sua equipe para rever a situação do projeto baseado em nossos 3 critérios e o alinhamento com a nossa estratégia de TI. Tomamos a decisão focados em 3 critérios que iniciam com: Se a classificação da Voz do Cliente estiver entre 9 de cada 10, o nível de Qualidade que é definido pelo critério de um projeto em seu lançamento tenha 0 (zero) defeitos em um período de 3 meses e o fator de Entrega no Prazo de acordo com a entrega inicial acordada com o pessoal de negócios.
O documento é atualizado durante a reunião semanal sendo que os milestones alcançados são sinalizados com um pin preto e os que estão com algum tipo de atraso são sinalizados com um pin vermelho.
InfoQ: Porque decidiram utilizar o Obeya para liderar as ações de seu departamento?
Malika Mir: Descobri que o Obeya é um sistema fácil de usar e de implementar, e que não precisa aprender uma nova metodologia. Em contra partida, devido a ser visual, as equipes podem ver os resultados imediatamente e sendo mais específica, as melhorias podem ser informadas rapidamente. Esta abordagem também ajuda às equipes a estarem juntas e a fazer uso de um formato mais enxuto, os líderes das equipes podem ser dispensados das reuniões semanais se suas cargas de trabalho não lhes permitir participar. O Obeya faz com que as reuniões de equipe sejam obrigatórias e como um grupo, também é possível compartilhar boas práticas e sugerir melhorias aos seus colegas. Em apenas 1 hora, a reunião de equipe torna-se muito mais eficiente com as pessoas em pé e compartilhando suas experiências e apresentando resultados.
InfoQ: Pode descrever como implementou o Obeya? E como foi a transição para o Obeya?
Malika Mir: Tivemos a ajuda de uma consultoria externa, a Operae, porque precisávamos de alguém com experiência real para implementar o Obeya adequadamente. Eles iniciaram avaliando nossa situação atual e como estávamos entregando valores com relação aos nossos objetivos estratégicos. Esta avaliação foi então apresentada a toda a equipe de projeto em um seminário fora da empresa. Após esta apresentação, a equipe de projeto começou a organizar reuniões de equipe em uma sala dedicada, uma reunião de 1 hora na qual cada gerente de projeto compartilhava seu progresso, seus problemas e os KPIs de seu projeto. O progresso é informado em um grande pedaço de papel colado na parede da sala de reuniões. Utilizamos código de cores, um tipo de codificação que criamos para assegurar que todos falamos a mesma língua e entendemos o estado atual do projeto.
InfoQ: Poderia apresentar alguns exemplos que mostram como o Obeya lhe ajuda a gerenciar os portfólios?
Malika Mir: Mensalmente, solicito para os funcionários que me apresentem uma visão consolidada do portfólio com nossos critérios e também discutimos problemas de gerenciamento e como melhorar o processo como um todo.
InfoQ: Como está sendo a primeira experiência dos gerentes com Obeya? O que eles pensam sobre o assunto?
Malika Mir: Os gerentes estão comigo, eles entendem o valor a respeito de "ser capaz de controlar suas atividades", e estão indo além do simples gerenciamento de portfólio de projetos tendo uma fonte sobre melhores práticas e compartilhando com suas equipes.
InfoQ: Quais benefícios o Obeya trouxe. Pode apresentar alguns exemplos?
Malika Mir: Ganhei uma visão clara de como estamos. Com todo mundo utilizando a mesma abordagem, consigo avaliar melhor se a equipe está focada na satisfação do cliente e com isto, podemos entregar valor. A Voz do Cliente é um indicador que começamos a utilizar no último ano com uma média de 6 para cada 10, atualmente estamos utilizando uma média de 8 para cada 10. Esta é a principal melhoria que alcançamos. Agora temos o controle do portfólio, o que não ocorria antes. Minha equipe também está focada no gerenciamento de problemas para garantir a resolução final de incidentes recorrentes o que também consideramos um grande valor para o negócio. Criamos salas Obeya em nossas principais filiais e o próximo passo em nossa melhoria de Gerenciamento de Projeto é a de revisar o estado de um projeto na sala Obeya com nossos clientes.
InfoQ: Se outras empresas desejarem utilizar o Obeya, quais conselhos poderiam ser dados?
Malika Mir: É preciso uma forte liderança do CIO para implementar. Eu ainda continuo estudando e avaliando o mundo Obeya para garantir que mantemos uma disciplina forte e estamos focados nos nossos KPIs. Em minha sala, mantenho uma parede com um Obeya: uma cópia em papel do KPI dos projetos por tipo.
Gostaria de aconselhar os CIOs que façam o mesmo visto que é uma grande oportunidade para discutir sobre o portfólio e fazer um aprofundamento sobre os detalhes quando questões específicas ou desafios específicos são levantados.
Liderar a revisão de projetos em um mesmo formato ajuda a manter o interesse pelo assunto alto e a apoiar e qualificar seus principais gerentes.