Obeya est une approche de gestion de projets avec des salles de commande (war room - NdT) et de la visualisation. Malika Mir a parlé de l'usage d'Obeya en tant que système de management pour les DSI au Lean IT Summit 2015.
InfoQ a échangé avec Malika Mir sur ses motivations à déployer Obeya au sein de IPSEN Pharmaceutical, son usage pour la gestion du portefeuille de projets, son expérience Obeya et les bénéfices retirés.
InfoQ : Pourriez-vous rapidement expliquer le fonctionnement d'Obeya ?
Malika : La base est du management visuel. Nous avons un très grand panneau papier sur le mur avec les semaines et mois, et chaque responsable de domaine facilite un rendez-vous hebdomadaire avec son équipe pour vérifier le statut des projets autour de nos trois principaux critères et de l'alignement avec la stratégie IT. Nous avons pris la décision de nous concentrer sur trois critères pour commencer : la Voix du Client avec une cible de 9 sur 10, la Qualité définie comme zéro bug durant les trois premiers mois après le lancement, et la Livraison à l'Heure, c'est à dire conformément à la date initiale d'accord avec le client.
Le document est mis à jour durant ce rendez-vous hebdomadaire avec les jalons marqués en noir et les retards en rouge.
InfoQ : Qu'est-ce qui vous a poussé à déployer Obeya pour votre DSI ?
Malika : Je trouvais qu'Obeya était un système facile à utiliser et déployer, sans besoin d'apprendre une nouvelle méthodologie. En plus, comme c'est visuel, les équipes voient les résultats immédiatement et des améliorations peuvent être repérées très vite. C'est aussi un bon moyen d'aider les équipes à se regrouper sur un format court, les responsables d'équipes pouvant être absents quand leurs agendas sont trop chargés. L'Obeya rend la rencontre des équipes obligatoire, et en tant que groupe vous pouvez aussi partager les bonnes pratiques et proposer des conseils aux autres. En seulement une heure la réunion est bien plus efficace en restant debout et en partageant des retours et des expériences.
InfoQ : Pourriez-vous développer la manière dont vous avez déployé Obeya ? Comment s'est passée la transition ?
Malika : Nous avons été accompagnés par une entreprise externe, Operae, car il faut une véritable expertise pour un déploiement convenable. Ils ont commencé par évaluer la situation actuelle et l'écart entre le résultat et nos objectifs stratégiques. Cette évaluation fut alors présentée à toute l'équipe de management pendant un séminaire "au vert". Après cette présentation, les équipes projet commencèrent à organiser des réunions hebdomadaires dans une pièce dédiée, en une heure, où chaque chef de projet partageait son avancement, ses difficultés et KPI. L'avancement est présenté sur de grandes feuilles de papier sur les murs de la salle. Nous utilisons des codes couleur, une forme commune pour garantir de parler le même langage et comprendre le statut des projets.
InfoQ : Auriez-vous des exemples montrant qu'Obeya aide à la gestion des portefeuilles ?
Malika : Tous les mois, je demande à mes N-1 de me présenter une vue consolidée de leurs portefeuilles avec nos critères et nous discutons aussi de problèmes de management, et de la manière d'améliorer les processus globaux.
InfoQ : Quelle est l'expérience de vos managers de premier niveau d'Obeya ? Qu'en pensent-ils ?
Malika : Mon premier niveau est complètement engagé, ils comprennent la valeur de mieux contrôler leurs activités, et vont plus loin que la gestion du portefeuille de projets en ayant une source des meilleures pratiques à partager avec les équipes.
InfoQ : Quels bénéfices tirez-vous d'Obeya ? Auriez-vous des exemples ?
Malika : J'ai gagné de la clarté sur notre positionnement, tout le monde utilisant la même approche, et je peux mieux évaluer la convergence des équipes sur la satisfaction client et son atteinte. La Voix du Client est un indicateur clé. Nous avons commencé l'année dernière avec un 6 sur 10, et après un an, nous sommes plutôt à 8. C'est une véritable amélioration. Nous contrôlons vraiment notre portefeuille, ce qui n'était pas vrai avant. Mon équipe se concentre aussi sur la gestion des problèmes pour garantir la résolution des incidents récurrents, ce qui apporte beaucoup de valeur métier. Nous avons créé des salles Obeya dans nos principaux sites, et l'étape suivante pour les chefs de projet est de vérifier l'avancement des projets avec les clients dans la salle.
InfoQ : Si d'autres organisations devaient utiliser Obeya, que leur conseilleriez-vous ?
Malika : Vous devez avoir une posture forte du DSI pour l'implémenter. Je visite toujours les Obeya des domaines pour vérifier que nous maintenons une bonne discipline et restons concentrés sur les KPI. Dans mon bureau, j'ai un mur avec un Obeya : c'est une copie des KPI projets par domaine. Je conseillerais aux DSI de faire la même chose, car cela permet de discuter du portefeuille et de plonger dans les détails quand des questions particulières ou des défis apparaissent. Diriger des revues de projet avec le même format permet de maintenir l'attention, et d'accompagner et coacher le premier niveau de responsables.