Bianca Griffioen a donné une conférence au Lean Kanban Benelux 2015 sur comment Kanban a été adopté pour visualiser, prioriser et gérer le travail au département infrastructure et services des Archives Nationales Néerlandaises.
InfoQ a interviewé Griffioen sur les problèmes qu’ils avaient et pourquoi ils ont décidé d’aller vers Kanban, comment ils l’ont introduit et utilisé pour résoudre leur problèmes, sur ce que l’équipe et les parties prenantes pensent de Kanban et ce que l’équipe a appris de son utilisation.
InfoQ : A la conférence Lean Kanban Benelux, vous avez parlé de la manière dont les Archives Nationales Néerlandaises avaient adopté Kanban pour maintenir leurs systèmes IT et leurs réseaux. Pourriez-vous décrire les problèmes qu’ils avaient ?
Griffioen : La responsable du département infrastructure et services avait son bureau à côté de l’équipe d’ingénieurs système. Un jour, des personnes ont fait la queue devant sa salle, pour que les choses soient faites par les ingénieurs de la salle d’à côté. Tellement de personnes voulaient quelque chose de l’équipe qu’elle n’était pas en mesure de les réaliser. Lorsque quelque chose était fait, c’était soit pour la personne qui avait crié le plus fort, qui avait le plus haut rang ou qui était la dernière à laquelle ils avaient parlé.
InfoQ : Qu’est ce qui les a décidé à utiliser Kanban, quelles étaient leurs attentes ?
Griffioen : En fait, je ne leur avait même pas conseillé Kanban en particulier. Les problèmes qu’ils avaient étaient si importants que la méthodologie importait peu, tant qu’ils en introduisaient une à laquelle ils se tiendraient. Un des membres de l’équipe était familier avec Kanban, ce qui en a fait le choix méthodologique.
Ils n’attendaient pas grand chose de Kanban au départ. Peu après l’introduction, nous avons commencé à rencontrer des problèmes dont nous avions pas conscience auparavant. Nous les avons résolus un par un. Ce fut le moment où ils ont vraiment adopté Kanban, ils ont commencé à en voir les bénéfices.
InfoQ : Pourriez-vous expliquer comment Kanban a été utilisé par l’équipe ?
Griffioen : Tout le travail qui devait être réalisé par l’équipe était visualisé sur le tableau Kanban. Différents processus étaient définis, selon la manière dont le travail était pris en charge dans l’équipe et les priorités données par les parties prenantes. Un Backlog a été créé pour garder une trace du travail et comme base pour définir les priorités. Le temps de cycle des tickets était mesuré. D’abord comme point de comparaison, puis pour suivre les améliorations.
InfoQ : Vous disiez plus tôt que l’équipe utilisait Kanban pour résoudre les problèmes un par un. Pourriez-vous donner des exemples de problèmes qu’ils avaient, et comment ils les ont résolus ?
Griffioen : Après avoir créé une vision du travail qu’il y avait à faire, le plus gros problème était de prioriser ce travail. Les personnes continuaient à venir pour essayer de faire passer leurs demandes en premier. Alors nous avons fait de la responsable du département I&S, la responsable des priorités ; et lui avons renvoyé toute personne entrant dans la salle en demandant les priorités. Jusqu’à aujourd’hui, ce processus fonctionne plutôt bien.
InfoQ : Comment se sent l’équipe dans l’utilisation de Kanban pour gérer leur travail ?
Griffioen : Soulagée. Elle a une claire vision de ce qu’il se passe, quel travail faire en premier et où aller lorsque les choses vont dans le mauvais sens. Tout est revenu à la normale. Ils réalisent des choses !
InfoQ : Pourriez-vous détailler l’impact que Kanban a eu sur les parties prenantes et le management des Archives Nationales ?
Griffioen : L’impact est énorme. Il y a une compréhension claire de comment l’équipe travaille, ce que les acteurs doivent faire pour atteindre le haut du backlog, comment la communication est organisée. Comme la responsable du département l’a dit une fois : cette équipe est celle qui me coûte le moins en temps (de gestion) de toutes mes équipes, et en même temps, j’ai avec elle la meilleure visibilité de ce qu’il se passe !
InfoQ : Qu’a appris l’équipe du déploiement de Kanban ?
Griffioen : Ne pas résoudre les problèmes qui ne sont pas les vôtres. Inspecter et adapter, cela ne doit pas être parfait dès le départ. Visualiser, mesurer, visualiser, mesurer, et visualiser et mesurer. Et dernier point, mais non des moindres, Kanban est amusant !