グローバルに分散したチーム内でデジタルコネクションを確立するために、組織はチームメンバにコラボレーションツールと視覚化ボードを備えた追加のモニターの両方を提供した。オンラインチャットとホワイトボードを使用したコラボレーションは、ボードをチームのニーズに合わせる調整のため、当初は課題があった。
Information Services GroupのパートナであるOla Chowning氏は、DevOpsCon Berlin 2021で地理的に分散したDevOpsチームとの対処について講演した。
Chowning氏によると、会話があなたの周りでリアルタイムに行われていない場合、会話に「自然に」参加することはかなり困難だ。チームメンバが分散しタイムゾーンが重ならない場合、それはさらに困難になる。
Chowning氏は、組織がテクノロジーに投資してチームの課題のいくつかを解決し、デジタルコネクションに役立つソリューションを提示した:
彼らはチームメンバごとに個別のモニターを購入し、チームにそのモニター用の永続的な「視覚化ボード」を開発させました。このボードには、カンバンボード、MS Teamsチャット、視覚化ディスプレイ (これは、プロダクトのパフォーマンスを監視できるように監視およびフィードバックツールに基づいていました)、およびホワイトボードの4つの象限がありました。これにより、各チームメンバは、物理的に同じ場所に配置された以前に見たものの多くを視覚的に確認できるようになり、コネクションを維持するのに役立ちました。
Chowning氏が述べたように、このソリューションの欠点は、チームメンバが実際に反応するためにMS Teamsチャットを使用する必要があることだった。パフォーマンスのブリップを見て、それをグループに口頭で指摘し、一緒に解決し始める前に、代わりにチャットウィンドウを通して行動を起こす必要があった。問題を解決しようとしたとき、実際の部屋で実際のホワイトボードではなくホワイトボードツールを快適に使用できるようにする必要があった。もちろん、これらの活動は、全員が同じタイムゾーンにいるわけではないという事実によってさらに妥協されたと、Chowning氏は述べている。
Chowing氏が説明するように、彼らが苦労している問題の1つは、重複しない時間帯の異なるタイムゾーンにいるチームメンバ間のコラボレーションだ:
私たちは皆、MS TeamsやSlackなどのツールを使用して、次のキューブでも同僚とチャットしています。同僚が別のタイムゾーンにいて、チャットするためにそこにいない場合、これははるかに可能性が低くなります。このコラボレーションは、必要な特定の専門知識がある場合にのみ頻繁に行われるようになりました。そのため、コラボレーションは瞬間的なものではなくスケジュールされます。これは当然解決を遅らせます。
リーダは、チームメンバにチェックインし、メンバの参加についてチャットを監視し、メンバが新しい作業環境でどのように感じているかを測定に最善を尽くすと、Chowning氏は述べている。チームメンバに、使用方法の開発と継続的な改善に完全に参加させることは重要なプラクティスだ。リーダはチームからのフィードバックに基づいて耳を傾け、測定し、調整する必要があると、Chowning氏は結論付けた。
InfoQは、分散チームでのデジタルコネクションの確立についてOla Chowning氏にインタビューした。
InfoQ: 分散型チームはどのような課題に直面しているのでしょうか?
Ola Chowning氏: 自然に、カジュアルであっても、共同作業を行う能力、その場での会話に貢献すること、仲間から学び、さまざまなスキルや能力を発揮し、さらにはさまざまな視点で、役割があいまいなであっても多くの分野や実践に従事する、これらすべては、分散型チームを高い危険にさらされる可能性があります。役割ベースのサイロに戻る方がはるかに簡単です。
タイムゾーンが重ならない場合、これはさらに困難になるでしょう。行われた最新の作業、発生した最新の問題、プロダクトのパフォーマンス、作業または結果のステータス、さらにはビジネスの優先順位を理解することは、チームメンバが分散したときには、すべて困難になるでしょう。
InfoQ: チームがデジタルコネクションされたソリューションはどのように機能したのでしょうか? 長所と短所は何でしたか?
Chowning氏: 視覚化ボードを使用しているチームはさまざまな国にいるため、タイムゾーン間のデジタルコネクションに対処する必要がありました。これは、レトロスペクティブ、ストーリーのタスクへのより堅牢な分解、ショーケースと問題解決のためのより「スケジュールされた」時間などのためのより堅牢なプロセスを意味しました。チームは、より明確なプロセスが彼らの敏捷性を妨げることを心配している一方で、絶え間ないコミュニケーションを必要とせずに、より広い目的に沿って生産的に活動に集中することに成功しました。
彼らは、特にリリース計画とデプロイメントの時に、より多くの重複する作業時間が必要であることに気づきました。そして、彼らは毎日の終わりに他のチームへのタスク/作業の交代について考え、計画する必要がありました。これは、物理的に近接しているときに行う必要がなかったことです。
彼らは、一部のチームメンバがより頻繁に役割ベースの活動にフォールバックするのを見てきました。チームコラボレーションの真の特徴である、自然なコミュニケーションとそれに続く好奇心のひらめきはありません。
InfoQ: チームメンバは、視覚化ボードを長期間使用した今、視覚化ボードを使用してコラボレーションすることについてどのように感じているのでしょうか?
Chowning氏: 彼らは確かにそれを微調整しました、そして継続して人から人へとチャットするだけでなく、より広いオーディエンスに開かれたチャットでの会話に少し苦労しています。ホワイトボードは率直に言って彼らが望んでいたほど使用されていないので、彼らはその象限の別の目的を検討しています。
InfoQ: 組織が、ワークライフバランスに影響を与えることなくコラボレーションを実現するにはどうすればよいでしょうか?
Chowning氏: 心理学や脳科学の専門家がその理由を教えてくれると思いますが、ビデオチャットでカメラに向かっていることは、共有スペースで同僚と物理的に一緒にいるよりもはるかにストレスがかかります。その一部は、私たちがラップトップやカメラ自体に効果的に「結び付けられている」ことかもしれないと思います。いずれにせよ、組織はこの事実に基づいてビデオ要件を制限し、そのストレスを最小限に抑えています。
自然のタイムゾーンの重複がある組織もあれば、強制を必要とする組織もあります。その強制により、あるチームが別のチームよりも遅い時間に作業する場合があります。分散したメンバのチームがタイムゾーンのオーバーラップを強制する必要がある場合、影響を受けるタイムゾーンを定期的に反転して、異なるタイムゾーンのメンバの偏った労働時間が等しくなるようにします。これらは長時間労働を意図したものではありませんが、残念ながらそうなる傾向があります。
したがって、タイムゾーンの重複に偏った労働時間が必要な場合は、状況を監視して、a) 全体的な労働時間が長くならないようにし、b) チームメンバの1つのグループに他のグループよりも影響を与えないようにし、c) その結果、偏った時間または長時間労働の必要性を可能な限り最小限に抑えるアプローチを実現します。
InfoQ: 分散チームでのオンラインコラボレーションのサポートについて何を学びましたか?
Chowning氏: 仕事と集中力が必要であり、ほとんどのチームはそれが自然に自分たちにもたらされるとは思っていません。そして、与えられた状況の中で可能な限り最高のコラボレーションを解決するためにチームメンバを巻き込むにはリーダシップが必要です。