Les rétrospectives et les "feedback loops" sont au cœur de chaque implémentation Agile/Scrum. Conçus comme des outils pour aider les équipes à se perfectionner, ils sont pourtant oubliés la plupart des fois lors des formations d’introduction à l’agilité. La raison ? Sur deux jours, les formateurs (l'auteur de cet article inclus) n’ont pas assez de temps pour couvrir l’intégralité du sujet et se limitent à décrire une forme simple de rétrospective. Conséquence : une seule approche rend les rétrospectives ennuyeuses et avec le temps personne n’y voit plus d'intérêt.
Brian Lawrence décrit un format de rétrospective rassurant qui marche bien avec un groupe nombreux qui n'a pas encore l'habitude de travailler ensemble. Il distribue des fiches 3''x5'' ou des post-it de couleurs différentes pour chacune des catégories abordées. Il laisse au groupe 20 minutes pour indiquer les points positifs, puis 20 minutes pour dire ce qu’il faut changer. Le facilitateur colle sur le mur les fiches groupées par thème. Enfin l'équipe utilise le temps qui lui reste pour décider des actions à mener.
Jimmy Bosse affirme que les rétrospectives sont toujours importantes et quoi qu’il arrive on ne peut pas s’en passer. Il explique qu’elles donnent à l'équipe les moyens de changer et de progresser. En leur absence, les difficultés et les bugs deviennent des outils d’accusation et de critique alors qu’ils pourraient servir à réfléchir aux axes d’amélioration.
Yves Hanoulle réplique :
A mon avis dire qu'il ne faut "JAMAIS arrêter les rétrospectives" est une erreur. Jamais et toujours ne sont pas des mots agiles. Ne les utilisez jamais ;-) Par contre, si une équipe décide d'arrêter les rétrospectives il est nécessaire d'en analyser les causes. Il faut déchiffrer qu'est-ce qui se cache derrière cette décision.
On a demandé à Doug Shimp si les commentaires issus des rétrospectives devaient être affichés publiquement. Sa réponse : plutôt que de publier les notes de l'équipe, il vaut mieux publier les objectifs et les enseignements acquis. Et encore faut-il le faire avec précaution puisque certaines améliorations, sorties de leur contexte, peuvent se transformer en soucis pour les RH.
Jason Little a pensé à aménager une salle dédiée aux rétrospectives où afficher les recommandations pour aider l'équipe quand le coach est absent. Il inclut :
- Une grande salle, agréable, avec assez d'espace ;
- Un coin avec des rappels sur : " la valeur des rétrospectives, le format standard pour les réunions et une checklist à vérifier avant de commencer la rétrospective " ;
- Un panier avec le nécessaire pour un coach agile : post-it, marqueurs et documentation de techniques diverses. C'est ce qu'il appelle le "toolkit de la rétrospective".
L'agenda type de Jason:
- Décider quel sera le sujet de la réunion.
- Exposer l'agenda et inviter à faire des commentaires.
- Brain-storming sur ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas marché.
- Brain-storming pour décider sur les activités à démarrer et sur celles à arrêter.
- Créer un plan d'action.
- Remplir l’espace dédié aux post-it bien/mal.
Le Agile Retrospective Wiki décrit un certain nombre d’exercices peu connus :
- 6 Thinking Hats Retrospective
- Pillars Of Agile Spiderweb Retrospective
- Appreciative Retrospective
- Top 5
- Plan of Action
- Start, Stop, Continue, More of, Less of Wheel
- Each One Meets All
- The Complexity Retrospective
- Force Field Analysis
- Pomodoro Retrospective
- Retrospective Surgery
- Questions Retrospective
Christopher Avery a dit au sujet des bénéfices des Rétrospectives :
- La Rétrospective est l'occasion pour un groupe de se comporter comme une équipe, en écoutant tout le monde, en intégrant les différentes perspectives et en parvenant à un consensus sur la façon de gérer la prochaine itération.
- " Clore les sujets : c'est difficile de démarrer quelque chose si des sujets restent encore mentalement ou émotionnellement suspendus ".
Ce journaliste a écrit un guide de base pour mener des bonnes rétrospectives : "Je commence par souligner les faits positifs de l'itération précédente (valorisation de ce qui s'est bien passé) avant de réfléchir à ce qui pourrait mieux se passer. Ainsi le moral de l'équipe remonte et tout le monde est bien disposé pour discuter de problèmes difficiles. En plus je suis convaincu qu'il est essentiel de définir des objectifs simples (SMART) pour l'itération suivante et les afficher dans l'open space. Dans le cas contraire les objectifs risquent de ne pas être atteints et l'équipe perdra l'intérêt face aux rétrospectives étant donné qu'elles n'améliorent rien.
Sur le blog ScrumDesk on discute de l'utilisation du Speed Boat Innovation Game:
Pour commencer il faut dessiner un bateau avec deux ancres et deux moteurs. Le nom du bateau doit correspondre au thème qu’on veut examiner (en particulier si le nombre de points à traiter est grand). Le principe du jeu est celui de demander aux membres de l'équipe de faire une liste de ce qui ralentit le projet et de coller les post-it correspondants à l'ancre. Laissez-les donc écrire des idées qui pourraient accélérer le bateau et coller les post-it à un moteur. A ce stade vous pouvez grouper, mettre en séquence et/ou voter les différents points comme dans une rétrospective agile/scrum. Nous avons créé deux bateaux au cours de notre session. Les personnes ont pu exprimer un grand nombre d'idées et proposer librement des solutions qui ont été transformées immédiatement en points d'action pour les directeurs.
Enfin Matthew Bussa fourni les astuces suivantes:
- Ne soyez pas débordés ! Au début les rétrospectives vont durer plus que prévu mais elles deviendront de plus en plus courtes avec le temps.
- Faites en sorte que ce soit un moment où les membres de la team peuvent exprimer librement leurs inquiétudes et leurs propositions d’amélioration mais évitez de parler uniquement des points négatifs. Parlez également de ce qui a bien marché et de comment continuer.
- Actions à mener: elles sont importantes et témoigneront de l'efficacité des rétrospectives. Proposez des points d'action mesurables, assignez-les à une personne, et, très important, faites le suivi à la prochaine rétrospective. Si les points sont sous le contrôle de la team, faites le possible pour les compléter au plus tôt.
- Limitez vos points d'action à 3-5 points, prenez ceux à haute priorité. C'est plus facile de se rappeler de 3 ou 5 points que de 20. Et d'ailleurs il est plus probable qu'ils soient complétés.
- Renouvelez vos rétrospectives ! Cela aidera à maintenir la fraîcheur des réunions et à éviter que les personnes s'habituent. Consultez le livre Agile Retrospectives Making Good Teams Great.
- Souvenez-vous de borner les activités autant que possible à l'aide d'une boîte de temps pour respecter les agendas des membres de l'équipe.