Uma das últimas barreiras para uma organização transformar suas operações em Ágil é o processo de aquisições. Recentemente, na conferência Agilia, Mirko Kleiner apresentou a aquisição Lean-Ágil, uma abordagem para negociação de contratos de serviços que envolvem especialistas em aquisições, equipes de TI e fornecedores para reduzir radicalmente o tempo que os contratos levam para serem negociados e avançar de uma postura combativa para uma abordagem colaborativa em função de atender às necessidades do cliente.
De acordo com Kleiner:
Normalmente, os parceiros externos são bem integrados em organizações ágeis e são parte essencial da corrente de valores. Entretanto, muitos ainda são tratados como fornecedores ao invés de parceiros com uma visão parecida. Em um mundo de mudanças rápidas e mais complexas, isso se transformará em uma vantagem competitiva para empresas possuírem acesso rápido a um ecossistema de parcerias confiáveis que compartilham dos mesmos valores.
Em diversas empresas a abordagem de aquisições é desenhada em meio à desconfiança e uma crença equivocada de que as necessidades das organizações podem ser expressadas explicitamente, e que um contrato produzido empurra os riscos de necessidades mal-entendidas para o fornecedor (preço fixo, contratação baseada em especificações). Um vídeo foi mostrado sobre a futilidade dessa abordagem. Ainda foi apontada a situação atual onde os processos de aquisições levam de 6 a 12 meses antes de qualquer trabalho ser iniciado para resolver problemas ou satisfazer as necessidades do cliente.
Sua solução para dilemas de contratos é o Canvas de Aquisições Lean, uma ferramenta para identificar metas compartilhadas e resultados, encontrar alinhamento na forma de trabalhar e gerar acordos rápidos sobre trabalhos com um fornecedor ou partes afins.
A chave do sucesso neste processo de aquisições Lean-Ágil é a habilidade de formar uma equipe multi-funcional com as pessoas certas dentro da organização, incluindo as áreas jurídicas, de aquisições, a área de negócios que precisa do serviço/produto, TI e outras áreas afetadas. No canvas, esta equipe preenche rapidamente as áreas focadas em negócios (em poucas horas), depois disso poderá trazer um número de fornecedores potenciais para trabalhar em conjunto a fim de completar as áreas remanescentes do canvas. Kleiner exemplificou como um grande contrato de terceirização para entregar uma aplicação móvel foi negociado e acordado em menos de uma semana, e como os três fornecedores potenciais foram envolvidos no processo de seleção. O próprio canvas pode se tornar um contrato efetivo entre o fornecedor e o cliente.
O ponto-chave é a construção do pensamento (mindset) colaborativo dentro e fora da organização, além de trabalhar juntos em tempo real para completar o canvas e ter a experiência de como diferente equipes de fornecedores trabalham com o cliente.
Kleiner realçou que "Ágil é sobre pessoas - não compramos um recurso, o convidamos para colaborar conosco".