Agile 2016: コミュニケーションとコラボレーション - どうすれば分散チームが成功できるのか

<David Horowitz氏とMark Kilby氏は、どうすれば分散チームが成功できるのかと題してAgile 2016カンファレンスで講演した。彼らの話の前提は、分散チームは繋がることが必要だということだ。そして、フェイス・トゥ・フェイスはコラボレーションには重要であるが、繋がり程には重要ではない。

彼らは分散チームの3つのタイプを述べた。

1. 衛星（Satellite） - ひとりか数名がリモートで働いて、残りはオフィス
2. 星団（Clusters） - 異なる場所の幾つかのサブチーム
3. 星雲（Nebula） - 全ての人が分かれている

彼らは分散チームが成功するために、互いのメンバーが貢献するための確かな方法をもつべきだと提案した。彼らは分散チームが分散コミュニケーションを使って、セーフティな開発するための3つの方法を述べた。

1. 常時、非正規ルートのチャットチャネルを持つこと。 - ミーティングのときでさえ、投稿したり質問できるもう1つの手段が常にある。この非正規ルートは、テキストメッセージ、インスタントメッセージ、仮想カンファレンスツールのチャット機能、wiki、slack、snapchatでさえ、どんなものでもいい。遠隔地メンバーと同様に、割り込みなしに、質問に答えたり、コメントを作ったり、投稿するのをためらう人たちへのセーフティな方法である。
2. Buddy up - Each remote person has a buddy in the main room. When using the back channel, the buddy represents the remote person to make sure their contributions are heard, or points out to the facilitator that the remote person is trying to chime in and contribute.
3. 相棒になる - それぞれのリモートの人はメインルームで相棒を持つ。非正規ルートを使うとき、相棒はリモートの人が確実に貢献するように説明をする。もしくは、リモートの人が調和して、貢献するように務めるために世話役を目指す。
4. 副操縦士 - 他の場所の誰かが、世話役を助けて全てのチームを調整する。彼らは身振りなどを注視する。星団はそれぞれの場所に副操縦士を持つかもしれない。

David氏とMark氏は、分散チームの挑戦者と成果を拡大するためにMarshmallow Challengeを促進する。そして、それらを解決する方法を指し示す。

そのセッションでとても興味深い展開があった。カンファレンスセンターでスパゲッティタワーを作る上で、参加者は3つのモデル（衛星、星雲、星団）に組織を作らされた。そして、コミュニケーションの分散モデルを使ってタワーを構築する。多くの参加者は、そのプロジェクトを大きなチャレンジだと考えた。

例えば、1つのグループが星雲モデルのチーム構造に編成されたとする。グループメンバーはセッションまでお互いを知らない。彼らは素早く自己組織化して、コミュニケーションプラットフォームとしてWeb会議ツールの1つにログインして使うことを決めた。彼らはインスタントミーティングをセットアップするためのURLをビルドするために手分けした。1人は、材料となるスパゲッティ、テープ、紐とマシュマロキットがあるテーブルにとどまった。グループはIMをお互いにはじめた。サンプル描画を見せるためにビデオツールを使ったり、一緒にタワーを作るためのアイディアをチャットしはじめた。分散されていることの苛立ちはこの上なく拡大された！しかし意外にも、20分で彼らは立ち上がったタワーを作り上げた！

次に、Mark氏とDavid氏は100人以上とふりかえりをはじめた。20を超えるテーブルから持ち寄った主だった学習成果がある。

全体的な学び

1. 誰かがチームのコミュニケーションの状況とそれぞれのミーティングに注力しなければならない。
2. 個人的にお互いに知ることは大いに役立つ。一緒に笑ったり、楽しい雰囲気にしたり、たわいない事に時間を使う。長い道のりである。
3. 不在やオフラインであることを連絡する。「全て問題ない。オフラインであったり、予定がないことを話する。」

3つ全てのチームタイプ（衛星、星団、そして星雲）からの詳細な学び

• 多くの場合、セーフティな進め方は、誰もが調和するように機能する。
• 彼らのチームとしての戦略は適応することであり、そして彼らはコミュニケーションや素早くアイディアを確立しなければならず、誰もがフルに稼働している訳ではないことを受け入れなければならなかった。
• ときどき、チームはツールを習得させられた。そして、基本的なコミュニケーション手法に立ち戻ることを忘れさせられた。
• Tools have a learning curve. Most are easy once demonstrated or established, but can be a major challenge when in fire drill mode and no time to ground themselves and learn the tool.
• ツールには学習曲線がある。大抵、簡単にデモしたり、確認させられる。しかし、消火活動中や、離陸できずにいる時間がなかったり、ツールを学んでいるときには、命がけのチャレンジとなる。

衛星チームモデル - 上位の学び

• チームはリモートの人々を含めて素晴らしい成果を作る必要がある。しばしば、リモートの人々は居なくなった。
• ツール利用について議論する時間を沢山とった。試すのがとても遅れたら、致命的な離脱を招いた。
• ストレスが発生した場合、相棒プランを止めることは簡単だ。
• メインルームの相棒は、リモートにいる相棒の関与を保つという役割に従事しなければならなかった。
• リモートチームメンバーは、関与し続けることを自分自身に強制しなければならなかった。離脱することやマルチタスクになることは極めて簡単である。
• リモートチームメンバーは、チームから注目を集めて関与を得るために、偽の誕生日を作り上げた。

星団チームモデル - 上位の学び

• 部屋にいるビルドチームは、リモートチームのアドバイスに対して過度な関与をしたり放置した。
• フィードバックループは、欠落しているか、潜在的になっていた。ビルドチームはフィードバックが来る前に取り掛かっていた。
• ビデオは役に立つツールだった。しかし、コミュニケーションは最大のチャレンジだった。
• チームはビジョンを持っていた。しかし、異なるロケーションが、デッドラインが迫っているためにビジョンのアイディアを分裂したり適応した。

星雲チームモデル - 上位の学び

• Tools used impacted results. Surprised that one team member quit and checked out completely.
• With tool stress, there was a shift to antiquated communication system, and it worked!
• チームはテクノロジーによって注意散漫になった。そして、基本に戻る必要があった。突っ走るための学習曲線は、ツールを当てにしている誰もが高くなった。
• ツールはずっしりとした結末を招いた。驚いたのは、ひとりのチームメンバーが辞めて、紛れも無く立ち去ったことである。
• ツールのストレスで、昔ながらのコミュニケーションシステムにシフトした。それは機能している！

ゲスト編集者であるAngela Wick氏は、アジャイルコーチでありトレーナーである。彼女は、現代的な要求プラクティスを組織化するトレーニングとコンサルティング会社であるBA-Squared, LLCのファウンダー&CEOである。彼女は、従来の、アジャイル、そしてハイブリッドチームがスキルを開発することを支援する。組織に意図された価値を届けるために、彼らは正しいソリューションを開発することが必要である。