Le Lean IT Summit 2015 débute aujourd'hui à Paris. Cet évènement de 2 jours organisé par l'Institut Lean France propose un état de l'art et des retours d'expériences d'Europe et d'ailleurs. InfoQ couvre l'évènement avec des nouvelles, des Questions/Réponses et des articles.
InfoQ FR a échangé avec Frédéric Prévault, qui parlera lors du Summit de l'usage du Lean à la DSI de Faurecia, du chemin pour mettre en place le Lean-IT, de l'inversion du rôle de la DSI, des apports du Lean-IT, ainsi que des réussites, défis et progrès à venir.
InfoQ FR : Bonjour Frédéric. Pourriez-vous vous présenter ?
Frédéric Prévault : Je travaille dans l’industrie automobile depuis 25 ans, chez des équipementiers internationaux : Valeo, puis Faurecia. Initialement orienté manufacturing, au travers de diverses responsabilités de production, projets, méthodes, qualité et logistique, j’ai rejoint le service informatique du Groupe Faurecia afin d’apporter mon expérience opérationnelle, particulièrement liée au « Lean manufacturing ». Je suis actuellement en charge de la direction Gouvernance et Lean au sein de la DSI.
InfoQ FR : Comment avez-vous découvert le lean-IT ?
FPR : Simplement en appliquant les règles de base du Lean, et en comprenant les processus informatiques et administratifs (finances, comptables, achats...) : nous avons observé et identifié les difficultés et gaspillages, et par un travail collaboratif avec les acteurs, nous avons pu trouver les causes racines des problèmes. La connaissance des principes du lean en usine m’a amené à appliquer les mêmes méthodologies adaptées aux flux de données, avec parfois la complexité de visualisation, de travail en silos, et sur le traitement des informations en multi sites.
InfoQ FR : Dans quel contexte l'avez-vous déployé initialement ?
FPR : Le lean manufacturing est largement décrit, enseigné et déployé, particulièrement au niveau des usines, et dans le développement des programmes. L’informatique est souvent considérée comme un sous processus, alors que dans l’ère digitale, les applications IT sont devenues indispensables, voire critiques. Elles supportent maintenant tous les processus et flux de données. Peu de personnes étaient attachées à cette activité, et le CIO était convaincu de la marge d’amélioration qui pouvait être apportée, tant sur le déploiement des projets, que sur le support et le contrôle des applications et serveurs. Je parlerais même de la conviction que sans lancer cette démarche, alors que la décision avait été prise de déployer sur l’ensemble du périmètre Faurecia le système SAP, nous prenions un risque majeur. Donc il y avait beaucoup d’attentes et de défis à relever...
InfoQ FR : Vous exposerez durant le Lean-IT Summit votre utilisation du Lean pour inverser le rôle de la DSI. Pourriez-vous revenir sur cette inversion ?
FPR : Comme précédemment évoqué, les systèmes informatiques sont maintenant devenus critiques, particulièrement si nous prenons l’exemple de nos usines qui livrent en « juste à temps ». Un autre exemple peut être donné sur la gestion du cash : notre groupe doit maîtriser ses niveaux de stock, et donc sa justesse. Par le partenariat du service informatique avec les opérationnels, nous avons identifié comment maîtriser les points clés :
- D’une part, par la compréhension des processus industriels et administratifs par les informaticiens (comment passer de l’implémentation d’outils à celle de processus en support des utilisateurs, et donc du client),
- D’autre part, par la compréhension de l’utilisation des applications (comment maîtriser la qualité des données, la maîtrise des modifications souvent sources de rupture, et finalement s’approprier les multiples applications). Finalement, nous avons en quelque sorte inversé le mode de fonctionnement, en passant du « push » au « pull ».
InfoQ FR : Quels ont été les apports du Lean pour les équipes et pour votre relation avec vos usines ?
FPR : Le Lean nous a apporté une structure et a permis de nous remettre en question en permanence, dans un contexte de déploiement international, et d’acquisitions importantes ces dernières années. Nous avons une meilleure compréhension des besoins et de l’exigence de nos clients, je parle bien sûr des utilisateurs des applications informatiques, et au final notre client Faurecia.
Les équipes IT sont plus au contact et deviennent des interlocuteurs reconnus et souvent incontournables dans l’amélioration des processus, le démarrage et la gestion des programmes ou de lancement de nouvelles usines. Nous avons également un meilleur contrôle de nos équipements et des flux d’informations, ce qui nous permet d’alerter et réagir en continu, en couvrant la production des usines 24h/24, 365j/an sur quatre continents. Bien entendu, nous avons appris comment avoir la maîtrise de la prévention par le déploiement de standards de gestion des projets adaptés à l’informatique, des AMDEC, d’évaluation de l’application des méthodologies, mais également comment assurer le mode réactif lors d’incidents par les QRQC ou de rupture par les A3 pour améliorer ou revenir aux standards. Sans oublier la transversalité des bonnes pratiques !
InfoQ FR : Quelles ont été les premières réussites et difficultés et comment les avez-vous dépassées ?
FPR : Les premières réussites peuvent se résumer au travers des premières reconnaissances par nos utilisateurs, suite à des chantiers d’amélioration, souvent basés sur la méthode de résolution A3. Elles ont apporté de façon pérenne des ruptures dans les méthodes de travail afin d’avoir une meilleure maîtrise des stocks, des flux financiers dans les centres de comptabilité (amélioration des temps de traitement de factures, maîtrise du nombre d’anomalies).
Je peux également évoquer la mise en œuvre de standards de déploiement de projets structurés, avec la mesure de la valeur ajoutée, reconnaissant l’apport du processus informatique au-delà de l’outil lui-même. Bien sûr, ces démarches demandent de la discipline. Bien souvent, l’application des principes du Lean n'est pas que du bon sens, et remet en question les habitudes et les routines établies. L’écoute, l’observation, la compréhension et la démonstration de l’apport de ces changements et des gains associés permettent de surmonter les réticences. La suite est une question de conviction et de respect.
InfoQ FR : Où en êtes-vous aujourd'hui du déploiement du lean dans votre entreprise et quels sont les challenges qui vous restent à relever ?
FPR : Le processus de déploiement est un processus en amélioration continue. Le service Gouvernance et Lean IT représente une équipe d’une quinzaine de personnes. Nous avons également créé une école de formation informatique qui dispense des cours pour tous les utilisateurs de Faurecia, depuis 3 antennes basées sur 3 continents en langue locale. Nous étions à 2 il y a 5 ans. Nous nous adaptons aux nouveaux défis et devons suivre l’évolution de l’entreprise. Je pourrais également parler de l’entreprise digitale qui va apporter et apporte déjà son lot d’innovations, mais également de rêves. Bien sûr, nous devons comprendre la valeur ajoutée pour les utilisateurs, et revoir les fondations de nos processus et organisations.
InfoQ FR : Quels conseils donneriez-vous pour initier une telle démarche ?
FPR : Il me paraît indispensable d’avoir la connaissance et la conviction de l’apport que le Lean peut apporter. Il est nécessaire d’avoir le soutien de la direction, et d’identifier les sponsors lors d’interactions avec les utilisateurs. L’initiation des chantiers de résolution débouche souvent sur la mise en œuvre de nouveaux standards que les managers doivent suivre. Le coaching est un des éléments importants pour débuter, car se lancer dans le lean ne se résume pas à l’application d’outils. Il est fondamental d’identifier les faiblesses sur lesquelles il est opportun de démarrer pour apporter la valeur ajoutée escomptée et reconnue par ses pairs, et finalement par son client.