バーチャル会議に多くの人が参加すると、一部にだけ出席する人や参加できない人が出てくる可能性がある。誰が会議に出席すべきかを質問し、会議のFOMO (fear of missing out/取り残されることへの恐れ) を減らすために、出席しないことにした人が会議からの情報を利用できるようにする必要がある。
Michael Lopp氏は、Stretch Online 2020で分離の時代の会議について話した。
最近、人々は多くのビデオ会議をしている。Lopp氏が述べたように、バーチャル会議の主な問題はエンゲージメントの1つがある:
私たち全員がバーチャルである場合、どのように会議に参加するでしょうか? 最後まで居残って半分聞くことはできますが、それは非効率的だと思います。バーチャル会議に参加する場合、あなたの仕事は参加することです。ビデオをオンにして。アクティブな参加者になる。これら2つの要件のいずれかが達成できない場合は、「この会議に参加する必要があるのだろうか?」と自問します。
人々が参加していないと感じた場合、Loppe氏が示唆するように、彼らは会議から抜け出すことができる。Loppe氏が説明したように、会議の進行役は、その会議で何が起こるかを公に知ることを約束することによって、これをサポートすることができる:
メモをキャプチャし、決定をキャプチャして、わかりやすい場所に公開します。これが正しい動きではない機密の会議がありますが、会議の大部分はこのプラクティスに従うことでより多くの利点を得るでしょう。バーチャルかどうかにかかわらず、FOMOへの対応が減少します。
InfoQは、バーチャル会議に参加する人々についてMichael Lopp氏にインタビューした。
InfoQ: Covid-19のパンデミックにより、人々は自宅で仕事をするようになりましたが、これは会議にどのような影響を与えましたか?
Michael Lopp氏: 明らかな影響は、私たちが多くのビデオ会議の中で座っていることであり、それは興味深い意味合いをたくさん持っています。まとめてMUTEするボタンを理解したら、次の課題は、会議室のサイズはそれほど重要ではなくなるので、好きなだけ多くの人を招待できることです。
これは、透明性の観点から良い考えのように思えます。通常は10人で、現在は50人の会議に参加するまでです。カメラを持っている人は、聞いていると言われていますが、実際には半分だけ聞いている人がたくさんいます。これは、彼らが半分だけ働いていることを意味します。これは、この中途半端な人が少し遅れて会議のメモを受け取るよりも優れた設定でしょうか? 私はそうは思いません。
InfoQ: バーチャル会議を行うときに人々はどのような困難を抱えていますか?
Lopp氏: それはエンゲージメントの問題です。会議を実行している人は誰でも、人のビデオグリッドをスキャンして、誰が話したいかを把握するという責任が追加されます。実際の会議室では、Frankが話したいときにそわそわしているのを見ることができるので、簡単です。これらの視覚的な手がかりは、バーチャル会議で見つけるのは困難ですが、発見することは重要です。
InfoQ: バーチャル会議でどのようにして「部屋を読む (read the room)」ことができますか? そして、それはどのように私たちがすべての人を巻き込み続けるのを支援できますか?
Lopp氏: 私が会議を運営している場合、部屋を読むということは、まず部屋をスキャンし、挨拶し、小さなことに気づき (新しいヘアカット、新しい背景など)、そして議題を開始することを意味します。会議が進行している間、大多数の人々がビデオをオンのままにしていると仮定して、私は定期的に出席者をスキャンしてエンゲージメントを求めて部屋を読みました。事実上非常に難しいですが、誰かが口を挟もうとしていることがわかります。わかりました、メモを取り、今話している人が話をやめたら、彼らに話してもらいます。
InfoQ: 人が席を立っていくのをどのように見つけることができますか? それが起こっているのを見たらどうすればよいですか?
Lopp氏: 会議の運営は作業です。人々の関心を維持するための私のプラクティスは、会議で何が起こっているのか、物語がどのように進歩しているのか、そしてその進歩が起こったときに誰が議論に飛び込むのかについて、進行中の内部の対話を続けることです。思いがけない沈黙を見つけたとき、私は「Juliet。私たちはこれを1対1で議論していました。どう思う?」と人々に呼びかけます。
InfoQ: 会議以外にどのような代替のメディアを対話に使うことができますか?
Lopp氏: 私はSlackの元エンジニア副社長であるためバイアスがありますが、Slackは会議の目的の多くに役立つと思います。人を集め、トピックについて話し合い、決定を下します。時間を超越し、明確な目に見える記録があるため、多くの場合、会議よりも優れています。文化がこのツールを一部の会議のかわりとみなすには時間がかかることがわかりましたが、一度それを入手すると、成功します。しかも、会議よりも拡張性を得られます。
InfoQ: 在宅勤務の際に連絡を取り合うことに関して、この1年で何を学びましたか?
Lopp氏: 私は何年にもわたって一貫して1:1を説いてきましたが、私たち全員が自宅で仕事をしているので、私のコア1:1の原則はさらに重要です:
- 30分 (少なくとも)
- 毎週
- 何があったとしても
私の1:1はステータスの確認ではありません。会話することを意図しています。中身のある話題について話し合います。私たちはそれらの話題を発展させ、それらが私たちをどこに連れて行くかを見ます。確かに、話し合うべき仕事の話題がありますが、私たちは人としてつながるだけであり、それはこれまで以上に重要です。