La société de gestion de contenu Box a récemment annoncé l'arrivée de quatre APIs de sécurité et de gouvernance. Ces APIs sont destinées à aider les entreprises à mieux gérer les besoins juridiques, de sécurité et de conformité. Trois de ces APIs : l'API Retention Policy, l’API Legal Hold Policy et l'API Folder Metadata ont déjà été publiées, bien que l'API Folder Metadata soit encore en version bêta. La quatrième, l'API Watermarking, sera prête à être publiée prochainement selon le site du développeur de Box.
Une grande partie du modèle d'affaires de Box repose sur la gestion efficace du stockage et de collaboration des documents. Toutefois, les entreprises qui travaillent avec des données sensibles, comme les numéros de sécurité sociale et similaires, peuvent avoir à gérer des règles complexes autour de la conservation des données. Quelques fragments de données peuvent être stockés uniquement pour des périodes de temps fixées avant d’être nettoyés, tandis que d'autres doivent exister pour une période de temps minimum qui peut durer des années pour des fins de vérification. Un autre enjeu est le suivi convenable et l'utilisation des différents points de données basés sur un filtrage souhaité. Bien qu'il ne s'agisse pas à strictement parler d'une question de sécurité ou de conformité stricte, le filtrage à base de métadonnées peut aider à garder la trace des différents problèmes de conformité ou de sécurité qui existent autour de chaque document. Chacune des quatre APIs de Box fournit des solutions différentes à ces divers problèmes de développement :
- Retention Policy - L'API Retention Policy aide les entreprises à introduire des politiques automatisées autour de la conservation des données et la suppression définitive des données. Vous pouvez créer des stratégies de rétention diverses pour des documents et déléguer à Box une suppression ou une gestion différente après une période de temps fixée.
- Legal Hold Policy - L’API Legal Hold Policy vous permet d'attacher des politiques juridiques différentes à des parties de données et de créer des affectations associées basées sur ces politiques. L’API vous permet également de trouver toutes les versions de fichiers détenues par une politique donnée.
- Folder Metadata - L'API Folder Metadata vous permet de joindre différents morceaux de métadonnées aux fichiers basés sur des "modèles de métadonnées " (metadata templates) que vous créez. Cela vous permet de suivre les documents par différentes balises de métadonnées.
- Watermarking - L'API Watermarking applique un "watermark" transparent sur un fichier avec un email d’utilisateur et un dernier point d'accès pour permettre un meilleur suivi et une meilleure gestion des informations sensibles.
Correctement stocker et gérer des données qui pourraient contenir des informations sensibles peut s'avérer être un cauchemar de conformité, mais lorsque vous y ajoutez la nécessité d'une collaboration entre pairs, gérer correctement toutes les questions juridiques et de conformité peut être vraiment difficile. Dans le cadre d’une partie des nouvelles APIs de Box, il est utile que vous puissiez garder une trace de la liste des collaborateurs pour un document donné, de cette manière vous pouvez favoriser l'entreprise bénéficiaire et potentiellement la collaboration inter fonctionnelle tout en veillant à ce que toutes les règlementations dont vous êtes redevables soient respectées. Comme expliqué récemment en septembre par Aaron Levie, PDG de Box, pendant BoxWorks, "La toute nouvelle Box est là où tout votre travail se réunit... Il y a presque aucun produit aujourd'hui qui ne soit pas introduit sans collaborateurs à travers le monde". Ces APIs fournissent une voie à suivre pour ceux qui apprécient à la fois la conformité et la collaboration, mais qui se rendent compte qu'elles ne vont pas toujours main dans la main.