Os paradoxos apoiam as transformações ágeis: eles nos fazem parar, pensar, e discutir usando uma linguagem compartilhada. Eles também ajudam a mostrar empatia e fornecer um caminho a seguir. A VIVAT, uma companhia de seguros holandesa, usa paradoxos em treinamento e no trabalho cotidiano para impulsionar sua transformação ágil.
O InfoQ entrevistou Patrick van Ginneken, gerente de programa da VIVAT, sobre como os paradoxos são usados para possibilitar mudanças inovadoras e introduzir ideias ágeis aos gerentes, e ajudá-los a aplicar essas ideias a seu trabalho diário.
InfoQ: Na VIVAT, os paradoxos são usados para impulsionar a transformação ágil. Você pode discorrer sobre isso?
Patrick van Ginneken: A VIVAT quer desempenhar um papel de liderança no setor de seguros digital e se tornar a companhia de seguros mais inovadora. Para inovar e mudar de forma rápida e eficiente, criamos uma organização ágil. O uso de paradoxos se adapta perfeitamente à necessidade de mudanças inovadoras em uma transformação ágil. Na VIVAT, atualmente usamos três paradoxos fundamentais para comunicar a mudança:
- Pare de começar e comece a terminar
- Divida em pequenas partes para alcançar grandes resultados
- Equipes de longa duração para realizar resultados de curto prazo
Usar esses paradoxos cria vários efeitos ao mesmo tempo, e que são benéficos para a transformação.
- Faz parar e pensar
- Mostra empatia em relação ao status quo
- Fornece um caminho a seguir
- Cria uma linguagem compartilhada - as contradições são fáceis de lembrar
Nós vemos isso na prática à medida que os paradoxos são adotados nas interações do dia a dia.
InfoQ: Poderia dar um exemplo disso?
Van Ginneken: Durante uma sessão de planejamento de portfólio, os Product Owners começaram a desafiar um colega, quando ele argumentou para iniciar uma importante iniciativa, com a pergunta "Isso parece uma boa ideia, mas o que foi concluído que permite que você comece algo novo?". Com base nessa discussão, ficou combinado em se concentrar na remoção de um dos obstáculos que estava atrasando uma iniciativa em andamento ao invés de começar algo novo.
InfoQ: Seu uso de paradoxos começa com "esclarecer a norma", como você explora o comportamento atual. Por quê, e como funciona?
Van Ginneken: Compreender seu comportamento atual e seu efeito não desejado fornece um gatilho efetivo para a mudança. As pessoas geralmente agem com a melhor intenção. Por exemplo, é lógico pensar: se quero realizar algo, é melhor começar o mais rápido possível. Ao reconhecer esse comportamento, reconhecemos o outro positivamente e suas intenções. Nós não dizemos: "Você sempre esteve errado em querer começar o quanto antes". Suas intenções foram corretas e em conjunto, estamos aprendendo melhores maneiras de alcançar nossos resultados desejados.
Mostrando as consequências não desejadas das melhores intenções, fornece a base para analisar o que é possível mudar. Isso permite que alguém mude seu comportamento atual sem comprometer suas intenções.
Também enfatizamos isso em nossos relatórios. Por exemplo, adicionamos a quantidade do work-in-progress e a velocidade aos relatórios de portfólio do nível gerencial, inicialmente como informações adicionais, para dar um novo rumo à conversa. Fornecer o antigo e o novo lado a lado destaca a diferença entre olhar através do antigo quadro de referência e a nova abordagem ágil.
InfoQ: Como você apresenta novas ideias ágeis aos gerentes da VIVAT?
Van Ginneken: Usamos diferentes instrumentos para apresentar os insights ágeis. O mais óbvio é o treinamento em que aplicamos os paradoxos acima mencionados. No treinamento, usamos exemplos do mundo real da VIVAT, tanto negativos como positivos, e focamos no papel de cada indivíduo na condução da mudança.
Em nível de portfólio, também realizamos sessões de planejamento, de stand-ups, e demo days ao longo de uma cadência sincronizada em toda a empresa. Isso visualiza o trabalho e força discussões em torno de prioridades, valor, e de dividir o trabalho em pequenas partes. Apresentar ideias ágeis é uma jornada em que tentamos nos adaptar ao que aprendemos nas retrospectivas regulares e fazer uso das circunstâncias da mudança como uma oportunidade para mudar.
Por exemplo, durante nossas primeiras sessões de planejamento, tínhamos apenas uma ideia vaga de como as dependências das unidades de negócios deveriam ser acordadas. Descobrimos que em um nível operacional precisávamos dar mais orientação, por exemplo, em como o trabalho entre as unidades seria administrado. No entanto, sem primeiro tentar, não teríamos conseguido encontrar a solução definitiva, já que ninguém havia experimentado os problemas. Durante a nossa revisão, reunimos o que aprendemos e concordamos com a forma ajustada de trabalhar.
InfoQ: Como você ajuda os gerentes a aplicar esses insights em seu trabalho diário?
Van Ginneken: Durante nossos treinamentos, fornecemos orientação prática com base nos paradoxos. Enfatizamos o papel do gerente na mudança. Por exemplo: quando alguém quiser implementar uma nova ideia, pergunte o que foi concluído e que permite começar a nova iniciativa (Pare de começar e comece a terminar); compreenda os pressupostos que estão sendo feitos e use isso como base para tornar o trabalho pequeno (Divida em pequenas partes para alcançar grandes resultados); e invista nas equipes e seu desenvolvimento, buscando estruturalmente áreas de melhoria usando retrospectivas (Equipes de longa duração para realizar resultados de curto prazo).
Os casos mais gratificantes são quando os gerentes começam a motivar seus colegas com seu entusiasmo para avançar. Por exemplo, o gerente do nosso departamento de serviços do usuário e do local de trabalho procurou um product owner do negócio para fazer um demo day todo mês, onde os últimos resultados são mostrados com entusiasmo a todos que quiserem ver. A área de infraestrutura normalmente não é envolvida em transformações ágeis, mas a unidade desse gerente está crescendo mais que as outras, e está mostrando o que é possível [fazer com o uso desses insights].
InfoQ: O que você aprendeu da sua transformação ágil até agora?
Van Ginneken: Nossas principais lições foram:
- Investir fortemente na qualidade e disponibilidade dos product owners
- Reforçar continuamente o ágil na estratégia, comportamento, estrutura, e sistemas da organização
- Torná-lo visível, criar líderes que mostrem o que é possível
- Limitar o impacto das dependências das unidades de negócios, tomando medidas estruturadas, como a automação e a transferência de habilidades
- Trazer a área de negócios a bordo (em todos os níveis)
InfoQ: Quais os próximos passos?
Van Ginneken: Nossos desafios atuais estão em torno de ampliar o escopo da aplicação do ágil dentro da VIVAT e escalar em um nível de portfólio. Também investimos em facilitadores, como um pipeline de entrega contínua. Mas, em última análise, o importante é continuar fazendo, construindo, e aprendendo.